Wettbewerbsvorteil eProcurement on demand: Die Versprechen waren und sind groß. Es geht um massive Kostensenkungen, die eProcurement-Anbieter ihren Kunden in Aussicht stellen. Doch obwohl Unternehmensbefragungen vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) die Einsparpotentiale durch den Einsatz von eProcurement belegen, haben laut BME bislang nur 49 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen eProcurement und nur knapp 17 Prozent eSourcing implementiert.
Großunternehmen sind da bereits deutlich weiter. Oft führen die Mittelständler gekappte Budgets, erwartete Probleme bei der Software-Einführung oder eine unsichere Kosten-Nutzen-Analyse als Gründe für ihre Zurückhaltung an. Doch dafür gibt es eine Lösung: eProcurement on demand.
Das Funktionsprinzip von on demand ist denkbar einfach: Die Software wird nicht lokal installiert, sondern über einen zentralen Server den Anwendern via Internet zur Verfügung gestellt. Der Nutzer erhält die Software – wie den Strom aus der Steckdose – immer dann, wenn er sie benötigt – eben „auf Nachfrage“.
Als Pionier des on demand Prinzips gilt IBM. Die Idee, Software über einen zentralen Server bereitzustellen ist dabei nicht neu. ASP (Application Service Providing) beflügelte Ende der 90iger Jahre die Softwarebranche und verschwand allmählich aus den Schlagzeilen. Die Anbieter waren zu jenem Zeitpunkt nicht in der Lage, 50 bis 100 Kunden gleichzeitig zu bedienen, geschweige denn mehrere hunderttausend, wie es heute möglich ist. „Sie machten den Fehler, dass sie ihre Software nicht eigens für diesen Zweck entwickelt haben“, erklärt Peter Steidl, Geschäftsführer Central Europe, von salesforce.com, einem Unternehmen, das CRM-Software (Customer Relationship Management) im on demand Modus anbietet.
Doch die Anbieter haben dazu gelernt. ASP ist heute eine funktionsfähige Alternative zu herkömmlicher Software. Allein 18700 Unternehmen weltweit nutzen gegenwärtig die Anwendung des amerikanischen Herstellers, der im letzten Geschäftsjahr 176 Mio. Dollar mit seiner Abruf-Software umgesetzt hat. Im deutschsprachigen Raum hat salesforce.com mehrere Hundert Kunden innerhalb der letzten drei Jahre gewonnen. In Amerika und auch England hat sich die Abo-Software bereits auf bereiter Linie durchgesetzt. In Deutschland steht die on demand Variante erst am Anfang. Es gibt immer noch Vorbehalte, wie Dr. Thorsten Wichmann, Managing Director des Analystenhauses Berlecon Research GmbH weiß: „Unternehmen haben teilweise noch Angst vor Kontrollverlust bei Software, die von einem zentralen Server abgerufen wird.“
Software as a Service – flexibel und kostengünstig
Aber die Situation ist heute weit entspannter, weil es eine Reihe von bekannten Angeboten gibt, die schon länger existieren. Und die Vorteile – gerade für Mittelständler – sind unschlagbar.
„Wer sich für on demand entscheidet, kann absolut sicher sein, dass er schnell und unkompliziert die Vorteile seiner neuen Software nutzen kann“, so Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Onventis, einem führenden Anbieter von eProcurement und Supplier Relationship Management on demand. Bei einer klassischen, lokal installierten Lösung werden schnell mehrere Personenjahre an Implementierungsaufwand investiert. Pflege, Release-Wechsel und Updates kommen später auch noch hinzu. Das kann sich leicht zu einer unendlichen Geschichte auswachsen – mit unkalkulierbaren Folgekosten. Dieses Risiko scheuen gerade Mittelständler. Bei der on demand Beschaffungslösung dagegen sind lediglich die Kataloganbindung und die Schnittstellenanpassung zu realisieren. Bereits nach wenigen Wochen können sämtliche Funktionen der Software genutzt werden – vom Einkauf bis hin zum Sourcing – dem Tool für die Unterstützung effizienter Ausschreibungen.
Da die Installations- und Customizing-Aufwände weitgehend wegfallen und keine Investitionen in die Hardware notwendig sind, punktet diese Lösung auch durch deutlich geringere Anfangsinvestitionen. Darüber hinaus sind die laufenden Kosten niedriger. Zumeist werden sie in Form von monatlichen Mietzahlungen, abhängig von der Useranzahl und der genutzten Funktionalität, berechnet.
