Nicht in fernen Galaxien, sondern in den Ausgaben der meisten europäischen Großunternehmen lassen sich erhebliche „schwarze Löcher“ entdecken. In der European Spend Agenda 2004 vom Centre for Management Development der London Business School wird belegt, dass aufgrund mangelnder Transparenz weniger als die Hälfte von ihnen Kontrolle über ihre Ausgaben besitzen.
Durch fehlende bzw. mangelhafte Visibilität bei Unternehmensausgaben entstehen „schwarze Löcher“ in Bereichen, die nicht angemessen überwacht oder verwaltet werden. Solche schwarzen Löcher treten vorwiegend beim Einkauf von Dienstleistungen auf. Die Hälfte der für die Spend Agenda befragten 225 Einkaufsleiter gab zu, dass die Transparenz in diesen Bereichen weniger als 25 Prozent beträgt.
Das größte schwarze Loch von Ausgaben besteht bei Beratungsdienstleistungen. In diesem Bereich liegt die Transparenz laut Einkaufsleitern bei kaum 30 Prozent. Gering ist die Transparenz der Ausgaben jedoch auch bei den übrigen eingekauften Dienstleistungen wie Betriebsanlagenverwaltung, Geschäftsreisen, IT und Zeitarbeit.
Die Mehrzahl der Einkaufsleiter gab zu, dass die Kategorie „Immaterielle Dienstleistung“ für sie zu den am schwierigsten zu verwaltenden zählt. Im Vergleich zum Erwerb einer Ware aus einem Katalog ist der Einkauf einer immateriellen Dienstleistung, z. B. der Betriebsanlagenverwaltung für mehrere Standorte, ein komplexer Vorgang, bei dem verschiedene Klauseln und Leistungskriterien zu berücksichtigen sind.
Dies wird durch die Umfrage gestützt, die aufzeigte, dass die beiden Hauptprobleme, mit denen Einkaufsleiter bei der Ausgabenverwaltung von Dienstleistungen kämpfen, einerseits in der Komplexität und Vielfalt von Dienstleistungspreisen liegt andererseits in der subjektiven (Bewertungs-)Natur der Lieferantenleistung in diesen Sektoren. Verträge mit Dienstleistungsanbietern sind im Vergleich zu anderen Vertragsarten gewöhnlich langfristiger angelegt. Deshalb ist es umso wichtiger, dass die Unternehmen diese Probleme bereits zum Zeitpunkt der Verhandlungen angehen, damit von Anfang an auf den bestmöglichen Abschluss hingearbeitet werden kann.
Vor allem können die Unternehmen das Problem der schwarzen Löcher bei Ausgaben nicht ignorieren. Eine mangelnde Transparenz bei Ausgaben ist gleichbedeutend mit Einsparungslecks. Trotz eines verstärkten Rufs nach Verantwortlichkeit im Business werden in Unternehmen jährlich Hunderte Millionen ausgegeben, die für Einkaufsexperten nicht oder nur kaum transparent sind. Nur zu häufig wissen Unternehmen nicht, welche Personen im Unternehmen welche Dinge mit Firmengeld einkaufen. Ohne zu wissen, was wo ausgegeben wird, können Unternehmen mit dem Aufbau einer umfassenden Spend Management-Strategie nicht einmal beginnen.
Um eine Vorstellung von dem Ausmaß des Problems zu vermitteln, untersuchte die Umfrage, in welchen Kategorien die größten Ausgaben anfallen. Am höchsten lagen sie bei Marketing und Betriebsanlagenverwaltung, die 18 Prozent der Einkaufsleiter an die Spitze der Ausgabenliste setzten. Marketing wurde jedoch auch als der Bereich genannt, über dessen Ausgaben die geringste Kontrolle bestand.
