Unternehmen, die sich unter schnell verändernden Markt- und Wettbewerbsbedingungen behaupten wollen, brauchen effiziente und belastbare Führungs- und Managementsysteme. Dennoch werden diese Systeme in der breiten Unternehmenspraxis relativ selten eingesetzt. Ein Business Excellence Assessment kann helfen eine effiziente und umfassende Diagnose der Unternehmensentwicklung zu stellen, die Managementstrukturen, -prozesse und -inhalte zu bewerten sowie konkrete Handlungsoptionen abzuleiten.
Ausgangssituation
Die schnelle Veränderung von Marktbedingungen und Wachstum erfordert flexible und belastbare Managementstrukturen. Innovation und die zielsichere Identifizierung von Kundenwünschen sind Voraussetzungen für den langfristigen Unternehmenserfolg. Grundlage hierfür sind transparente und umfassende Managementsysteme, die die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung setzen.
Die wohl bekanntesten Managementsysteme in Europa sind die Qualitätsmanagementsysteme nach der Norm DIN EN ISO 9001. Insbesondere in der Automotive-Branche haben sich diese Systeme etabliert. Die großen Automobilhersteller setzen zunehmend zertifizierte Managementsysteme bei ihren Lieferanten voraus. Die Berücksichtigung von branchenspezifischen Anforderungen hat zu mehreren Modifikationen geführt, wie den VDA-Regelwerken (z.B. VDA 6.1), QS9000 und TS 16949 in der Automobilindustrie oder der TL9000 in der Telekommunikationsbranche.
Die genannten Normen beinhalten detaillierte und standardisierte Regelungen und Mindestforderungen zu Aufbau und Anwendung der Managementsysteme. Wesentlicher Schwachpunkt dieser Ansätze ist die fehlende Gewichtung der einzelnen Systemelemente. Dies führt innerhalb einer Auditierung oft zu einem unausgewogenen Gesamteindruck. Ein weiterer entscheidender Nachteil ist die Bewertung der Inhalte anhand einer Ja/Nein-Checkliste, d.h. eine Betrachtung und Bewertung der Maßnahmenwirksamkeit im Sinne der Ergebnisqualität findet oft nur in Ansätzen statt. Insgesamt führt dies häufig zu relativ starren und geschlossenen Systemen, deren kontinuierliche Weiterentwicklung nach der Zertifizierung nicht ausreichend genug gefordert und gefördert wird. Auch die Bewertung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist nur sehr eingeschränkt möglich. Andererseits legt ein Managementsystem nach DIN EN ISO 9001 die strukturellen Grundlagen für Organisations- und Prozessstrukturen, die eine systematische und kontinuierliche Weiterentwicklung erst ermöglichen.
Aus dieser Situation sind weitergehende Ansätze entstanden, die zu umfassenden und sich selbst weiterentwickelnden Managementsystemen führen. Ziel ist dabei immer Business Excellence, d.h. Bestleistungen im Vergleich zum Wettbewerb zu erreichen. Dies lässt sich zum einem durch TQM-Konzepte (Total Quality Management), die die Normforderungen um zahlreiche Inhalte erweitern, aber auch durch moderne Ansätze wie das EFQM-Modell (European Foundation for Quality Management) erreichen.
Business Excellence fokussiert dabei die gesamten Organisations- und Prozessstrukturen sowie die Interessen aller Stakeholder am Unternehmenserfolg. Dazu gehören Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, gesellschaftliche Gruppierungen und Anteilseigner. Die Zufriedenheit aller Stakeholder muss dabei über die gesamten Unternehmensstrukturen messbar vorhanden sein. Das Ergebnis muss demnach ein umfassendes und flexibles, an die Unternehmensbelange anpassbares Führungsmodell sein, welches gleichzeitig einen messbaren und kontinuierlichen Verbesserungsprozess in den Vordergrund stellt. Die Einstiegsaktivitäten für den Verbesserungsprozess sind die detaillierte Bewertung des IST-Zustands, die Identifizierung von Verbesserungsmaßnahmen und die Messung und das Monitoring der Maßnahmenumsetzung. Nur so wird erreicht, dass sich das Unternehmen ständig weiterentwickelt und nicht bei der Erfüllung von Mindeststandards verharrt.