Zwar tendiere nach Berechnungen von Forrester Research, einem US-Marktforschungunternehmen, die on demand Lösung für die von ihnen untersuchte CRM-Software langfristig dazu, teurer zu sein, aber für die Beschaffungssoftware im on demand Modus gilt das nach Schlotmann nicht. Denn hier profitieren die Kunden auch von den Synergien, die sich durch die Anbindung der Lieferanten an das System ergeben. Denn bei einer lokal installierten Beschaffungssoftware müsste jeder Lieferant mit seinen Katalogen gesondert eingebunden werden. Das ist aufwändig und daher kostenintensiv.
Ohne Risiko
Unternehmen, denen ein schneller Return on Investment wichtig ist, bietet die on demand Variante die Chance, zu angemessenen Kosten und sehr schnell sämtliche Vorteile einer elektronischen Beschaffung nutzen zu können. „Betriebswirtschaftlich betrachtet ist das on demand Modell für uns als Mittelständler das Vernünftigste“ so Michael Pfannschmidt, Leiter Gesamteinkauf der Index-Gruppe, deren Drehmaschinen weltweit im Einsatz sind. Die INDEX-Werke GmbH & Co. KG haben ihr ERP System um SRM on demand ergänzt. Die ERP Integration umfasst dabei nicht nur die automatische Synchronisation der Bestellvorgänge zwischen der Disposition im ERP und der Bestellabwicklung im SRM on demand System, sondern auch die online Bereitstellung und Pflege der Artikelstammsätze im ERP System. Dabei wurden in einem ersten Schritt die Durchlaufzeiten um mehr als 60 Prozent verkürzt und ca. 1.500 Stunden zum Einsatz im Bereich Qualitätsverbesserungen und Materialkostensenkung frei gemacht.
Die on demand Beschaffungslösung empfiehlt sich vor allem auch für jene Unternehmen, die erst einmal mit der Optimierung einzelner Bereiche beginnen und dann peu à peu aufstocken wollen. Denn da potentiell immer die gesamte eProcurement-/Supplier Relationship Management-Lösung zur Verfügung steht, können bei Bedarf sofort und ohne großen technischen Aufwand weitere Funktionen oder auch Nutzer frei geschaltet werden. In Rechnung gestellt werden dabei aber immer nur die gebuchten Funktionen und User. Zwar summieren sich auch die Kosten für die on demand Lösung. Aber in der Regel fällt es vor allem Mittelständlern leichter, kontinuierlich kleinere Summen zu finanzieren, als die große Investition in einen „Big Bang“ zu tätigen.
Fazit
Nach einer Studie, die der BME durchführte, realisieren Unternehmen, die eTools im Einkauf anwenden, eine zwischen 40 und 284 Prozent höhere Wertschöpfung. Dabei nutzen größere Mittelständler in der Regel eine eProcurement-Lösung auch für ihren strategischen Einkauf. Für kleinere Mittelständler heißt dagegen die Devise: Administrativen Aufwand und Fehlbestellungen verringern. Denn bei der Beschaffung mit Katalog und Zuruf gehen die Informationen so manches Mal verloren.
Bereits diese Fehlerreduktion und die Senkung der Prozesskosten im Einkauf führen zu mehr Effizienz und damit letztlich zu mehr Gewinn. Und die Einkäufer werden von vielen lästigen und zeitaufwändigen Routinearbeiten befreit und können ihre Zeit für strategische Aufgaben wie beispielsweise die Auswahl von Zulieferern oder die Aushandlung lukrativer Rahmenverträge einsetzen.
Für große wie kleine Mittelständler gilt dabei: Mit einer on demand Lösung können Unternehmen risikolos in die elektronische Beschaffung einsteigen. Weitere Vorteile einer solchen Lösung: Die Anwendung wird in überschaubaren monatlichen Mieten gezahlt. Und der Nutzer kann mit einer kleinen Beschaffungslösung beginnen und diese später durch weitere Funktionen ergänzen.
Laut Stimmungsbarometer der Elektronischen Beschaffung 2005 gehen die meisten der befragten Unternehmen von einem steigenden Anteil des über eProcurement abgewickelten Beschaffungsvolumens aus – Unternehmen, die ihren Mitbewerbern nicht hinterherlaufen wollen, sollten daher diese Möglichkeit prüfen.
