Die Pfälzische Pensionsanstalt in Bad Dürkheim, die für zahlreiche öffentliche Arbeitgeber in Rheinland-Pfalz personalwirtschaftliche Aufgaben übernimmt, hat die Abrechnungsprozesse an BASF IT Services ausgelagert. Gemeinsam wird jetzt außerdem eine maßgeschneiderte Lösung für kleinere Kommunen entwickelt, die bundesweit eingesetzt werden kann.
Gegründet wurde die Pfälzische Pensionsanstalt (ppa) in Bad Dürkheim im Jahr 1901 als freiwillige Versorgungskasse in der bayerischen Pfalz, die bei Dienstunfähigkeit ebenso einspringen sollte wie im Todesfall für die Hinterbliebenen. Im Laufe der Zeit kamen immer mehr Angebote hinzu – so zum Beispiel Versicherungen, Altersversorgung, Gehaltsabrechnungen und Beihilfeberechnungen. Unter dem Motto „Von der traditionsreichen Behörde zum modernen Dienstleister“ wurde bereits im Jahr 1998 ein umfassender Restrukturierungsprozess gestartet.
Dienstleister für die öffentliche Verwaltung
Heute laufen jährlich rund 800.000 Gehaltsabrechnungen für mehr als 400 Arbeitgeber über die Entgeltberechnung des Dienstleisters. Insbesondere Kommunen, Sparkassen, Krankenhäuser und Non-Profit-Organisationen nutzen das Angebot, das neben der Berechnung und Auszahlung von Bezügen vor allem die Pflege der Stamm- und Basisdaten, die Erfüllung der gesetzlichen Abzugs-, Abführungs- und Nachweispflichten im Bereich von Steuern, Sozial- und Zusatzversicherung sowie die Abwicklung der Jahresabschlussarbeiten beinhaltet. Außerdem übernimmt die ppa den Vollzug der individuellen Inkassoverpflichtungen aus Forderungen, Abtretungen und Pfändungen sowie die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten im Rahmen der Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung.
Dabei wählen die Kunden zwischen drei Grundvarianten, die jeweils individuell variiert und durch zusätzliche Dienstleistungen ergänzt werden können. Zur Dialogverarbeitung beispielsweise stellt die ppa ein komfortables IT-Verfahren auf ihrem Server dem Kunden zur Verfügung, damit dieser die Personalstammdaten direkt eingeben kann. Bei der Belegverarbeitung werden auf der Grundlage der Erfassungsbelege des Kunden alle abrechnungstechnischen Geschäftsvorfälle abgewickelt. Und schließlich bietet die ppa als „externes Personalbüro“ den Auftraggebern einen Full-Service.
Mit Beginn des Jahres 2004 wurden zudem die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen, dass die Kommunen und kommunalen Einrichtungen der ppa auch die Festsetzung und Bearbeitung des Kindergelds übertragen können. Jährlich bearbeitet das Unternehmen auch nach den jeweils gültigen landesrechtlichen Beihilfevorschriften etwa 50.000 Beihilfeanträge zu Krankheitskosten und Pflegeleistungen für öffentlich Bedienstete und Beihilfeberechtigte im Kirchendienst sowie Versorgungsempfänger.
Umfassende Erfahrungen im HR-Bereich
Die Kooperation mit BASF IT Services verfolgt das Ziel, den ppa-Kunden aus dem öffentlichen Bereich – und hier vor allem den Personalämtern der Kommunen – ein neues, attraktives und maßgeschneidertes Dienstleistungspaket anbieten zu können. Neben einer Effizienzsteigerung soll damit vor allem eine neue Qualität im Service erreicht werden. Der Kooperationsvertrag, der im April dieses Jahres unterzeichnet wurde, ist auf eine Mindestlaufzeit von fünf Jahren ausgelegt. Er sieht vor, dass beide Partner auf Basis moderner Informationstechnologie eine umfassende Lösung für die Abrechnung der Geschäftsprozesse von Kunden im öffentlichen Dienst entwickeln. BASF IT Services stellt dafür das IT-System – bestehend aus einer SAP R/3 Plattform und entsprechenden Rechnerleistungen – bereit, wartet die komplette Anwendung und entwickelt sie gemeinsam mit der ppa weiter. Dabei wird das Know-how der ppa im Bereich der öffentlichen Verwaltung mit den Erfahrungen der Partners bei den IT-gestützten Human Resources Services kombiniert.
