Geschützt zusammenarbeiten an dezentralen Arbeitsplätzen
Die überstürzte Einrichtung von dezentralen Arbeitsplätzen im Zuge der Covid-19-Pandemie hat vielerorts zu einer mangelhaften Sicherheitslage geführt. Darüber hinaus müssen Unternehmen auch auf die Einhaltung von Datenschutzregeln und die Privatsphäre ihrer Mitarbeitenden achten.
Die Corona-Pandemie hat geschafft, was jahrelange Bemühungen vergeblich versucht haben: Ein großer Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Unternehmen ist ins Homeoffice umgezogen. Remote Work ist der neue Normalzustand. Vielleicht bleibt er es auch hier und da? Das bringt viele Vorteile mit sich, birgt aber auch Gefahren!
Licht und Schatten beim dezentralen Arbeiten
Viele KMUs haben die rasante Umstellung auf dezentrales Arbeiten gemeistert und stellen nun fest: Es lohnt sich. Zum einen lassen sich damit Kosten sparen, zum anderen steigt im Homeoffice Studien zufolge die Produktivität um bis zu 13 Prozent. Es zeichnet sich als Trend ab, dass der dezentrale Arbeitsplatz bleibt, auch wenn die Pandemie eines Tages verschwunden sein wird. Unternehmen sollten deshalb bereits heute über Tools und Strategien nachdenken, um dies nachhaltig und sicher umsetzen zu können. Als zentrale Kommunikationsplattform bietet sich dabei Microsoft Teams an.
Eine Transformation der Arbeitsplätze ist insbesondere für kleine Unternehmen, die über keinerlei Erfahrungen mit Mitarbeitenden im Homeoffice verfügen, eine (nicht geringe) Herausforderung. Gleichzeitig geht es darum, die Sicherheit im Auge zu behalten, denn auch dezentrale Endpunkte und IT-Ressourcen müssen zuverlässig geschützt werden. Hacker machen in der Coronakrise keine Pause. Ganz im Gegenteil, das Homeoffice eröffnet ihnen neue Chancen. Ein erfahrener Partner wie das IT-Systemhaus Celos mit Sitz in Ulm, der sich auf Sicherheit am modernen Arbeitsplatz fokussiert, kann dabei hilfreich zur Seite stehen.
Sicherheit im Homeoffice gewährleisten
Für viele Unternehmen, die sich für die Umstellung auf dezentrales Arbeiten entschieden haben, geht es zunächst darum, sicherzustellen, dass die Angestellten überhaupt Zugang zu den notwendigen Tools und Daten sowie eine vernünftige Internetanbindung erhalten. Damit die Produktivität nicht leidet, muss möglichst schnell eine reibungslose Kollaboration gewährleistet werden. Doch zugleich oder spätestens kurz danach wartet die nächste Aufgabe – für Sicherheit sorgen. Denn für Mitarbeitende am dezentralen Arbeitsplatz hat es zunächst Priorität, die Arbeit trotz zunächst ungewohntem Umfeld gut zu bewältigen. Umständliche Sicherheitsvorkehrungen sind dabei eher hinderlich. Ohne VPN gelangt man womöglich schneller an die benötigten Daten und so mancher unbedacht genutzte Cloud-Service steht womöglich auf der schwarzen Liste der IT-Abteilung.
Dazu gesellt sich eine Schatten-IT, wenn Mitarbeiter private Rechner nutzen und eigenständig Software herunterladen und so Löcher in das Sicherheitsnetz schneiden. Im schlimmsten Fall legt ein Hacker-Angriff das ganze Unternehmen lahm. Firewall und VPN helfen nur bedingt. Vielmehr sind neue Technologien und entsprechende Knowhow notwendig, um Unternehmen zu schützen. Deshalb ist es ratsam, an dieser Stelle einen Partner mit an Bord zu holen, der genau weiß, wie man diese Herausforderungen meistert. Mit den richtigen Tools und Techniken lassen sich die Sicherheitsrichtlinien auf allen Rechnern sowie bei allen Angestellten verfolgen und durchzusetzen. Celos hilft dabei!
Sicher zusammenarbeiten mit Microsoft Teams
Dezentrale Arbeitsplätze mit einer verstreut arbeitenden Belegschaft erfordern eine robuste Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Das ist Microsoft Teams, Bestandteil der Microsoft 365 Pläne. Die Dienstleistungen von Celos rund um Microsoft Teams sind vielfältig: Von der grundlegenden Einrichtung als Chat-Plattform, zum Teilen und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und der Integration von OneNote bis hin zur kompletten Telefonie über Microsoft Teams gibt es keine Grenzen. Teams ermöglicht es, die Prozesse des Kunden zu analysieren und die tägliche Arbeit oder beispielsweise das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern, um mit Volldampf in das neue Zeitalter des dezentralen Arbeitens durchzustarten.
Use Case: Arbeiten in/mit Teams
Beim Celos-Kunden IBS Technics im schwäbischen Thierhaupten wurde der Wunsch laut, gemeinsam mit dem IT-Systemhaus an der internen Prozessoptimierung und der Einführung eines neuen ERP-Systems zu arbeiten. Um niemanden mit der Informationsdichte zu erschlagen, wurden meilenstein-spezifische Teams gebildet. Ein allgemeines Team organisierte den Projektplan und machte die Fortschritte für alle ersichtlich. Dazu kamen mehrere Teams für Meilensteine und To-Dos – die Abteilung Einkauf erledigte die Übernahme von Artikeln in die neue Warenwirtschaft. Die Abteilung Geschäftsleitung beschäftigte sich mit Reporting und Controlling, und im Team Produktion ging es um die Dokumentenablage. Ein weiteres Team beschäftigte sich mit dem Aufbau der neuen Webseite. Nach Abschluss eines Meilensteins wurde dieser als erledigt markiert und die daraus entstandenen Daten archiviert. So kommt man Schritt für Schritt gemeinsam zum Erfolg. Geschäftsführer Rüdiger Voigt von IBS Technics hebt die Zusammenarbeit mit Celos hervor und formuliert: „Wer allein arbeitet, addiert. Wer zusammenarbeitet, multipliziert.“
