Die Pflege von Kundenkontakten per eMail kommt nicht aus Mode. Im Gegenteil: Nach wie vor gibt es kaum eine bessere Möglichkeit, gleichzeitig effektiv und kostengünstig in Beziehung zu bleiben. Damit alles mit rechten Dingen abläuft und auch die Fallstricke vermieden werden, gilt es allerdings eine Reihe von Grundsätzen zu beachten. Die eMail-Marketing Checkliste hilft weiter.
1. Anmeldung
- Verwenden Sie das Confirmed Opt-In oder Double Opt-In-Verfahren um Adressen
zu generieren?
Achten Sie darauf, dass jeder Empfänger ausdrücklich dem Empfang
des Newsletters zugestimmt hat!
- Weisen Sie deutlich darauf hin, dass die eMailadresse nicht an Dritte
weitergegeben wird? (Link zu Datenschutzrichtlinien)
- Ist das Anmeldeformular auf Ihrer Website mit wenigen Klicks zu erreichen
und auffallend platziert?
- Ist das Anmeldeformular verständlich aufgebaut?
- Werden im Anmeldeformular nur die wichtigsten Informationen abgefragt?
Anfangs sollte lediglich die eMailadresse abgefragt werden, denn weitere
Daten können auch zu einem späteren Zeitpunkt noch erhoben werden.
In jedem Fall muss auch ein anonymer Bezug des Newsletters möglich
sein, d.h. lediglich das Formularfeld für die eMailadresse darf ein
Pflichtfeld sein (Stichwort „Datensparsamkeit“, §4 TDDSG).
2. Abmeldung
- Befindet sich am Ende jeder Newsletter-Ausgabe ein Hinweis, der den Abmeldevorgang
erklärt?
- Können sich Ihre Abonnenten ohne Probleme aus dem Newsletter austragen?
Für den Empfänger ist es am einfachsten, wenn er seine eMailadresse
mit einem Klick auf einen Link aus dem Verteiler löschen kann (One-Click
Unsubscribe)
- Wird auf Beschwerden umgehend reagiert?
Empfänger, die sich über den Erhalt des Newsletters beschweren,
sollten umgehend manuell aus der Verteilerliste gelöscht werden.
3. Inhalt und Layout
- Ist sichergestellt, dass der Newsletter mit den gängigsten eMailprogrammen
richtig dargestellt wird?
- Enthält der Newsletter Informationen, die für den Empfänger
einen Mehrwert darstellen?
Verschicken Sie nicht nur reine Werbung, sondern bieten Sie mit redaktionellen
Beiträgen, exklusivenRabatten, Gutscheinen etc. einen tatsächlichen
Mehrwert.
- Sind die Artikel im Newsletter kurz und prägnant?
- Werden weiterführende Links zu Hintergrundinformationen auf Ihrer
Website angeboten?
- Werden typische Spam-Begriffe vermieden?
Im Betreff sollten Sie auf mehrere Ausrufe-, Dollar- und Eurozeichen sowie
typische Spam-Begriffe (z. B. „Heiß“, „Scharf“
etc.) verzichten – schließlich wollen Sie doch nicht, dass Ihr Newsletter
mit Spam verwechselt wird.
- Fordern Sie die Abonnenten dazu auf, den Newsletter weiterzuempfehlen?
- Enthält der Newsletter ein Impressum?
- Gibt der Betreff Aufschluss über den Inhalt der Mail?
- Ist der Inhalt übersichtlich aufbereitet?
Umfangreiche Newsletter können beispielsweise mit einem Inhaltsverzeichnis
und Hyperlinks innerhalb des Newsletters übersichtlicher strukturiert
werden.
- Werden die Empfänger dazu aufgefordert, die Absenderadresse in ihr
Adressbuch (oder in ihre „Whitelist“) aufzunehmen?
Auf diesem Weg verringern Sie das Risiko, dass der erwünschte Newsletter
im Spamordner landet.
- Werden alle Links vor dem Versand getestet?
4. Adressverwaltung
- Können die Empfänger problemlos ihre persönlichen Daten
einsehen und ändern?
- Ist ein professionelles Bounce-Management vorhanden, d.h. werden Adressen,
die dauerhaft nicht erreichbar sind, automatisch aussortiert?
- Gibt es eine Blacklist zur Sperrung von unerwünschten Empfängern?
5. Personalisierung und Individualisierung
- Werden die Empfänger im Newsletter persönlich angesprochen?
- Gibt es eine alternative Anrede für Abonnenten, die ihren Namen nicht
angegeben haben?
- Wird der Inhalt des Newsletters auf die Interessensgebiete der Abonnenten
abgestimmt, d.h. enthält er Informationen, die für den Empfänger
wirklich relevant sind?
6. Versand
- Wird der Newsletter von einer festen IP-Adresse verschickt?
Dynamische IP-Adressen gelten für viele Filtermechanismen als Spamkriterium.
- Gibt es vor dem Versand einen Testversand?
Mit einem Testversand an eigene eMailadressen wird die korrekte Darstellung
und Personalisierung des Newsletters sichergestellt.
- Wird für den Versand der optimale Zeitpunkt gewählt?
Ein Versand am Wochenbeginn ist beispielsweise häufig problematisch,
da der Newsletter im eMailaufkommen des Wochenendes „untergehen“
kann.
- Steht im „An-Feld“ die eMailadresse des Empfängers?
Ein Versand von eMails über das CC oder BCC-Feld gilt als Spam-Kriterium.
- Verwenden Sie eine aussagekräftige Absenderadresse?
Die meisten User sortieren ihre Mails anhand der Absenderadressen und löschen
umgehend eMails, bei denen der Absender nicht auf Anhieb zu erkennen ist.
- Sind Ihre technischen Partner zuverlässig?
Verwenden Sie für den Versand eine ASP-Plattform? In diesem Fall sollte
sichergestellt werden, dass der Dienstleister ausschließlich seriöses
eMail Marketing (Permission Based) betreibt und seine Kunden zur Einhaltung
einer Anti Spam Policy verpflichtet – andernfalls besteht die Gefahr, dass
die IP-Adresse des Dienstleisters bei Providern geblockt wird und Ihr Newsletter
im Spamfilter landet.
7. Analyse und Optimierung
- Messen Sie den Erfolg Ihres Newsletters?
Wertvolle Informationen liefern unter anderem folgende Daten: Öffnungsrate,
Entwicklung der Abonnentenanzahl, Klickrate, Anzahl der Weiterempfehlungen.
- Wird die Anzahl der An- und Abmeldungen ausgewertet?
- Werden unterschiedliche Newsletter-Varianten getestet?
Mit Sampling-Mails an einen Teil der Abonnenten können Sie vor dem
eigentlichen Versand den Newsletter testen und optimieren.
- Testen Sie unterschiedliche Wochentage und Uhr-zeiten für den Versand?
- Testen Sie unterschiedliche Newsletter-Anmeldeseiten?
Vielleicht können Sie die Anmelderate verbessern, in dem Sie allen
neuen Abonnenten einen Gutschein für Ihren Online-Shop oder für
Ihre Dienstleistungen anbieten?
- Wird die Öffnungs- und Klickrate pro Provider ausgewertet? Mit diesen
Werten können Sie ermitteln, ob und bei welchen Providern Ihr Newsletter
von Spamfiltern geblockt wurde.
