Obwohl eMail für die meisten Unternehmen inzwischen die wichtigste Kommunikationsplattform darstellt, haben bisher nur relativ wenige Unternehmen dieses Medium strikt organisiert. Die meisten Unternehmen orientierten sich bislang beim Aufbau und Betrieb von eMail eher am Telefon denn am traditionellen Schriftverkehr: Das Unternehmen stellt die Infrastruktur bereit, die stabil und kosteneffizient funktionieren muss. Für den Inhalt und die Verwertung der ausgetauschten Nachrichten sind primär die Benutzer zuständig. Deshalb archivieren bisher auch nur relativ wenige Unternehmen die eMails ihrer Mitarbeiter systematisch.
In einer 2004 von SofTrust Consulting durchgeführten Umfrage gaben lediglich 33 Prozent der Unternehmen an, eMails geordnet zu archivieren. 57 Prozent dieser Unternehmen verließen sich bei der Entscheidung über die zu archivierenden eMails zudem noch einzig auf das Urteil ihrer Mitarbeiter.
In 2005 änderte sich dieses Bild. Nahezu jedes größere Unternehmen beschäftigt sich heute mit dem Thema „eMail-Archivierung“. Die Motivation entspringt primär aus fünf Quellen.
1. In eMail-Systemen liegt inzwischen ein erheblicher Teil der geschäftskritischen Informationen (je nach Untersuchung ist von 35 bis 75 Prozent die Rede). Um diese Informationen nicht zu verlieren sollen die jeweiligen eMails/Anhänge aufbewahrt werden.
2. eMail-Server sind aufgrund der explosiv gewachsenen Mail-Boxgrößen zunehmend technisch nicht mehr verwaltbar. Die Systeme werden instabiler, die für Datensicherung bereitstehende Zeit reicht nicht mehr aus, um die Datenmengen zuverlässig zu sichern. Deshalb sollen die eMail-Systeme durch die Auslagerung von eMails in spezielle Archivierungssysteme entlastet werden.
3. Die IT-Abteilungen wollen den erheblichen Aufwand der ihnen durch die Wiederherstellung fälschlicherweise oder zu früh gelöschter eMails entsteht reduzieren. Anstatt die Daten durch einen IT-Spezialisten aufwändig aus Backup-Datenbeständen wiederherstellen zu lassen, sollen die Anwendern selbst eine Zugriffsmöglichkeit auf ältere eMail-Kopien erhalten.
4. Die Verwaltung und Speicherung von eMail-Daten in eMail-Systemen ist vergleichsweise teuer. Durch Verlagerung von älteren eMails auf kostengünstigere Langzeitspeicher können Kosten gespart werden. Der ROI liegt meist in Bereich weniger Monate.
5. Die rechtliche Situation (in Deutschland v.a.: AO, GDPdU ) fordert von Unternehmen bestimmte eMails wie Geschäftsdokumente über eine bestimmte Zeit aufzubewahren (in Deutschland: 6 bzw. 10 Jahre) und in elektronischer Form vorzuhalten.
Archivierung ist für eMail-Systeme an sich kein unbekanntes Thema. Praktisch jedes eMail-System bietet die Möglichkeit, ausgewählte Nachrichten oder ausgewählte Ordner in Archivdateien auszulagern. Allerdings entspringen diese Lösungen primär dem Wunsch des eMail-Systemanbieters, die aktuellen Mail-Boxen durch Auslagerung klein genug zu halten, um einen fehlerfreien Betrieb des eMail-Systems sicher zu stellen. Ziel dieser Archivierungsfunktionen ist also der reibungslose Betrieb der Messaging-Plattform und nicht eine möglichst optimale Archivierung. Deshalb bleiben aus Sicht der Systemverantwortlichen bei den in den eMail-Systemen enthaltenen Archivierungsprodukten viele Aspekte nicht berücksichtigt, weshalb die IT-Verantwortlichen nach speziellen Lösungen suchen.
Die Anbieter nach Klassen
Im deutschsprachigen Raum werden aktuell 44 Systeme zur eMail-Archivierung aktiv angeboten und unterstützt. Die Anbieter kommen aus unterschiedlichen Lagern, was sich an der Positionierung und Ausgestaltung der jeweiligen Archivierungslösung bemerkbar macht.
