Katalog-Systeme – Lösungen für erfolgreichen Einkauf und Vertrieb

Die stagnierende Wirtschaft macht ständig weitere Kostensenkungen notwendig. Erhebliche Einsparpotenziale lassen sich erzielen, wenn mit den richtigen Mitteln und an der richtigen Stelle sowohl gespart wie auch investiert wird. Eine Möglichkeit stellt die Implementierung elektronischer Kataloge dar. Doch welcher Anbieter ist der richtige zur Umsetzung des Projekts? Der neue ECIN-Report liefert Antworten.

In der Anschaffung eines Katalog-Management-Systems sehen viele Unternehmen den geeigneten Schritt, um mit den zunehmenden Anforderungen in Einkauf und Vertrieb fertig zu werden. Doch welches System ist wirklich geeignet? ECIN hat 27 Katalog-Anbieter befragt und bietet nun einen umfassenden Überblick über den gegenwärtigen Markt. Gute Kataloge mit aktuellen Daten sind für Hersteller, Lieferanten und Händler unerlässlich. Dennoch stellt gerade das Katalogmanagement viele Unternehmen vor zunehmende Herausforderungen, denn wachsende Produkt- und Dienstleistungsangebote müssen auch richtig katalogisiert, verwaltet und gepflegt werden.

Entgegen verbreiteten Vorurteilen ist die Beschaffung mittels elektronischer Marktplätze oder Kataloglösungen nicht nur etwas für Großunternehmen. Zwar waren sie die Ersten und treiben auch heute die Entwicklung dank Umsatz- und Unternehmensgröße am stärksten voran, doch können auch kleine und mittelständische Unternehmen durch den richtigen Einsatz von eProcurement Geld sparen. Dabei handelt es sich bei den möglichen Kostenvorteilen, die mit elektronischen Beschaffungslösungen realisiert werden können, durchaus nicht nur um die berühmten „Peanuts“. Die aktuelle Ausgabe der Impulse/IBM-Studie „E-Business im bundesdeutschen Mittelstand“ kommt zu dem Ergebnis, dass sich mit der richtigen eLösung die Vertriebskosten um durchschnittlich 12 % reduzieren lassen und dadurch dann auch die Lagerkosten (-13 %) sinken.

Je weiter nun die elektronische Beschaffung über die reine C-Artikel-Bestellung hinaus geht und hin zu komplexen Artikel- und Dienstleistungsbestellungen fortschreitet, um so mehr gewinnt der Katalog und mit ihm die Produktinformation mit allen ihren Facetten an Bedeutung. Dabei stehen pragmatische Lösungen zum Thema Katalog-Management und Datenaustausch mit Marktpartnern klar im Zentrum der Aktivitäten. Jedoch drängen Anbieter mit einer Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen auf den Markt. Ein Überblick fällt angesichts unterschiedlicher eingesetzter Technologien, Standards und Betrachtungsweisen schwer, zumal jeder Anbieter einer Katalog-Management-Lösung an einem anderen Punkt des Procurement-Clusters ansetzt.

Auf das Thema eProcurement fokussierte Anbieter von Katalog-Management-Systemen verstehen sich auf die lieferantenseitige Erstellung und Bereitstellung von elektronischen Katalogen für den zwischenbetrieblichen Warenverkehr (Sell-Side) und/oder auf die kundenseitige Integration von elektronischen Katalogen von Lieferanten in den eigenen Einkaufskatalog (Buy-Side). Viele Druckhäuser und Publishing-Dienstleister ködern ihre Kunden mit Lösungen, welche die Herstellungskosten für Produktkataloge über entsprechende Katalog-Management-Systeme drastisch senken sollen.

An wen richten sich die Lösungen?
Die vorgestellten Lösungen richten sich zu zwei Dritteln an Unternehmen, die an einer lieferantenseitigen Erstellung elektronischer Katalog interessiert sind. Das heißt Hersteller oder Händler. Die weiteren Lösungen zielen auf eine Integration in den eigenen Katalog der Kunden (Buy-Side) sowie Ergänzung bereits bestehender Beschaffungssysteme.