An dieser Stelle setzt das Detecon Business Excellence Assessment auf Grundlage des EFQM-Modells an. Kernelement ist ein Rating-Modell, welches über einen offenen und umfassenden Ansatz über die Bewertung der Managementsysteme und -prozesse eine zielgerichtete Weiterentwicklung des Unternehmens ermöglicht.
Inhalte des Business Excellence Assessments
Methodische Grundlagen
Die EFQM wurde 1988 von 14 europäischen Unternehmen gegründet, darunter Bosch, Volkswagen, Philips, British Telecom, Fiat, KLM, Bull und Olivetti. Ergebnis des Zusammenschlusses war ein Unternehmensbewertungsmodell, welches die Erreichung von Business Excellence unterstützt. Ein zusätzlicher Anreiz zu dessen Anwendung ist die jährliche Ausschreibung des EEA (European Excellence Award, früher EQA = European Quality Award), der unter zahlreichen EFQM-Anwendern erstmalig 1992 vergeben wurde. Wichtigste Eigenschaft des Modells ist die ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens. Hierdurch wird eine effiziente und umfassende Diagnose der Unternehmensentwicklung, der Bewertung der Managementstrukturen und -inhalte sowie der Ableitung von konkreten Handlungsansätzen sichergestellt. Das Modell ist in neun Kriterien unterteilt, innerhalb derer die Bewertung mit Hilfe von spezifischen Checklisten und Fragebögen durchgeführt wird. Das Modell basiert auf einer unterschiedlichen Gewichtung der einzelnen Kriterien.
Die neun Kriterien wurden durch die Berücksichtigung von Gesichtspunkten wie Innovation und Lernen zu einem geschlossenen Regelkreis zur Steuerung von kontinuierlichen Verbesserungsprozessen im Sinne des PDCA-Zyklus‘ (Plan-Do-Check-Act) verbunden. Kerngedanke ist, dass es sich bei den neun Kriterien um eine Kette von Kausalzusammenhängen handelt, wonach durch Führung und Mitarbeiterorientierung mit Hilfe von Prozessen auf Kundenzufriedenheit hingearbeitet wird und in der Folge exzellente Geschäftsergebnisse erzielt werden. Neben der Berücksichtigung von Führungs- und Zielkonsequenz, Mitarbeiterbeteiligung und -entwicklung, Partnerorientierung und Prozessmanagement wird damit auch eine konsequente Ergebnisorientierung sichergestellt. Das Modell differenziert daher zwischen Befähiger- und Ergebniskriterien.
Das Detecon Business Excellence Assessment baut auf diesem Modell auf und wird projektbezogen um branchenspezifische Inhalte ergänzt.
Nutzen des Modells und des Business Excellence Assessments
Das Business Excellence Assessment dient als strategischer Wegweiser mit dem Ziel, Handlungsmaximen zur mittel- bis langfristigen Erreichung von Business Excellence aufzuzeigen. Der Nutzen liegt insbesondere in quantitativen und methodisch-qualitativen Vorteilen.
Unternehmen, die konsequent nach dieser oder einer ähnlichen Methodik verfahren, erweisen sich in der Regel über mehrere Jahre hinweg als krisenfest und behaupten sich als Branchenbeste ( = Business Excellence). In einer Studie von Prof. Vinod Singhal am Georgia Institute of Technology wurde die wirtschaftliche Entwicklung von mehreren hundert US-amerikanischen Unternehmen über zehn Jahre verfolgt, die eine Auszeichnung nach dem Malcolm Baldrige National Quality Award (vergleichbar mit dem EQA) erhielten oder mit anderen TQM-Preisen ausgezeichnet wurden. Die Preisträger wurden mit einer Kontrollgruppe, zusammengesetzt aus ähnlichen Unternehmen und mit Börsenportfolios wie dem Aktienindex S&P 500, verglichen. Dabei stellte sich heraus, dass die Preisträger in allen wesentlichen Kennzahlen zur Beurteilung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit deutlich höhere Wachstumsraten aufwiesen als die Kontrollgruppe.
