Die Einführung elektronischer Rechnungsstellung kommt bei europäischen Unternehmen nur schleppend in Gang. Vor allem hohe, nicht eingelöste Erwartungen verhindern die Umstellung auf Electronic Bill Presentment. Um einen erfolgreichen Wandel einzuleiten, sind fortschrittliche Rechnungsanalysen und ein klar messbarer Mehrwert gefragt.
Das Internet als kritisches Geschäftstool
„45% der Unternehmen erzielen durch Online-Großeinkäufe bedeutende Einsparungen¹, 69% der Geschäftsleute werden im kommenden Jahr eine Geschäftsreise über das Internet buchen und jeder sechste, der seinen Arbeitsplatz wechseln möchte, wird für die Arbeitssuche das Internet nutzen. Es ist offensichtlich: Das Internet hat sich für die Nutzer zu weitaus mehr als einer Informationsquelle entwickelt. Das Internet hat es geschafft, sich als kritisches Tool in der Geschäftswelt zu etablieren. Was also sind die Gründe, warum sage und schreibe lediglich 1% aller britischen Unternehmen, und ähnlich wenige Unternehmen in ganz Europa, ihre monatlichen Telefonrechnungen in elektronischem Format beziehen?
„Warum beziehen nur 1% aller britischen Unternehmen ihre monatliche Telefonrechnung in elektronischem Format?“
Electronic Bill Presentment (EBP), die Zustellung der Telefonrechnung per Email oder über das Internet, wurde Ende der 90er Jahre von der Geschäftswelt überschwänglich begrüßt. Auf dem Papier lasen sich die Vorzüge viel versprechend: So sollten Telekommunikationsunternehmen massive Einsparungen bei den Rechnungsstellungs- und Versandkosten ermöglicht werden, und Argumente, wie die Zweckmäßigkeit und „umweltfreundlichere“ Zustellung der Rechnungsdaten, sollten die Konsumenten überzeugen. In Amerika haben bereits 10 % aller Unternehmen auf die elektronische Rechnungsstellung umgestellt. In Europa hingegen ist noch einiges an Überzeugungsarbeit zu leisten. Möglicherweise ist man hier tatsächlich der Ansicht, dass das Anmelden an einer Kennwort-geschützten Internetseite weitaus komplizierter und zeitintensiver ist als das Öffnen von Rechnungen, die per Post zugestellt werden. Und nicht zuletzt ist das Erste, was die große Mehrheit der Nutzer bei Empfang einer elektronischen Rechnung unternimmt, das Ausdrucken der Rechnung auf Papier.
Europäische Firmen stellen weitaus höhere Ansprüche an ihren Telekommunikationsanbieter
Die alleinige Zustellung der Rechnung im elektronischen Format ist bei Weitem nicht ausreichend. Denn die Ansprüche europäischer Unternehmen sind im Zeitalter des Internets sehr viel höher. Der Dienstanbieter muss handfesten Mehrwert bieten, um Unternehmen davon zu überzeugen, von einer Rechnungszustellung auf Papier auf elektronischen Rechnungsempfang umzustellen.
„Der Dienstanbieter muss echten Mehrwert bieten, um Unternehmen für die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung zu gewinnen.“
Die Hauptakteure im EBP-Markt sind sich dessen durchaus bewusst und setzen daher auf eine Basis-Rechnungsanalyse als Zusatzangebot. Diese Basisanalyse beinhaltet für gewöhnlich eine begrenzte Auswahl an vorgefertigten Berichten und Basisdiagrammen, bei denen es sich vorwiegend um statische Berichte mit Daten handelt, die von der Telefongesellschaft selbst vordefiniert wurden. Welche Daten dem Kunden verfügbar gemacht werden entscheidet also die Telefongesellschaft, ohne wirklich zu wissen, ob diese Informationen auch tatsächlich den Anforderungen des Kunden gerecht werden und für ihn relevant sind.
Solche Zusatzangebote mögen zwar den Anforderungen kleinerer Unternehmen und der Verbraucher Genüge leisten, können aber KMUs und großen Betrieben nicht die benötigte Flexibilität und den geforderten Umfang bieten. Was europäische Unternehmen wirklich wollen, ist eine „echte“ Rechnungsanalyse.