Anbieter von Katalogmanagement-Software sprechen zur Zeit am liebsten von den so genannten kleinen und mittelständischen Unternehmen als Nachfrager und Anwender ihrer Produkte. Doch die Spanne der KMU reicht vom umsatzschwachen Familienbetrieb bis zum großen Handelsunternehmen mit über 400 Angestellten. Deshalb haben wir die Anbieter selbst nach dem nötigen Mindestumsatz und/oder der Mitarbeiterzahl der Unternehmen gefragt, für die sich ein Einsatz der Lösung lohnt.

Mindestumsatz
Betrachtet man zuerst den Mindestumsatz, ergibt sich ein sehr uneinheitliches Bild. So lohnt sich etwa die Lösung von Hybris bereits für Unternehmen ab einem Umsatz von knapp 250.000 Euro, während komplexere Lösungen wie die von Oracle, Optiz oder Cataloom nach eigenen Angaben erst ab einem Umsatzvolumen ab 50 Mio. Euro bedenkenswert sind. Im mittleren Segment sind z.B. die Lösungen von ITB, Datacross-media und Cadenas mit 1-3 Mio. Umsatz angesiedelt.

Anzahl der Mitarbeiter
Ein ähnliches Bild ergibt sich hinsichtlich der Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen. Zwar fokussieren die Anbieter der Katalogsoftware nach eigenen Aussagen kleinere Betriebe, jedoch ordnen etwa die Hälfte aller Anbieter erst Unternehmen ab 50 Mitarbeitern in diese Kategorie ein.

Branchen
Der überwiegende Teil der Lösungen ist branchenunabhängig einsetzbar. Lediglich die Samhammer-Lösung adressiert primär die Hausgerätebranche. So nutzen etwa Bosch und Siemens Samhammer für ihre Haushaltsgeräte-Sparte.
Datacrossmedia spricht dagegen, wohl auch aufgrund bereits implementierter Lösungen etwa bei Danfoss, vor allem die Baubranche an.

Die Systeme von Docware, ASIM, Cadenas und esacom richten sich von ihrer Grundkonfiguration eher an Industriebetriebe etwa aus dem Bereich Maschinenbau. Beispielhaft dafür ist der Einsatz des Docware-Katalogs bei MAN. Die meisten Hersteller empfehlen speziell KMU ihre jeweiligen ASP-Lösungen. Von 40% der Anbieter wird deshalb auch eine ASP-Lizenz zur Verfügung gestellt. Wissen die Anbieter doch auch, dass heute große Investitionen in zukunftsfähige Software schwer zu realisieren sind.

Verbreitung/Marktanteil
Eine aussagekräftige Kennzahl, die potenzielle Anwender der Kataloglösungen interessiert, ist sicherlich die jeweilige Anzahl der bereits implementierten Lösungen, also wie viele Unternehmen sich bereits für die Software entschieden haben. Das Marktsegment der Katalog-Management-Lösung scheint nach wie vor ein offener, interessanter Markt zu sein.

Mit 14 der insgesamt 27 vorgestellten Lösungen ist etwa die Hälfte noch relativ jung am Markt und verzeichnet daher bislang weniger als 50 implementierte Lösungen. Dem gegenüber stehen eine Handvoll „Global Player“, die bereits weit über 400, Samhammer sogar über 7.000 anwendende Unternehmen anführen können. Was natürlich keineswegs bedeutet, dass die „jüngeren“ Produkte den „älteren“ zwangsläufig in ihrer Qualität nachstehen müssen.

Die Implementierung – Quicky oder Turmbau zu Babel?
Bei den 26 vorgestellten Lösungen sind immerhin 59% (16) für den Benutzer oder zumindest den Administrator des anwendenden Unternehmens selbst zu installieren. Nur jede 3. Lösung muss vom Hersteller implementiert werden.

Bei der Frage, wie lange es dauert die Lösung komplett zu installieren, offenbaren sich dagegen jedoch erhebliche Unterschiede. So können 17 der vorgestellten Lösungen in ein bis zwei Tagen zum Laufen gebracht werden, wohingegen 8 Anbieter 5 Tage oder mehr veranschlagen.