Spiegelbild dieser Kennzahlen ist oft die Entwicklung des Aktienkurses, der bei den Preisträgern ebenfalls eine deutlich bessere Performance aufwies als der S&P 500. Die Differenz ist dabei ein ökonomisch signifikantes Maß für den gestiegenen wirtschaftlichen Erfolg. Dies führt in der Folge zu einem höheren Vertrauen von Kunden und Investoren und einer gesteigerten Resistenz gegenüber Marktschwankungen und Risiken.
Die Ergebnisse der Studie unterstreichen eindrucksvoll die Effektivität und Effizienz von ganzheitlich ausgerichteten Managementsystemen auf dem Weg zu Business Excellence. Vorraussetzung ist dabei die genaue Kenntnis der IST-Situation, die Ableitung von gezielten Weiterentwicklungsmaßnahmen und die konsequente Umsetzung. Durch die professionelle Anwendung der Methoden des Assessments unterstützt Detecon seine Kunden auf ihren Weg, das Ziel Business Excellence zu erreichen.
Anwendung des Business Excellence Assessments
Vorgehensmodell
Das Business Excellence Assessment erfolgt mehrstufig. Anhand von Interviews und moderierten Workshops sowie von standardisierten Fragenkatalogen wird eine umfassende Bewertung des IST-Zustands eines Unternehmens durchgeführt. Ergebnis ist eine detaillierte Scorecard, auf deren Grundlage die Stärken und Schwächen identifiziert und entsprechende Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet werden können. Dies kann durch Benchmarking unterstützt werden, wodurch für die jeweiligen Kriterien branchenspezifische Best-Practice-Methoden ermittelt und für die eigene Anwendung angepasst werden.
Anschließend erfolgt die inhaltliche Festlegung und Priorisierung von Maßnahmen sowie die Definition von Meilensteinen und Verantwortlichen. Ergebnis ist ein Maßnahmenkatalog mit einer detaillierten Implementierungsplanung. Die Umsetzung der Implementierungsplanung wird als Projekt aufgesetzt und durch ein Change Management begleitet. Ein Projektcontrolling stellt sicher, dass die Maßnahmen synchronisiert eingeführt und auf ihre Wirksamkeit überprüft werden.
Das Detecon Business Excellence Assessment kann in unterschiedlicher Detaillierung durchgeführt werden. Die Verwendung im Rahmen eines Quick-Checks ist ebenso möglich wie eine umfassende Detailanalyse.
Methodische Grundlage der Bestandsaufnahme sind dabei unterschiedlich detaillierte und standardisierte Fragenkataloge und Checklisten für jedes einzelne Kriterium. Darüber hinaus werden auch Spezifika bezüglich der Branche, Unternehmensgröße oder kategorie berücksichtigt.
Bewertungsschema
Jeder einzelne Checkpunkt wird nach einem definierten Schema bewertet. Die Bewertung ist nach der PDCA-Logik (Plan-Do-Check-Act) aufgebaut, indem sie von den Ergebnissen ausgeht und dazu Vorgehen, Umsetzung, Bewertung und Überprüfung als aufeinander aufbauende Schritte einsetzt. Insgesamt werden pro Checkpunkt 7 Aspekte für die Befähigerkriterien und 4 für die Ergebniskriterien bewertet. Dies vermeidet den oft geringen Aussagegehalt von Ja-/Nein-Abfragen, in denen lediglich das Vorhandensein einer Maßnahme geprüft und die Wirksamkeit nicht ausreichend bewertet wird. Damit wird die gezielte Festlegung von Maßnahmen und Zielwerten erleichtert.
Ergebnisse des Business Excellence Assessments
Die Ergebnisse werden je Kriterium aggregiert und in einer Scorecard zusammengefasst. Anhand der Scorecard können Stärken und Schwächen sofort erkannt und mit dem Branchendurchschnitt verglichen werden. Über den Vergleich mit früheren Bewertungen kann darüber hinaus die Maßnahmenwirksamkeit über die Zeit kontinuierlich verfolgt und eventuell eine Korrektur der Zielrichtung eingeleitet werden.
