Immer mehr Papierrechnungen werden von elektronischen Rechnungen abgelöst. Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen verwenden. Daher sollten Firmen jeder Größe und Branche nun Maßnahmen ergreifen, um elektronische Rechnungen zu erstellen und zu erhalten.
Was bedeutet das Gesetz und warum ist es wichtig, sich frühzeitig darauf vorzubereiten? Wir beantworten diese Fragen im vorliegenden Beitrag!
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen spielen eine bedeutende Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsabläufen. Dadurch werden bürokratische Prozesse vereinfacht und die digitale Archivierung wird vereinfacht. Außerdem ist es möglich, sie preiswert zu versenden, sicher zu verschlüsseln und automatisch sowie transparent zu verwalten.
E-Rechnungen sind gemäß der Bundesdefinition für elektronische Rechnungen dadurch gekennzeichnet, dass sie elektronisch und automatisiert verschickt, empfangen und weiterverarbeitet werden.
Außerdem müssen sie mit der Norm EN 16931 und der EU-Richtlinie (2014/55/EU) übereinstimmen und ein strukturiertes elektronisches Format nutzen. Zu den akzeptierten Formaten gehören die XRechnung und die ZuGFeRD-Rechnung. PDF-Rechnungen gelten als nicht übereinstimmend.
Elektronische Rechnungspflicht in Deutschland: Die wichtigsten Termine
Im März 2024 wurden vom Bundesrat im Zuge des Wachstumschancengesetzes viele Änderungen an den Rechtsvorschriften beschlossen. Die obligatorische Umstellung von Unternehmen auf die Norm EN 16391 für den Empfang und Versand von Rechnungen im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen, stellt eine dieser Veränderungen dar.
Diese Termine zur Pflicht der E-Rechnung müssen Sie kennen:
Ab 01. Januar 2025
- Der Empfang von elektronischen Rechnungen gemäß EU-Standard EN16931* wird für alle deutschen B2B-Unternehmen obligatorisch
- D.h. Daten müssen gemäß EN16931 extrahiert werden können
- Gültige Formate: XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT nach CEN-Norm
- Ausnahmen bestehen in Rechnungen von < 250€ gemäß §33 UsTDV
- Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen
Übergangsregelungen bis 31. Dezember 2026
- Sonstige Rechnungen (Papier/PDF) sowie E-Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen, können weiterhin übermittelt werden
- ABER: Die Priorität der Papier-/PDF-Rechnung entfällt
- d.h. Empfänger müssen dem Erhalt von E-Rechnungen nach EU-Standard nicht mehr zustimmen
- d.h. Empfänger müssen dem Empfang anderer elektronischer sowie sonstiger Formate zustimmen
Übergangsregelungen vom 01. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027
- Die genannten Übergangsregelungen gelten nur noch für rechnungsstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von < 800.000€
- EDI-Verfahren, die von den neuen Formatvorgaben abweichen, dürfen bis dahin noch genutzt werden
Was bedeutet diese Umstellung für Unternehmerinnen und Unternehmer?
Der Übergang zur E-Rechnung ist für Firmen, die ihre Abläufe bereits digitalisiert haben, nicht mehr sehr umfangreich. Für andere Firmen stellt die Einführung jedoch zunächst eine Neugestaltung der üblichen Abläufe dar und erfordert Zeit und Geld. Trotzdem sollte man die E-Rechnung als eine Möglichkeit betrachten.
Beim Versand von Rechnungen sparen sich nicht nur die Kosten für Papier und Porto, sondern auch die Option der automatisierten Weiterverarbeitung, etwa bei der Zahlung und Verbuchung von Eingangsrechnungen, führt zu einem deutlichen Effizienzgewinn.
Warum sollten Unternehmen frühzeitig handeln?
Bei diesem Thema herrscht große Dringlichkeit. Wieso?
Die XRechnung und die ZuGFeRD-Rechnung sind, wie schon gesagt, die bislang akzeptierten Formate.
Allerdings stellen die Mitarbeitenden mit der X-Rechnung, die als XML-Datei vorliegt und kaum lesbar ist, große Herausforderungen.
Unternehmen müssen ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, X-Rechnungen rasch und für den täglichen Gebrauch geeignet zu bearbeiten. Sonst besteht die Möglichkeit, dass sich die Abläufe so stark verzögern, dass nicht nur Skonti verloren geht, sondern auch die Zahl der Mahnungen signifikant steigt.
Möglicherweise hat dies negative Auswirkungen auf die Bewertung eines Unternehmens in Bezug auf Kunden, Investoren oder Banken.
Es gibt auch das ZUGFeRD-Format als Option. Im Hintergrund der PDF-Datei befinden sich ein lesbares Belegbild und die XML-Daten in diesem Format. Es kann davon ausgegangen werden, dass die Unternehmen elektronische Rechnungen mit integriertem Belegbild stärker annehmen.
Darüber hinaus bieten moderne DMS/ECM-Systeme wie Amagno den Mitarbeitenden eine Vorschau auf die XML-Dateien. Dies zielt darauf ab, digitale Stempel und Anmerkungen für reibungslose Rechnungsprozesse zu verwenden.
Die E-Rechnungspflicht kommt jedoch nicht nur mit einer Reihe von Anforderungen, sondern auch mit bedeutenden Vorteilen.
- Korrekte Rechnungstellung: Eine korrekte Rechnungstellung ist wichtig, damit der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht gefährdet wird und mögliche Strafzinsen des Ausstellers an das Finanzamt vermieden werden.
- Zeit für Anpassungen nutzen: Frühzeitiges Handeln gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme zu testen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, ohne unter Zeitdruck zu stehen.
- Wettbewerbsvorteile sichern: Die frühzeitige Implementierung trägt dazu bei, dass Unternehmen auch im Bereich des Rechnungswesens schneller von den Vorteilen einer umfassenden Digitalisierung profitieren.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung. Durch die beschleunigte Rechnungsverarbeitung können Zahlungen schneller abgewickelt werden und somit die Liquidität von Unternehmen verbessert werden.
- Kosteneinsparungen: Weniger Papierverbrauch und Portokosten sparen Geld. Unternehmen können durch die Umstellung auf E-Rechnungen laut aktuellen Studien 60 bis 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einsparen.
- Nachhaltigkeit: Digitalisierte Rechnungsabwicklung führt zu einem geringeren Papierverbrauch und reduziert den CO2-Fußabdruck.
- Transparenz und Compliance: Elektronische Rechnungen sind einfacher zu verfolgen und zu archivieren, was die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen erhöht und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.
Fazit
Viele Unternehmen müssen ab 2025 auf elektronische Rechnungen umsteigen. Dies bringt viele Vorteile mit sich, unter anderem eine Steigerung der Effizienz, Kosteneinsparungen und eine höhere Nachhaltigkeit.
Unternehmen haben die Möglichkeit, diese Möglichkeiten frühzeitig zu nutzen und sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Daher sollten Sie jetzt die erforderlichen Anpassungen vornehmen, damit Sie den gesetzlichen Vorgaben gerecht werden und die Vorzüge der Digitalisierung im Rechnungswesen nutzen können.
Autor
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.
