Unternehmen mit elektronischen Kassen sind gewohnt, dass sich die Welt für sie aus rechtlicher Sicht regelmäßig ändert. Seit Jahresanfang sind ausschließlich Kassensysteme zu verwenden, die durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden.
Handel, Gastronomie, Freizeiteinrichtungen, Cash & Carry, Tankstellen und, und, und: Zahlreiche Unternehmen in Deutschland sind für die Aufzeichnung von Zahlungsvorgängen auf ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem angewiesen. Zugleich sind diese Unternehmen gewohnt, dass sich die Welt für sie aus rechtlicher Sicht regelmäßig ändert. Seit 2017 beispielsweise gelten neue Vorschriften für den Einsatz elektronischer Kassen, um den Behörden den Datenzugriff zu erleichtern. Stichwort dafür ist GobD – „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dadurch müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme gespeichert und mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und dürfen nicht veränderbar sein. Ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Endsummen-Bons (Z-Bons) auf Papier ist nicht ausreichend.
Seit Anfang 2020 gelten zusätzliche Regeln. Seither sind ausschließlich Kassensysteme zu verwenden, die durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Das elektronische Aufzeichnungssystem muss gewährleisten, dass für jede Transaktion der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns, eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, die Art des Vorgangs (zum Beispiel Storno, Rechnung etc.), die Daten des Vorgangs, die Zahlungsart (bar oder unbar), der Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs, ein Prüfwert und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems protokolliert werden.
Finanzamt will System wissen
Zudem müssen Unternehmen innerhalb eines Monats nach Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck den Namen, die Steuernummer, die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems mitteilen. Ist das elektronische Aufzeichnungssystem vor dem 1. Januar 2020 angeschafft worden, sind die Meldungen bis zum 31. Januar 2020 gegenüber dem Finanzamt vorzunehmen.
Eine Erleichterung indes gibt es für Unternehmen, die ihre Kasse schon länger in Betrieb haben. Haben diese nach dem 25. November 2010, aber vor dem 1. Januar 2020 eine Registrierkasse angeschafft, die den Anforderungen der sogenannten Zweiten Kassenrichtlinie (wozu unter anderem die GoBD-Konformität durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ gehört) entspricht und die bauartbedingt nicht aufrüstbar ist, darf diese Registrierkasse bis zum 31. Dezember 2022 weiterverwendet werden. Und nutzen Unternehmen bislang überhaupt kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern arbeiten sie stattdessen mit einer offenen Ladenkasse, sind sie auch nach dem 31. Dezember 2019 nicht verpflichtet, sich ein elektronisches Aufzeichnungssystem anzuschaffen.
Pflicht zur Ausgabe von Belegen
Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen führte auch die Pflicht zur Ausgabe von Belegen zum 1. Januar 2020 ein. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. Das Erstellen des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen. Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist zwar nicht bußgeldbewehrt. Er könnte aber als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde.
Das Thema „elektronische Kasse“ dürfen Unternehmen nicht als Beiwerk im alltäglichen steuerlichen Handling ansehen. Es bestehen weitreichende Risiken und Sanktionen für einen fahrlässigen Umgang mit der Kasse. Kann ein Betriebsprüfer beispielsweise die Daten der Kassen nicht wie im Gesetz gefordert auslesen, kann das Finanzamt allein aufgrund dieses „formellen“ Fehlers nach Ermessen Umsätze hinzuschätzen, auch wenn tatsächlich kein „materieller“ Fehler vorliegt. Dies führt letztendlich zu Steuernachzahlungen bei der Umsatzsteuer und Einkommen- oder Körperschaftsteuer sowie Gewerbesteuer. Zudem hat der Gesetzgeber Verstöße gegen die neueingeführten Pflichten in den Ordnungswidrigkeitentatbestand § 379 AO (Abgabenordnung) unter dem Stichwort „Steuergefährdung“ aufgenommen. Dass die Behörden dabei nicht zu Späßen aufgelegt sind, versteht sich von selbst. Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen.