Bereitstellung von Echtzeitdaten für die Nutzer
Unter einer „echten“ Rechnungsanalyse verstehen die Kunden ein benutzerfreundliches Tool, das für jeden Abrechnungszeitraum detaillierte Einzelverbindungsnachweise liefert und dem Benutzer somit einen exakten Überblick über seine Telefonaktivität verschafft. Web-basierte Analyselösungen ermöglichen den Nutzern der Telefone und der Rechnungsstelle die sichere Anmeldung an einem kennwortgeschützten Bereich der Internetseite ihrer Telefongesellschaft, wo sie nicht nur die aktuelle Rechnung einsehen, sondern auch analysieren können.
Der Hauptunterschied zwischen der echten Rechnungsanalyse und den Basis- Analysetools der EBP-Anbieter ist, dass dem Kunden ein reeller Mehrwert geboten wird. Auch fördert diese Art der Rechnungsanalyse die Automatisierung von Analyseprozessen, die derzeit in den Unternehmen noch manuell ausgeführt werden, und stellt daher für Kunden einen attraktiven Grund dar, online zu gehen und sich „anzumelden“. Die Rechnungsdaten werden zudem in einem Format bereitgestellt, das für den Empfänger von großem Nutzen ist, denn jeder Einzelbenutzer bezieht die Daten, die er für die Weiterberechnung an Auftraggeber oder Mitarbeiter benötigt. Dadurch erhalten Abteilungsleiter beispielsweise die Möglichkeit, Abrechnungsdaten sortiert nach den in ihrer Abteilung genutzten Telefonen einzusehen, während z. B. der Leiter der Buchhaltung oder der Geschäftsführer Zugriff auf die Daten aller Abteilungen erhält.
Als weitere wichtige Unterscheidungen zwischen der Rechnungsanalyse und der elektronischen Rechnungsstellung EBP können genannt werden:
– die Rechnungsanalyse ist „intelligent“ und interaktiv, da sie in Echtzeit Ergebnisse auf Abfragen der Benutzer liefert;
– das Format von Berichten und Zusammenfassungen kann der Unternehmensstruktur angepasst werden;
– die umfangreicheren und ausführlicheren Berichte verschaffen Personen in Schlüsselpositionen, wie z.B. Finanz-, Rechnungs- und Telekommunikationsbeauftragten wie auch Abteilungsleitern einen klaren Mehrwert, und
– zahlreiche Rechnungsanalyselösungen unterstützen im Hinblick auf die Nutzungsauswertung (z. B. Aufgliederung von persönlich und geschäftlich geführten Anrufen für steuerliche Zwecke) die Vorschriften der europäischen Gesetzgebung.
„Dank der Rechnungsanalyse verfügen Geschäftskunden über Echtzeitdaten.“
In punkto Zeiteinsparung ist die Rechnungsanalyse besonders für jene Abteilungen interessant, die Telefonrechnungen bearbeiten müssen. Dank der fortschrittlichen Reporting-Tools, die den Unternehmen zur Verfügung stehen, können diese nun nicht mehr nur den Anruftyp ermitteln, sondern sogar die Nutzung von Mobiltelefonen der Firma an Wochenenden sowie die Anzahl der gesendeten Textnachrichten ermitteln. Auch hat der Benutzer unter anderem die Möglichkeit, eine Warnung einzustellen, sollte zum Beispiel das Anrufvolumen das vormonatliche Anrufvolumen um mehr als 15% übersteigen.
Dank der Rechnungsanalyse verfügen Geschäftskunden über Echtzeitdaten. Mit diesen Daten können sie einzelne Rechnungsposten detailliert aufschlüsseln und beispielsweise Nutzungsmuster einzelner Benutzer mit unvergleichlicher Genauigkeit nachverfolgen. Gegenüber den vorgefertigten Berichten, die von vielen EBP-Anbietern gerne als „Rechnungsanalysen“ verkauft werden, ist der Unterschied wahrhaft haushoch! Für Unternehmenskunden ist vor allem die Möglichkeit, die Posten der monatlichen Mobiltelefonrechnung entsprechend eigener Kriterien auswerten zu können, von geradezu unschätzbarem Wert.