1. Die eMail-Archivierungsspezialisten
Diese Unternehmen haben mit Speziallösungen für die Archivierung von eMails begonnen. Sie sind deshalb die ausgemachten Spezialisten für dieses Thema. Aufgrund von Kundenanforderungen dehnen sie ihr Produktportfolio jedoch zunehmend in zusätzliche Gebiete im Bereich eMail-Handling aus. eMail-Archivierungsspezialisten sehen ihre Stärke im Fokus auf das Spezialproblem, was sich ihrer Meinung nach in höherer Leistungsfähigkeit und geringerem Implementierungsaufwand bemerkbar macht.
2. Die eMail-Spezialisten
Diese Anbieter kommen von der Handhabung von eMails. Sie haben zunächst Zusatztools zur Sicherheit oder zum Management von eMails angeboten und sehen die Archivierung lediglich als einen weiteren Bearbeitungsschritt im Lebenszyklus eines eMails. Sie erweiterten deshalb ihr Portfolio um Archivierungsfunktionen. Die eMail-Spezialisten sehen ihre Stärke in der Integration von eMail-Archivierung in die grundsätzliche eMail-Behandlung.
3. Die Dokumenten-Management-Spezialisten
Diese Unternehmen beschäftigen sich seit Jahren mit dem Management von elektronischen Dokumenten – seien es eingescannte Papierbelege, CAD-Zeichnungen oder COLD-Computerausdrucke. Für sie ist eMail nur ein weiteres elektronisches Dokument. Über Schnittstellen zu den eMail-Systemen werden die eMails in das Dokumentenmanagement-System übernommen. Dokumenten- (bzw. Information-) Management-Spezialisten sehen ihre Stärke darin, eine einheitliche Lösung für alle elektronischen Dokumente zu bieten. Der Anwender hat es also nur mit einem einzigen Archivierungssystem zu tun. Dieses Argument ist vor allem für die bereits bestehenden Nutzer der Dokumenten-Management-Systeme sehr wichtig.
4. Die Speicher-Management-Spezialisten
Diese Unternehmen bieten traditionell Produkte für das Speicher-Management an. Sie wissen, wie man Dateien im Verlauf ihres Lebenszykluses zwischen den unterschiedlichen Speichermedien bewegt.
Diese Unternehmen sehen die eMail-Archivierung als eine Möglichkeit, ihre Kompetenz im Speichermanagement ausspielen zu können.
Einzelergebnisse der Erhebung
Erhebungsbasis
Die Umfrage wurde zwischen Januar und April 2005 durchgeführt. Dabei wurden die Produktverantwortlichen von 81 in- und ausländischen Softwareunternehmen angesprochen. Ziel dieser Ansprache war es herauszufinden, ob die vertriebenen Produkte auch als reine eMail-Archivierungslösungen eingesetzt werden konnten und ob diese aktiv im deutschsprachigen Raum vertrieben wurden. Aus den Gesprächen ergaben sich 43 Anbieter, die mit 44 Produkten beide Kriterien erfüllten. Weitere 12 Unternehmen befanden sich in der Vorbereitungsphase für eine breitere Vermarktung im deutschsprachigen Raum qualifizierten sich aber nach Meinung von SofTrust Consulting noch nicht für die aktuelle Studie. Sie wurden deshalb nicht weiter berücksichtigt.
Jene 43 Unternehmen, die ihre eMail-Archivierungsprodukte bereits aktiv im deutschsprachigen Raum vermarkten erhielten einen ausführlichen, 25-seitigen Fragebogen. Soweit notwendig wurde der beantwortete Fragebogen mit den Softwareunternehmen noch einmal diskutiert. Für jene 3 Unternehmen, die ihren Fragebogen nicht rechtzeitig abgegeben haben, wurden die Informationen aus öffentlich zugänglichen Dokumentationen extrahiert.
Ergebnisse
Primäres Ziel der Umfrage war die Erstellung einer detaillierten Produktübersicht, die es Unternehmen ermöglicht, sich schnell einen Überblick über die angebotenen Archivierungsprodukte zu verschaffen und schnell zu einer Short-List für Beschaffungsmaßnahmen zu kommen. Die detaillierten Produktprofile nehmen über 700 Seiten ein und können unter dem Titel „eMail-Archivierungslösungen – Marktübersicht für den deutschsprachigen Raum“ erworben werden. Darüber hinaus ergaben sich aus den bereitgestellten Daten viele interessante Informationen über den Archivierungsmarkt im Ganzen. Einige dieser Informationen sind in diesem Papier zusammengefasst.