Die Scorecard berücksichtigt, dass ein Unternehmen
– die Ergebnisse festlegt, die es mit Hilfe seiner Politik / Strategie erreichen will,
– Vorgehensweisen plant und entwickelt, um die gesetzten Ziele zu erreichen,
– das Umsetzen der festgelegten Maßnahmen systematisch vornimmt,
– die Umsetzung bewertet und überprüft.
Die Ursachen-Wirkungsbeziehungen werden somit deutlich und ermöglichen die schnelle Identifizierung von Handlungsoptionen.
Im Rahmen eines Risikomanagements kann mit der Scorecard bei regelmäßiger Anwendung der beschriebenen Methodik eine Frühwarnfunktion dargestellt werden. Durch die Einbindung der gesamten Organisation, Ressourcen und Prozesse, werden durch die kontinuierliche Überprüfung und Bewertung Risiken rechtzeitig sichtbar und können gezielt minimiert bzw. vermieden werden. Risiken sind in diesem Zusammenhang deutlich negative Abweichungen der Ist-Punktzahl innerhalb der einzelnen Kriterien von der des Branchendurchschnittswerts. Dies weist auf Schwächen gegenüber dem Wettbewerber hin.
Nutzen von regelmäßigen Assessments
Die regelmäßige Durchführung des Business Excellence Assessments und die konsequente Umsetzung von Maßnahmen gewährleisten ferner einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der stets messbar ist und transparent den Zusammenhang zwischen Aktivitäten, Maßnahmen und Ergebnissen darstellt.
Der Bewertung der Ergebniskriterien kommt dabei eine besondere Bedeutung zu, da hier nur über die exakte Vorgabe von Messgrößen und Zielwerten eine Aussage über den Trend und die Zielerreichung möglich ist.
Handlungsoptionen
Zur Erreichung von Business Excellence ist ein umfassendes Maßnahmenpaket notwendig, welches sich an bereits evaluierten Best-Practice-Methoden orientieren sollte (siehe Tabellen). Die effiziente Umsetzung des Maßnahmenpakets wird durch eine regelmäßige Messung der Wirksamkeit und Zielerreichung überprüft. Nur so kann sichergestellt werden, dass bei Abweichungen rechtzeitig steuernd und korrigierend eingegriffen werden kann. Dazu wird ein Kennzahlensystem nach der Balanced-Scorecard-Methodik aufgesetzt, welches die Gesamtheit der Strategie des Unternehmens beschreibt und Ansatzpunkte zur Strategierealisierung berücksichtigt.
Die IST-Kennzahlen und ihre Zielwerte werden komprimiert in einem Kennzahlenbericht dargestellt, der als Standardinstrument der unternehmensweiten Kommunikation dient. Der Fortschritt der Umsetzung der Maßnahmenpakete ist so von jedem verantwortlichen Mitarbeiter jederzeit überwachbar. Er erhält hierdurch ein direktes Feedback auf die ihm übertragenen Tätigkeiten.
In den beiden folgenden Tabellen werden mögliche Handlungsoptionen aufgezeigt, die sich im Rahmen eines Business Excellence Assessments anbieten.
Zukunftstrends
Auf der Jahrestagung des Quality Management Centers des Verbandes der deutschen Automobilindustrie in Frankfurt wurde das Erreichen von Business Excellence über die Orientierung an Qualitätsregelwerken in Frage gestellt. Nicht der Nachweis der Einhaltung einer Norm, sondern der Nachweis über den Erfolg des Unternehmens soll in Zukunft im Mittelpunkt stehen. Auslöser dieser Diskussion war die in der Vergangenheit zu beobachtende Auditgläubigkeit von Unternehmen, die dem Qualitätsmanagement geschadet und zu dessen „verstaubtem“ Image maßgeblich beigetragen hat. Prognostiziert wurde daher, dass in Zukunft mehr und mehr der Nachweis über Business Excellence durch eine Bewertung nach dem EFQM-Modell in den Mittelpunkt rücken wird. Die aktuell stark zunehmende Wahrnehmung des Ludwig-Erhard-Preises und des European Excellence Awards spiegeln diesen Trend wider.
Das Detecon Business Excellence Assessment stellt daher eine zukunftsweisende Methode dar, die neben den schon beschriebenen Vorteilen auch zum Nachweis der eigenen Leistungsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten herangezogen werden kann.