Trotz der Unterschiede steht damit jede der vorgestellten Lösungen innerhalb einer Woche zur Verfügung. Die Anpassungen und Veränderungen im Unternehmen bzw. seitens der Anwender dürfte da wesentlich länger dauern.

Support
Auffallend ist bei allen Anbietern ein durchweg guter Support. Eine umfangreiche Dokumentation, Telefon- und eMail-Support, Schulung sowie ein Vor-Ort-Service werden von allen Anbietern angeboten und gehören wohl mittlerweile zum Standard. Kein einziger Anbieter kann es sich heute noch leisten keinerlei Support anzubieten, der Servicegedanke hat sich zumindest hier schon auf breiter Basis durchgesetzt. Um die Schulung möglichst kurz und effektiv zu halten läuft diese etwa bei jCatalog „UseCase“-bezogen ab, das heißt jeder User erhält eine spezifische Schulung nur gemäß seiner Aufgaben, Freigabe- und Bestellmöglichkeiten.

Lizenzierung
Bei der Lizenzierung der Software fällt auf, dass sich keinerlei Open-Source oder Freeware-Modelle finden lassen. Die Lizenzierung erfolgt zumeist pro Anwender, pro Server oder auch als ASP-Lizenz. Damit sind auch die Kosten für die Lizenzierung in den anwendenden Unternehmen skalierbar und können an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmen angepasst werden. Der Anwender hat die Qual der Wahl zwischen Kauf, Miete im ASP-Modell, Firmenlizenzen oder einer modularen, nutzungsorientierten Lizenzierung. Das ASP-Modell bietet Interessenten hier eine echte Einstiegs-Alternative mit einem umfangreichen Funktionspaket, das bei fast allen Anbietern den Serverbetrieb, die Datensicherung, Wartung und Support sowie regelmäßige Software-Updates beinhaltet. Bei den durchschnittlichen Lizenzkosten pro Jahr scheint es keinen Mittelweg zu geben. Genau 37% der Anbieter verlangen gar keine fortlaufenden Lizenzkosten, dafür jeder dritte Anbieter über 1.000 Euro pro Jahr.

Wer sich nicht für ein ASP-Modell erwärmen kann und die Lösung seiner Wahl lieber kaufen möchte, wird wohl von den Anschaffungskosten angenehm überrascht sein. Fast alle Lösungen bieten ein „Einstiegspaket“ schon ab etwa 10-20.000 Euro an.

Preisbrecher sind hier Storeserver, Samhammer und Intermoves, die jeweils schon Lösungen unter 2.500,- Euro anbieten. Außerdem fallen bei diesen drei Lösungen auch keine Lizenzkosten an. Das ist ein erheblicher Vorteil, kommen doch bei den deutlich teureren Lösungen zu den Anschaffungskosten von mehr als 50.000 Euro meist auch noch jährliche Lizenzkosten in nicht unerheblicher Höhe hinzu.

Ein weiterer „schleichender“ Kostenfaktor sind die Kosten, die für Bewirtschaftung im laufenden Betrieb entstehen. Zwar beziffern 10 Lösungsanbieter diese Kosten auf weniger als 1.000 Euro, aber bei der ein oder anderen Lösung bietet es sich durchaus an, einmal Anschaffungs-, Lizenz- und Bewirtschaftungskosten aufzurechnen und zu überlegen, ob eine auf den ersten Blick teurer erscheinende Lösung am Ende nicht doch günstiger ist.

Bei manchen sind die Wartungskosten zudem abhängig von den Lizenzkosten. Die Spanne reicht von 1,5% der Lizenzkosten bis zu 18%. Hier ist es sicher ratsam sich ein unverbindliches, individuelles Angebot machen zu lassen, um versteckte Kosten zu umgehen.

Technik
Bei den unterstützten Betriebsystemen hat wenig überraschend Windows (98, NT, 2000) die Nase vorn und wird ausnahmslos unterstützt. Doch auch Linux, Solaris oder andere Unix-Systeme können bei fast der Hälfte der hier vorgestellten Lösungen problemlos genutzt werden. Ein ähnliches Bild ergibt sich bei den Client-Betriebssystemen, wobei allerdings 45% aller Lösungen auch MacOS Clients unterstützen. Bei den verwendbaren Webservern machen der Microsoft Information Server und der Apache das Rennen unter sich aus. Beide werden von jeweils über 80% der Katalog-Management-Systeme als State-of-the-Art angesehen. Technisch gesehen sind alle hier vorgestellten Lösungen jedoch offen und flexibel genug, dass Überlegungen zu Betriebssystemen und Servern nicht zuvorderst die Entscheidung für oder gegen eine Lösung bestimmten sollte.