Employee-Self-Services auf Basis von SAP R/3
Die Entscheidung für SAP R/3 als Basis für die gemeinsame Lösung liegt nicht nur in der Marktführerschaft dieser Standardsoftware begründet, sondern auch in den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten ihrer HR-Module. Und die gehen weit über das Thema Personalabrechnung hinaus. Aber auch die größere Transparenz für die Endkunden, die mit dieser Plattform möglich ist, spielte für die Entscheidung eine wichtige Rolle. So lassen sich damit auch so genannte Employee-Self-Services anbieten, die zu einer spürbaren Entlastung in den Personalabteilungen der Städte und Gemeinden führen. Denn damit können die Mitarbeiter beispielsweise künftig an jedem PC-Arbeitsplatz ihre Stammdaten selbst pflegen oder etwa ihre Urlaubsplanung vornehmen.
BASF IT Services hat bereits zahlreiche zusätzliche Sonderfunktionen auf Basis der HR-Module von SAP R/3 entwickelt; gemeinsam mit der ppa lassen sich nun noch stärker die Besonderheiten im öffentlichen Dienst – etwa beim Thema Besoldung – berücksichtigen. Die gemeinsame Lösung, die im Laufe des nächsten Jahres zur Verfügung stehen soll und die es in dieser Form bisher noch nicht am Markt gibt, kann dann auch Kommunen außerhalb von Rheinland-Pfalz oder anderen Körperschaften angeboten werden.
Business Process Outsourcing ist im Kommen
Denn Business Process Outsourcing (BPO) ist immer mehr im Kommen und stellt heute die ultimative Form der Auslagerung von Aufgaben an externe Dienstleister dar, bei der Infrastruktur, Anwendungen und Prozessmanagement miteinander verschmelzen. Während der Beginn der Outsourcing-Geschichte sehr infrastrukturlastig war und vor allem in der Auslagerung von Rechenzentrumsaufgaben bestand, wurden nach und nach auch die Applikationen als externalisierbar betrachtet. BPO bedeutet nun das Auslagern eines kompletten Geschäftsprozesses oder einzelner Teilprozesse und nicht nur des IT-Anteils.
Auf europäischer Ebene spielt Großbritannien eine deutliche Vorreiterrolle im BPO-Umfeld. Erklären lässt sich dies – so die Analysten des Beratungsunternehmens Pierre Audoin Consultants (PAC) – durch die PFI (Public Financing Initiative). Die Regierung lagerte in den vergangenen Jahren auf Grund mangelnder Ressourcen viele Prozesse aus und ließ sie somit von externer Hand modernisieren. Verglichen mit Großbritannien steckt der deutsche BPO-Markt nach den Beobachtungen von PAC noch in den Kinderschuhen. Er ist weitgehend eher auf unkritische Processing-Leistungen beschränkt. Doch auch hier zu Lande beginnen Unternehmen und Behörden zunehmend „kritische“ Geschäftsprozesse (wie z. B. Personalwesen, Buchhaltung) auszulagern.
Laut der PAC-Studie „Business Process Outsourcing Germany 2004“ erhoffen sich die Kunden vom Business Process Outsourcing vor allem erhebliche Kosteneinsparungen, die je nach Segment zwischen 25 bis 30 Prozent liegen können. Zum anderen werden eine engere Fokussierung auf die Kernkompetenzen sowie die Erhöhung der Flexibilität möglich. Zusätzlich bietet BPO Möglichkeiten zur Risikoverteilung, zur besseren Kostentransparenz und Planbarkeit, zu bilanziellem Engineering usw. Deshalb erwarten die Analysten eine Verdoppelung des deutschen Marktvolumens für BPO – von 1,8 Milliarden Euro in 2004 auf knapp 3,6 Milliarden Euro bis 2008.