Zu einer Zeit, in der Unternehmen noch immer versuchen, Kosten zu senken und Ausgaben zu minimieren, ist kein Platz für ineffiziente Ausgaben und nicht-vertragskonforme Einkäufe („Maverick Buying“). Die Einkaufsabteilung steht direkt in der Schusslinie, denn europäische Unternehmen möchten die Kosten um durchschnittlich 8,3 Prozent senken. Ohne vollständige Kontrolle über die Unternehmensausgaben wissen Einkaufsleiter jedoch nicht, wo Unwirtschaftlichkeiten entstehen und wie sie behoben werden können.
Zwei der größten Probleme der Einkaufsleiter bei der Ausgabenkontrolle sitzen an beiden Enden der Beschaffung-Bezahlung-Kette: Zugriff auf und Analyse von Einkaufsdaten sowie Bewertung der Lieferantenleistung. Wenn man diese beiden Bereiche verwalten kann, so besitzt man die Informationen, die zu Leistungsverbesserungen und Kosteneinsparungen beitragen können. Bei den meisten Unternehmen besteht das Problem darin, dass der Informationskreislauf, der eine effizientere Konsolidierung der Einkäufe ermöglichen und zu einer Verkleinerung der Lieferantenlisten beitragen sollte, nicht aufgebaut wurde.
Wie können Unternehmen also Licht in die schwarzen Löcher bei Ausgaben bringen? Zuerst muss das Problem deutlich gemacht werden. Verstecken wird zu keiner Lösung führen. Die gute Nachricht ist, dass die Unternehmen, die Projekte vorantreiben, bereits eine überdurchschnittliche Transparenz in der jeweiligen Kategorie aufweisen.
Als erster Schritt muss sichergestellt werden, dass alle Einkaufsinformationen im Beschaffungssystem erfasst werden. Dies bedeutet, dass ihre ERP- und Supply Chain Management-Systeme so viele Informationen über die Unternehmensausgaben zuführen müssen wie möglich.
Befinden sich die Informationen einmal im System, sind sie so lange wertlos, wie sie nicht verwendet werden. Dazu müssen Anwendungen für Analyse und strategische Beschaffung zur Auswertung der Zahlen eingesetzt und anhand der Ergebnisse Lieferantenverträge nachverhandelt werden. Dies führt zwar zu taktischen Einsparungen, bietet jedoch keine strategische, langfristige Lösung.
Für die Verwaltung der Ausgaben müssen die Firmen eine unternehmensweite Strategie verfolgen, um nicht-vertragskonforme Ausgaben zu senken und sicherzustellen, dass jeder Vertrag ordnungsgemäß erfüllt wird. Nur durch die Entwicklung eines in sich geschlossenen Ansatzes für das Spend Management – von der Analyse der Einkaufsausgaben über strategische Beschaffung, Einkauf und Management der Lieferantenbeziehungen bis hin zu Fakturierung und Bezahlung – lassen sich Kosteneinsparungen erzielen und schwarze Löcher vollständig eliminieren.
Im idealen Szenario ist der Einkaufsleiter gegenüber der Unternehmensleitung verantwortlich. In vier der fünf untersuchten Leistungskategorien werden die Einkaufssysteme als effizienter beurteilt, wenn der Einkaufsleiter direkt der Unternehmensführung unterstellt ist. Dies hat sich für die Verbesserung von Transparenz, Kontrolle und Beschaffungsleistung als entscheidend erwiesen.
Da Kosteneinsparungen nach wie vor die Schlagzeilen füllen und die Aufmerksamkeit der Unternehmensführungen auf sich ziehen, können die Unternehmen dieses Thema nicht ignorieren. Unternehmen, die im Blick der Öffentlichkeit stehen, wie Telefonica, British Airways, Unilever, Airbus und Aventis, haben Spend Management-Initiativen bereits zu einem allgemein bekannten Bestandteil ihrer Unternehmensstrategien gemacht. Mit Hilfe der Beschaffung bringen sie Licht in die schwarzen Löcher bei Ausgaben und bieten durch geplante und messbare Kosteneinsparungen echten Shareholder Value.
European Spend Agenda 2004
Primäres Ziel der Umfrage war es zu ermitteln, warum Einsparungsziele in Unternehmen nicht erreicht werden.