Sicherheit
Zumindest die Sicherung über Passwortschutz hat mittlerweile überall Einzug gehalten. Kein Anbieter in unserem Report kommt ohne aus. 67% bieten darüber hinaus immerhin noch eine sichere SSL-Verbindung zum Austausch der Katalogdaten an. Knapp die Hälfte der Anbieter realisieren ebenfalls eine Verschlüsselung der Daten und 8 Lösungen haben sogar eine Firewall integriert. Einige Anbieter (6) greifen darüber hinaus auf Zertifikate zur weiteren Absicherung zurück.

Workflow
In den Erleichterungen im Workflow sind wohl die wichtigsten Verbesserungspotenziale durch Katalog-Management-Lösungen zu finden. Eine explizite Freigabemöglichkeit der importierten oder erstellten Katalogdaten ist fast überall Standard, die Hälfte schließt eine direkte Benachrichtigung der jeweiligen Benutzer über die Änderung bzw. den erfolgten Import an.

Interessant für Multi-Lieferanten-Kataloge: 64% bieten ein Mapping an, das die Katalogstruktur der Lieferanten an die des Einkäufers automatisch anpasst. Ein Großteil der Anbieter bietet eine explizite Freigabe-möglichkeit für die Produktdaten (67%) sowie eine Staging- und Testumgebung (59%) für die Katalogerstellung an.

Personalisierungen der Ansichten bietet der größte Teil nur für einzelne Personen an, einige wenige jedoch auch für Abteilungen oder fachliche Gruppen.

Die „großen“ Lösungen von Heiler, Oracle oder Healy-Hudson, die aufgrund ihrer Kosten und Funktionalitäten eher Großunternehmen ansprechen dürften, bieten natürlich die für dieses Klientel nötigen Personalisierungen nach fachlichen Gruppen oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens.

Zu den Vergleichsmöglichkeiten innerhalb der Kataloge machten viele Anbieter leider keine Angaben, einige jedoch bieten großzügige Vergleiche zwischen Artikeln, Preisen, Rabatten und Lieferanten. Bei über der Hälfte der Anbieter lassen sich zumindest Preise und Artikel vergleichen.

Die meisten Lösungen (67%) ermöglichen es den Einkaufskorb als „Standardbestellung“ abzuspeichern und so immer wieder darauf zugreifen zu können. Die Hälfte der Systeme hat sogar eine Stücklistenfunktionalität zur Verfügung, die es ermöglicht bei der Bestellung eines Artikels gleich alle erforderlichen Zusatz- und Zubehörkomponenten mit zu bestellen, beispielsweise für einen Drucker die passenden Kabel, Anschlüsse und Druckerpatronen. Somit können auch komplexere Produkte umfassend beschrieben und abgebildet werden.

Darüber hinaus können vor- und nachgelagerte Produkte oder Zubehör angezeigt und geordert werden. Die meisten Lösungen bieten eine automatische Prüfung etwa der Mindestbestellmenge sowie, eine Back-End-Integration vorausgesetzt, eine Verfügbarkeitsprüfung (13 Lösungen).

Der Austausch der Daten
Der Import der benötigten Daten kann bei fast allen Anbietern als sehr komfortabel bezeichnet werden. Der größte Teil (>90%) bietet einen kompletten Vollimport, die Möglichkeit den ganzen Katalog zu ersetzen sowie Produkt- und Preisupdates serienmäßig. Hier dürfte keine Lösung nennenswerte Schwierigkeiten beim Datenimport haben. Bei ausnahmslos allen ist eine Einbindung sämtlicher Textformate (.txt, .pdf, .doc), Tabellenformate (.xsl, csv), Datenbankformate (Access, SQL) sowie Austauschformate auf XML-Basis jederzeit möglich. Damit ist es unerheblich, in welcher Form die Produktdaten im Unternehmen vorliegen, es kann von jedwedem Status-Quo auf eines der dargestellten Katalog-Management-Systeme umgesattelt werden. Dies ist äußerst wichtig, liegen doch leider in vielen Unternehmen die Daten immer noch zu einem großen Teil im MS Excel-Format vor.

