Digitale Belegarchive vereinfachen Steuerberatern und Unternehmern die Arbeit: Alle Belege der Mandanten werden gescannt und so für die Ewigkeit erhalten – für den Zugriff von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit.
Papier ist geduldig, weiß der Volksmund. Aber genauso begrenzt ist auch seine Lebenszeit und Nutzungsdauer – denn im Laufe der Zeit bleicht die Schrift aus, es wird trocken und rissig. Kurzum: Irgendwann ist in aller Regel kaum noch zu erkennen, was einmal auf einem Blatt gestanden haben mag. Das gilt vor allem für Belege und Quittungen. Diese werden auf konventionelles Thermopapier gedruckt, und das hat eine Halbwertszeit von wenigen Jahren. Nun mag manch einer denken: „Gut, nach einigen Jahren interessieren mich meine Belege ohnehin nicht mehr, sollen sie ruhig ausbleichen.“ Aber natürlich gibt es Quittungen und Belege, die die Jahre überdauern und ständig verfügbar sein müssen. Deshalb hat die begrenzte Haltbarkeit des herkömmlichen Thermopapiers zur Folge, dass diese Papierbelege nicht mehr lesbar sind und damit für die Archivierung wertlos werden. Das ist besonders für buchhalterische und steuerliche Belange ein echter Nachteil – denn aufgrunde der kurzen Lebenszeit kann man nach einer gewissen Zeit möglicherweise wichtige Informationen nicht mehr aus seinem Belegwesen ermitteln. Ganz davon abgesehen, dass es selbstverständlich auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt: Unternehmen müssen Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahren.
Deshalb bietet sich ein digitales Belegarchiv an, in dem alle Belege dauerhaft für den Zugriff hinterlegt werden. Als digitale Kopien unterliegen sie ja schließlich nicht den Alterserscheinungen von Papierkopien – aber natürlich muss ein solches System besondere Anforderungen erfüllen, denn „einfach mal eben“ kann wohl kaum ein Unternehmen, und schon gar kein kleineres oder mittelständisches, sein Belegwesen digitalisieren.
In der Hauptsache muss ein solches digitales Belegarchiv natürlich automatisiert in der Lage sein, die Belege zu erfassen. Das manuelle Scannen und Hochladen würde viel zu viele Kapazitäten binden und die Erfassung sehr teuer und damit letztlich ineffizient machen. Dabei geht es ja gerade um eine Effizienzsteigerung bei der Digitalisierung. Lesbarkeit und dauerhafter Zugriff durch Mandanten und Berater dürfen nicht zu Lasten der Erträge gehen.
Doch was heißt das genau, dauerhafter Zugriff? Ein solches System muss in der Lage sein, den weltweiten und zeitlich unabhängigen Zugriff auf alle Belege zu gewährleisten. Damit werden auch bei kurzfristigen Fragen zu beispielsweise älteren Quittungen keine Anrufe beim Steuerberater oder in der Buchhaltung nötig. Egal ob der Nutzer auf der eigenen Couch sitzt oder sich auf Geschäftsreise in Australien befindet: Das professionell programmierte Belegarchiv des Steuerberaters ist immer verfügbar, nur eine Internetverbindung auf Smartphone, Tablet oder Computer ist notwendig.
Ebenso wichtig ist die einfache Handhabung. Die Suche sollte funktionieren wie bei Google, und die Suchfunktion sich über alle Belege erstrecken – jeder Text muss gesucht werden. Zudem müssen alle Belege als PDF hinterlegt sein. Dieses Format kann schließlich jeder verwenden und leicht per E-Mail versenden.
Probleme mit dem Datenschutz sind bei einem guten System ausgeschlossen. Es sollte durch zahlreiche Mechanismen vor unbefugtem Zugriff geschützt und so programmiert sein, dass die Angestellten eines Unternehmens eingeschränkte Zugriffsrechte erhalten können und damit nur Einsicht in die Belege bekommen, die sie wirklich sehen sollen.
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Burkhard Küpper ist geschäftsführender Gesellschafter der auf gewerbliche Mandate spezialisierten Steuerberatungsgesellschaft Albers mbH aus Düsseldorf (www.steuerberatung-albers.de). Die Gesellschaft begleitet kleine und mittelständische Unternehmen aus ganz Deutschland bei allen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen, besitzt besondere Kompetenzen in der Beratung von Schuheinzelhändlern, Raumausstattern und Druckereien und hat vor einigen Jahren das erste digitale Belegarchiv in der deutschen Steuerberatung entwickelt, das einen weltweiten, umfassenden Zugriff auf alle Dokumente ermöglicht.
