Nicht nur nach außen denken, sondern auch nach Innen: Mailings innerhalb eines Unternehmens sollten ebenso professionell gestaltet werden wie die Kommunikation mit den Kunden. Anlässe sind beispielsweise Pressespiegel, Personalmeldungen, Mitarbeiterrabatte, Mitarbeiterbefragungen oder Hinweise zu Störungen und Wartungsarbeiten sowie allgemeine Infos zum Unternehmen. Der Dialogmarketing-Anbieter artegic aus Bonn rät dazu statt beim Versand auf Outlook-Serienbriefe, besser auf eine E-Mail Marketing Software zu setzen und liefert gleich fünf Gründe für eine professionelle interne Mail-Kommunikation.
1. Internes Employer Branding
Stärkung der Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen, Entwicklung von Mitarbeitern zu Evangelisten des eigenen Unternehmens, Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit – dies sind nur einige Ziele von internem Employer Branding. Der Positionierung der eigenen (Arbeitgeber-)marke gegenüber den Mitarbeitern. Die Wahrnehmung der Marke wird durch jeden Kontakt in der internen Unternehmenskommunikation geprägt, weshalb an die interne Unternehmenskommunikation die gleichen Ansprüche zu stellen sind, wie an die externe Kommunikation. Hochwertig, konsistent und nutzerfreundlich gestaltete HTML-Mailings wirken professionell, aktivieren die Mitarbeiter und zahlen auf die interne Markenbildung ein.
2. Automatisierbarkeit und Individualisierbarkeit
E-Mail Marketing in der internen Unternehmenskommunikation lässt sich individualisieren und automatisieren. Ein Beispiel ist die Kommunikation zu Schulungen. Der Mitarbeiter erhält zunächst eine Einladung zur Schulung per E-Mail. Reagiert er nicht, wird automatisch ein Reminder versendet. Nach Anmeldung erhält der Mitarbeiter sofort die Schulungsunterlagen zugesendet. Es folgen weitere Reminder bis zum Tag der Schulung. Nach der Schulung erhält der Mitarbeiter automatisch eine Mail mit der Bitte um Feedback. Anhand seiner Antworten werden für ihn individuell mögliche Folgeschulungen ermittelt, zu denen er wiederum automatisch eingeladen wird. Der Kreislauf der Kommunikation beginnt von neuem.
3. Zentrale Archivierung
Werden E-Mails in der internen Unternehmenskommunikation über eine zentrale E-Mail Marketing Software versendet, werden diese E-Mails auch zentral über diese Software archiviert, so dass jeder Befugte Zugriff auf alle bereits versendeten E-Mails hat. Es ist nicht mehr nötig, einzeln bei den Absendern anzufragen, die daraufhin den „Versendet“-Ordner ihres E-Mail Clients durchsuchen müssen. Auch bereits benutzte Elemente (z.B. Grafiken) lassen sich so leicht wiederverwenden.
4. Kollaboratives Arbeiten
An vielen E-Mails in der internen Kommunikation sind mehrere Personen beteiligt, die Inhalte beitragen, Feedback geben oder eine E-Mail vor Versand freigeben müssen. Ein Beispiel ist die Kommunikation der Quartalsergebnisse durch den Vorstand. Das Marketing stellt das Layout der E-Mail zur Verfügung, die interne PR erstellt in Abstimmung mit der Assistenz des Vorstands die Inhalte und der Vorstand muss die finale E-Mail freigeben. Anstatt die E-Mail zwischen den einzelnen Personen hin und her zu schicken, was wenig effizient und insbesondere fehleranfällig ist, ermöglicht eine zentrale Software das kollaborative Arbeiten mehrerer Personen an einer E-Mail. Auch Freigabe- und Feedbackprozesse lassen sich in der Software abbilden.
5. Erfolgsmessung
Professionelle E-Mail Marketing Systeme erlauben es, den Erfolg versendeter E-Mails zu messen und in einem umfangreichen Reporting ausgeben zu lassen. Wie viele Mitarbeiter haben die E-Mail geöffnet? Wie viele haben einen integrierten Link geklickt? Wie lange wurde die E-Mail durchschnittlich gelesen? Anhand dieser Zahlen lässt sich beispielsweise erkennen, welche Themen für die Mitarbeiter besonders relevant sind und die Kommunikation kann entsprechend optimiert werden.