Europäische Unternehmen geben „schwarze Löcher“ bei Ausgaben zu
+ Keine Kontrolle – Über 50 Prozent der Einkaufsleiter geben zu, dass sie nur geringfügige Kontrolle über Unternehmensausgaben besitzen.
+ „Schwarze Löcher“ bei Ausgaben – Beratungsdienstleistungen (52 Prozent), Geschäftsreisen (50 Prozent) und IT (52 Prozent) werden als die undurchsichtigsten Ausgabenbereiche im Unternehmen genannt.
+ Ein weiterer Problembereich: die Direktbeschaffung – 40 Prozent der Einkaufsleiter geben zu, nur geringfügige Kontrolle über direkte Waren und Rohstoffe, d.h. die Rohmaterialien für ihre Produkte und die Artikel, die normalerweise mit Warenwirtschafts- und Supply Change Management Systemen verwaltet werden, zu besitzen.
+ Kein Handeln trotz Problemerkennung – 52 Prozent der Unternehmen geben zu, dass es keine Projekte gibt, um diese für das Spend Management zentralen Bereiche besser zu kontrollieren. Dabei sehen 72 Prozent dafür eine entsprechende Notwendigkeit.
Gesteigertes Einkaufsvolumen von Dienstleistungen verursacht vermehrte Ausgabenprobleme
+ Schwierigkeiten mit Dienstleistungen – Über 50 Prozent der Einkaufsleiter geben zu, dass Dienstleistungsverträge schwieriger zu handhaben sind als andere Vertragsarten.
+ Ausgaben bei Dienstleistungen lassen sich nur schätzen – Einkaufsleiter können nur schätzen, dass ihre Unternehmen ca. 15 Prozent des Budgets für Dienstleistungen ausgeben. Für zuverlässige Zahlenangaben fehlt in diesen Bereichen die notwendige Transparenz und Kontrolle.
+ Die „schwarze Magie“ im Marketing – Insgesamt wird Marketing als der Bereich bezeichnet, in dem die geringste Ausgabenkontrolle besteht, dicht gefolgt von Beratungsdienstleistungen und Geschäftsreisen.
+ Komplexität und Lieferantenbewertung verursachen Probleme – Die größte Herausforderung beim Dienstleistungseinkauf besteht in der Komplexität und Variabilität der Preise (36 Prozent) sowie in der Bewertung der Lieferantenleistung (34 Prozent)
Lieferanten werden gedrückt, da Unternehmen mit schnellen Gewinnen Kosteneinsparungen erzielen möchten
+ Preise unverändert – Fast 80 Prozent der Unternehmen geben an, dass die Preise der von ihnen eingekauften Waren und Dienstleistungen in den letzten 12 Monaten gleich geblieben oder zurückgegangen sind.
+ Kürzere Verträge – Die Vertragslaufzeiten werden aufgrund des Preisdrucks kürzer – 28 Prozent haben Verträge von weniger als einem Jahr (die größte Gruppe liegt bei 12-24 Monaten). Als ideale Vertragsdauer für europäische Unternehmen werden 6-12 Monate genannt (52 Prozent Zustimmung).
+ Schnelle Gewinne – Jedes dritte Unternehmen glaubt, dass der Hauptvorteil einer kürzeren Vertragsdauer darin liegt, „niedrige Marktpreise auszunutzen“. Weitere 30 Prozent sind der Meinung, sie fördere den Wettbewerb unter den Lieferanten.
+ Druck kommt nicht vom Einkauf, sondern vom Unternehmen – Trotz der möglichen Kosteneinsparungen und des Bedürfnisses nach kürzeren Vertragslaufzeiten geben 70 Prozent an, keine Kürzung der Vertragsdauer geplant zu haben. Vielleicht werden so die Prozessprobleme bei Vertragsverwaltung und erhöhter Arbeitsauslastung angedeutet.