Beim Austausch der Katalogdaten zeichnet sich ein eindeutiges Bild ab. Die Exportschnittstellen erlauben den Export der Daten in Procurement-Systeme oder Marktplätze. Fast ausnahmslos wird der Standard BMEcat von den Anbietern unterstützt. Damit dürfte die vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) gestartete Initiative zur Entwicklung eines Standards für die elektronische Datenübertragung ihrem Ziel ein erhebliches Stück näher gekommen sein.

Einzig beim cXML-Standard (Commerce XML) kann man durch seine offene und flexible Beschaffenheit mit 48% noch von einer relativ hohen Verbreitung sprechen. Aber auch ältere Standards wie EDIFACT (30%) oder DATANORM (37%) sind immer noch vertreten. Bei den zur Anwendung kommenden Transaktionsstandards zeigt sich dagegen ein uneinheitliches Bild. Klassenprimus und von vielen Anbietern unterstützt ist openTrans, gefolgt von xCBL und cXML, jeweils noch von jedem dritten Anbieter unterstützt.

Allgemein ist festzustellen, dass sich XML als Austauschformat durchgesetzt hat. Kaum eine Lösung, die nicht einen der verschiedenen XML-Standards (cXML 37%, ebXML 18%, xCBL 37%) bedienen kann. Als anbieterbezogener Standard ist lediglich SAP iDocs zu erwähnen, immerhin von 15% der Lösungen unterstützt. Die Lösung von Docware basiert sogar einzig auf dem SAP iDocs-Format. Andere Formate wie BizTalk oder Rosetta finden nur am Rande Verwendung.

Produktfeatures
Bei den zur Verfügung stehenden Produktinformationen unterscheiden sich die Lösungen kaum. Artikelnummer, Produktbezeichnung, Beschreibung, Kategorie, Bild, Maßangaben sowie Mengen- und Verpackungseinheit können als selbstverständliche Standards angesehen werden. Selbst weitere Multimediaelemente (92%) und Alternativprodukte (84%) sind bei den meisten vorgesehen.

Fazit
Moderne Katalog-Management-Systeme lassen kaum Wünsche offen was die Produktdarstellung und –bearbeitung angeht. Hier bieten alle Anbieter ein großes Spektrum an Darstellungs-, Konfigurations- und vor allem Importmöglichkeiten. Die Hersteller haben sich auf die heterogenen Ausgangsituationen der Unternehmen eingestellt und ängstliche Fragen, ob denn die bisherige Datenhaltung einen Export bzw. die Einführung einer Kataloglösung erlaubt, gehören der Vergangenheit an.

So bleibt festzuhalten, dass die Technik kein Hauptkriterium bei der Auswahl eines elektronischen Katalogs sein sollte. Da der Markt bei den Standards immer noch sehr vielfältig ist und die Anbieter daher fast alle Katalog- und Transaktionsstandards bedienen, lassen sich hier keine Vor- oder Nachteile ausmachen. Vielmehr sollten die Art der Daten und ihre Verwendung im Vordergrund stehen, sowie wie bei allen Software-Projekten auf eine gute Ausbaufähigkeit und Skalierbarkeit geachtet werden muss.

Kataloge sind heute weit mehr als reine Produktinformationssysteme, sie dienen sowohl einer besseren internen Datenverwaltung und somit einfacheren Arbeitsabläufen als auch als medienneutrale Ausgangsbasis für alle Arten von Export, sei es als Print, CD-Rom oder elektronischer Katalog bis hin zum integrierten Einsatz als Marktplatz- oder Beschaffungslösung. Der große Vorteil gegenüber Print- und CD-Rom Katalogen ist natürlich der herstellerübergreifende Produktvergleich, etwa in Multi-Supplier-Katalogen. Mit Hilfe der umfangreichen Freigabe- und Personalisierungsoptionen lassen sich die vorgestellten Lösungen an jede denkbare Unternehmensstruktur anpassen und geben den Benutzergruppen sinnvolle Tools an die Hand.