Marktpotenzial
Angesichts der geringen Nutzung von EBP in Europa wartet ein gewaltiger Markt darauf, erschlossen zu werden. Das Marktpotenzial für eine umfassende Einführung von fortschrittlichen Rechnungsverwaltungstools, die sowohl eine Rechnungsanalyse als auch die elektronische Zustellung beinhalten, ist offensichtlich. Ebenso wie die Vorteile, die diese Einführung den Telekommunikationsanbietern bringen kann.
So haben kürzliche durchgeführte Untersuchungen von Vodafone gezeigt, dass ganze 80 % der Unternehmen sich als „mobil-fähig“ betrachten. Während Geschäftskunden die Vorzüge einfacherer Kommunikation mit Geschäftspartnern nutzen, sehen sich Geschäftsführer jedoch zwangsläufig mit der Verwaltung weitaus umfangreicherer und komplexerer Kommunikationsinfrastrukturen konfrontiert. Somit kommt der Fähigkeit, die monatlichen Telefonrechnungen nicht nur zu verstehen, sondern auch in höchst effizienter und exakter Weise zu verwalten und zu verarbeiten, eine immer bedeutendere Rolle zu.
Der Bedeutung, Telefonrechnungen genau zu verstehen und zu analysieren, ist man sich in der Geschäftswelt voll bewusst. Laut einer unabhängigen Studie, die im Auftrag von Ryder Systems durchgeführt wurde, analysieren fast 99% der britischen KMUs ihre Rechnungen für Firmenmobiltelefone. Allerdings greifen hierbei immer noch ganze 61% zum Leuchtmarker, um sich allmonatlich durch Berge von Telefonrechnungen auf Papier zu arbeiten…
Mit einer effektiven Rechnungsverwaltung können diesen Unternehmen neben einer elektronischen Übermittlung ihrer Rechnungen auch alle erforderlichen Reporting- und Rechnungsanalyse-Funktionen bereitgestellt werden, dank welcher sich Verwaltungskosten, die durch die Bearbeitung dieser Informationen anfallen, erheblich reduzieren lassen.
Fazit
Während in den USA die elektronische Rechnungsstellung offenbar gut angenommen wird, müssen Kunden in Europa von den zahlreichen Vorzügen noch überzeugt werden. In der Tat stellen europäische Kunden weitaus größere Ansprüche an ihre Telefongesellschaften, bevor sie bereit sind anzuerkennen, dass sich die „Papier-Ära“ ihrem Ende neigt.
Als Reaktion auf diese Haltung stellen EBP-Anbieter zusätzliche Basis- Analysetools zur Verfügung, um Geschäftskunden davon zu überzeugen, dass sie in der Lage sind, eine komplette Lösung für die Überwachung der monatlichen Mobiltelefon-Nutzungsmuster zu bieten. In Wahrheit ist dies jedoch nicht der Fall. Die vorgefertigten Berichte und Diagramme, die angeboten werden, mögen vielleicht den Bedürfnissen von kleineren Unternehmen und Endverbrauchern gerecht werden, Großunternehmen stellen jedoch weitaus höhere Ansprüche.
Andererseits verfügen die Anbieter von Rechnungsanalyse-Tools über die technischen Fähigkeiten und die Erfahrung, um Lösungen anzubieten, die eine flexible, interaktive und Echtzeit-Anzeige von Rechnungen ermöglichen und somit nicht nur dem Nutzer, sondern auch der Telefongesellschaft zu durchaus echtem Mehrwert verhelfen. Wenn Telefongesellschaften ernsthaft von den Vorzügen der elektronischen Rechnungsstellung profitieren wollen, müssen Sie ihren Nutzern überzeugende Gründe vorlegen, wie etwa funktionsreiche Rechnungsanalyse-Tools, welche Kunden dazu bewegen können, sich für die elektronische Rechnungsübermittlung zu entscheiden. Das alleinige Angebot statischer Basisberichte ist nicht ausreichend.