Einsparungsziele werden verfehlt, da die geringe Einflussnahme der Einkaufsabteilungen einen Mangel an Transparenz bedeutet
Zu wenig Einflussnahme und Kontrolle führen zu Zielverfehlungen – 42 Prozent der Einkaufsleiter glauben, dass die Erwartungen der Unternehmensleitung nicht erfüllt werden, weil sie keine vollständige Kontrolle über die Unternehmensausgaben besitzen. Sie (28 Prozent) weisen auch auf weit verbreitetes „Rogue Purchasing“ (nicht vertragskonformes Einkaufen) sowie auf die zunehmende Komplexität der Einkaufstätigkeit (26 Prozent) in ihrem gesamten Unternehmen hin.
+ Mehr Transparenz und Kontrolle – In vier von fünf untersuchten Leistungskategorien gelten die Einkaufssysteme dann als effizienter, wenn der Einkaufsleiter direkt an die Unternehmensführung berichtet.
+ Ohne Einflussnahme keine Auswirkungen – Nur 51 Prozent der Einkaufsleiter sind direkt der Unternehmensführung unterstellt. Dies zeigt, dass der Einfluss des Einkaufs auf die Unternehmensführung sich nicht weiter verbessert hat.
+ Keine Basis für Verbesserungen – 56 Prozent der Unternehmen sind der Meinung, dass sie durch eine bessere Analyse der Einkaufsdaten effizienter arbeiten könnten.
+ Die Spreu vom Weizen trennen – 50 Prozent denken, dass das Supplier-Performance-Management in ihrem Unternehmen optimiert werden muß.
+ Probleme bei der Beschaffung- Auch der Bereich der Lieferantenbeschaffung wird von 42 Prozent der Unternehmen als uneffizient angesehen.
+ Der Schlüssel liegt in der Beschaffung – Mit 24 Prozent Zustimmung werden im Bereich Beschaffung die größten Einsparpotentiale gesehen. 38 Prozent geben an, dass sie auch in diesem Bereich Projekte durchführen, um diese Einsparungen auch zu realisieren.
European Spend Agenda 2003
Ziel der Umfrage war es zu ermitteln, ob Unternehmen ihre Ausgabenpläne im zweiten Jahr eines Konjunkturrückgangs geändert haben und ob Spend Management-Projekte umgesetzt wurden.
1. Der Druck auf die europäische Wirtschaft steigt weiterhin und zwingt jeden zu Einsparungen.
+ 55 Prozent der Unternehmen in Europa geben an, dass sie aufgrund des Konjunkturrückgangs weniger Waren und Dienstleistungen einkaufen.
+ Im Durchschnitt wurden die Ausgaben um 10 – 12 Prozent gekürzt.
+ Im Gegensatz zu 50 Prozent vor einem Jahr versuchen heute 87 Prozent der Unternehmen, den Stückpreis der von ihnen eingekauften Waren senken.
2. Die Unternehmen „feilschen“ weiterhin um Kosten. Großbritannien sucht durch härtere Verhandlungen und strengere Vertragskostenreduzierungen nach dem besten Geschäft.
+ Die durchschnittlich angestrebte Reduzierung der Stückpreise liegt bei 8,3 Prozent (im Vergleich zu 10 Prozent im Jahr davor).
+ Die höchsten Kosteneinsparungsziele bestehen in Großbritannien mit 9,7 Prozent, die niedrigsten in Frankreich mit 6,7 Prozent.
3. Europäische Unternehmen verhalten sich bei Kosteneinsparungen strategischer.
+ 64 Prozent der europäischen Unternehmen haben sich konkrete Ziele gesetzt, um den Einkauf im kommenden Jahr effizienter zu gestalten (57 Prozent besaßen letztes Jahr keine Ziele).
4. Britische Unternehmen neigen zu „Panikeinsparungen“ durch: wild nach Einsparungen suchen, aber nur wenige konkrete Ziele aufführen.
+ 64 Prozent der britischen Unternehmen – das ist erheblich mehr als im übrigen Europa – haben keine konkreten Ziele für Kosteneinsparungen aufgestellt.