Allerdings sollte die Auswahl sorgfältig erfolgen, gehen doch die großen Preisunterschiede, auch in den Lizenz- und Bewirtschaftungskosten, nicht unbedingt mit einem „Mehr“ an unerlässlichen Features einher.
Unser ECIN Report soll Ihnen dabei helfen einen Überblick zu gewinnen und wichtige Punkte für Ihre individuelle Bedarfsanalyse beizusteuern, nicht jedoch eine bestimmte Lösung per se zu empfehlen oder auszuschließen.

Allgemein ist festzustellen, dass sich XML als Austauschformat durchgesetzt hat. Kaum eine Lösung, die nicht einen der verschiedenen XML-Standards (cXML 37%, ebXML 18%, xCBL 37%) bedienen kann. Als anbieterbezogener Standard ist lediglich SAP iDocs zu erwähnen, immerhin von 15% der Lösungen unterstützt. Die Lösung von Docware basiert sogar einzig auf dem SAP iDocs-Format. Andere Formate wie BizTalk oder Rosetta finden nur am Rande Verwendung.

Produktfeatures
Bei den zur Verfügung stehenden Produktinformationen unterscheiden sich die Lösungen kaum. Artikelnummer, Produktbezeichnung, Beschreibung, Kategorie, Bild, Maßangaben sowie Mengen- und Verpackungseinheit können als selbstverständliche Standards angesehen werden. Selbst weitere Multimediaelemente (92%) und Alternativprodukte (84%) sind bei den meisten vorgesehen.

Fazit
Moderne Katalog-Management-Systeme lassen kaum Wünsche offen was die Produktdarstellung und –bearbeitung angeht. Hier bieten alle Anbieter ein großes Spektrum an Darstellungs-, Konfigurations- und vor allem Importmöglichkeiten. Die Hersteller haben sich auf die heterogenen Ausgangsituationen der Unternehmen eingestellt und ängstliche Fragen, ob denn die bisherige Datenhaltung einen Export bzw. die Einführung einer Kataloglösung erlaubt, gehören der Vergangenheit an.

So bleibt festzuhalten, dass die Technik kein Hauptkriterium bei der Auswahl eines elektronischen Katalogs sein sollte. Da der Markt bei den Standards immer noch sehr vielfältig ist und die Anbieter daher fast alle Katalog- und Transaktionsstandards bedienen, lassen sich hier keine Vor- oder Nachteile ausmachen. Vielmehr sollten die Art der Daten und ihre Verwendung im Vordergrund stehen, sowie wie bei allen Software-Projekten auf eine gute Ausbaufähigkeit und Skalierbarkeit geachtet werden muss.

Kataloge sind heute weit mehr als reine Produktinformationssysteme, sie dienen sowohl einer besseren internen Datenverwaltung und somit einfacheren Arbeitsabläufen als auch als medienneutrale Ausgangsbasis für alle Arten von Export, sei es als Print, CD-Rom oder elektronischer Katalog bis hin zum integrierten Einsatz als Marktplatz- oder Beschaffungslösung. Der große Vorteil gegenüber Print- und CD-Rom Katalogen ist natürlich der herstellerübergreifende Produktvergleich, etwa in Multi-Supplier-Katalogen. Mit Hilfe der umfangreichen Freigabe- und Personalisierungsoptionen lassen sich die vorgestellten Lösungen an jede denkbare Unternehmensstruktur anpassen und geben den Benutzergruppen sinnvolle Tools an die Hand.

Allerdings sollte die Auswahl sorgfältig erfolgen, gehen doch die großen Preisunterschiede, auch in den Lizenz- und Bewirtschaftungskosten, nicht unbedingt mit einem „Mehr“ an unerlässlichen Features einher.
Unser ECIN Report soll Ihnen dabei helfen einen Überblick zu gewinnen und wichtige Punkte für Ihre individuelle Bedarfsanalyse beizusteuern, nicht jedoch eine bestimmte Lösung per se zu empfehlen oder auszuschließen.