+ 49 Prozent aller Unternehmen glauben, dass die Vertragseinhaltung ein wesentlicher Punkt bei der Kosteneinsparung darstellt.
5. Der Einkauf hat zur Realisierung dieser Einsparungen die Internettechnologie entdeckt.
+ 67 Prozent geben an, dass die Internettechnologie beim Erreichen dieser Kosteneinsparungen eine Rolle spielt.
+ 39 Prozent der Unternehmen geben an, ein elektronisches Einkaufssystem zu verwenden.
+ 94 Prozent sehen das Internet als Schlüssel, gefolgt von Deutschland (70 Prozent), Italien (64 Prozent), den Beneluxländern (52 Prozent) und Frankreich (44 Prozent).
6. Für Lieferanten scheint 2003 noch härter zu werden, da Unternehmen ihre Lieferantenlisten kürzen und erhebliche Vertragseinsparungen erzielen möchten.
+ 69 Prozent der Unternehmen planen eine Reduzierung ihrer Lieferantenbasis (84 Prozent in Großbritannien).
+ Im Durchschnitt entfallen 58,3 Prozent der Ausgaben europäischer Unternehmen auf Vertragslieferanten.
+ 53 Prozent der Unternehmen geben an, das Lieferanten nach ausgehandelten Verträgen liefern (ein Rückgang gegenüber dem Vorjahr).
7. Die Stellung des Einkaufs in der Unternehmensführung ist noch in der Entwicklung begriffen.
+ 48 Prozent der Einkaufsleiter sind direkt der Unternehmensführung unterstellt (im Gegensatz zu 53 Prozent im Vorjahr).
European Spend Agenda 2002
Ziel der Umfrage war es, die Unternehmensausgabenpläne für das Jahr 2002, in dem ein weltweiter Konjunkturrückgang begann zu ermitteln
1. Europa „feilscht“ sich durch den wirtschaftlichen Abschwung – Unternehmen versuchen aufgrund des erhöhten Drucks auf die europäische Wirtschaft, härter zu verhandeln.
+ 55 Prozent der europäischen Unternehmen haben ihre Ausgaben entweder bereits gekürzt oder planen eine Ausgabenkürzung im ersten Quartal 2002. Dies beweist, dass die Kürzung der Endkosten nun eine wichtige Priorität besitzt.
+ Die Unternehmen, in denen Ziele für Kosteneinsparungen existieren, zielen auf eine durchschnittliche Kürzung der Unternehmensausgaben von 10 Prozent ab (insgesamt durchschnittlich 30 Millionen Euro).
+ Von den Unternehmen, die Verträge neu aushandeln, haben 72 Prozent die Verträge mit Lieferanten in den letzten drei Monaten neu ausgehandelt.
2. Obwohl eine deutliche Konzentration auf die Senkung von Stückpreisen vorhanden ist, fehlt noch immer eine klare Strategie für die unternehmensweite Verwaltung von Ausgaben.
+ 48 Prozent der Befragten sind direkt der Unternehmensleitung unterstellt. Die deutet auf eine stärkere Gewichtung der Funktion in Zeiten wirtschaftlicher Schwierigkeiten hin.
+ 98 Prozent der Teilnehmer geben an, dass ihr Ziel sei, den Einkauf effizienter zu gestalten. Sie möchten die Kosten um 10 Prozent senken, doch besitzen 57 Prozent kein konkretes Ziel für eine erhöhte Wirtschaftlichkeit.
3. Großbritannien scheint sich auf unternehmensweite Kosteneinsparungen zu konzentrieren, Deutschland ist stärker strategisch ausgerichtet, und Frankreich hat das Potenzial in der Verbesserung des unternehmensweiten Spend Management anscheinend weit weniger erkannt.
+ Großbritannien geht bei der Kostensenkung aggressiver vor. 65 Prozent der britischen Teilnehmer geben an, dass die Ausgaben reduziert worden seien. In Frankreich sind es 55 Prozent, in Deutschland 45 Prozent.