Über die Hälfte der Produkte zur eMail-Archivierung stammt aus Deutschland
Im deutschsprachigen Raum wurden im ersten Quartal 2005 insgesamt 44 unterschiedliche Produkte zur Archivierung von eMails aktiv angeboten und lokal unterstützt. Weitere 12 Produkte stehen in den Startlöchern und werden wohl innerhalb der nächsten 12 Monate in Deutschland/ Österreich/ Schweiz verfügbar sein. Fünf dieser neu zu erwartenden Lösungen stammen aus Deutschland, fünf aus den USA und je eine aus Großbritannien und Österreich.
Nur 4 Produkte werden als reine eMail-Archivierungs-lösungen verstanden
Die Anbieter positionieren Ihre Produkte möglichst breit. Selbst von den19 Produkte die als „Reine eMail-Archivierungs“-Lösung bezeichnet werden, werden 15 Produkte auch noch anderen Kategorien zugeordnet.
86 Prozent der Lösungen archivieren primär Exchange-Server
Die Marktverteilung bei den eMail-Systemen macht sich auch in den von den Archivierungslösungen unterstützten Systemen bemerkbar. 38 Systeme archivieren u.a. Echange-Server. Immerhin 24 dieser Produkte können auch Lotus-Server archivieren. 9 dieser Produkte sind allerdings ausschließlich auf Exchange ausgerichtet. Wer Lotus-Server betreibt kann noch aus insgesamt 28 Lösungen auswählen. Für alle anderen eMail-Systeme ist die Auswahl deutlich kleiner.
Alleskönner sind selten
Lediglich 6 Systeme können die Daten aus mehr als 3 unterschiedlichen eMail-Systemen archivieren. Dagegen ist der Anteil der Archivierungslösungen die auf die Unterstützung eines einzigen eMail-Systems fokussieren mit 34 Prozent recht hoch.
Instant Messaging und Push-Lösungen werden bislang kaum unterstützt.
Die neueren Trends in der Unternehmenskommunikation – Instant Messaging und Push-Lösungen – werden zur Zeit nur von wenigen Archivierungsprodukten explizit berücksichtigt. Wer darauf angewiesen ist auch diese Informationsströme zu archivieren kann bislang nur auf 5 bzw. 4 Systeme zurückgreifen.
Hauptschwerpunkt liegt auf komplexen eMail-Landschaften
Nahezu 82 Prozent aller angebotenen Systeme fühlen sich selbst für komplexe eMail-Umgebungen geeignet. Lediglich eine einzige Lösung richtet sich ausschließlich auf Einzelplatzsysteme. Sieben Systeme fokussieren auf Einzelplatzsysteme und auf Einzelserver-Systeme.
Mittelgroße Unternehmen im Fokus
Gleichgültig wie sehr vom Anbieter die Eignung für komplexe Systemumgebungen betont wird: gefragt, welche Zielgruppen er im Auge hat, wird von jedem auch „Mittlere Unternehmen“ genannt.
Selbst jene 3 Produkte, die sich auch für Privatpersonen als interessant empfinden, machen da keine Ausnahme.
Hauptfunktionen meistens unterstützt
Alle 44 Systeme unterstützen in der Kernfunktion die Archivierung von eMails und Anhängen. Lediglich bei einem einzigen System ist für das Retrieval ein separates Modul nötig. Über diese Pflichtfunktionen hinaus bieten die meisten Systeme zusätzliche Leistungen. Teilweise sind diese Funktionen im Standardumfang enthalten, teilweise müssen optionale Zusatzmodule lizenziert werden. Einige Anbieter verlassen sich auch auf die Software von Drittanbietern. Hierzu zählen primär die Anbieter von Virenscannern, deren Produkte vor Archivierung und beim Wiederaufruf von insgesamt 14 Unternehmen eingebunden werden.
Während die Systeme hinsichtlich der Hauptüberschriften häufig sehr homogen wirken, unterscheiden sie sich in den Details doch wesentlich. Bereits die Pflichtleistung „Archivierung von eMails und Attachments“ kann vollkommen unterschiedlich gelöst sein. Einige Produkte archivieren alle eMails, andere dagegen nur einen Teil davon. Es gibt Archivierungslösungen, die eMails und Attachments gemeinsam ablegen. Andere tun das getrennt. Manche legen die Daten in speziellen Archivdateien ab – andere in Datenbanken. Manche Lösungen archivieren von einem eMail das an 10 interne Empfänger ging elf Kopien (eine für den Sender und jeweils eine für jeden Empfänger). Andere archivieren nur eine einzige Kopie mit den Vermerken, wer zum Zugriff berechtigt ist. Wobei auch hier wieder Unterschiede auszumachen sind: manche Lösungen wenden das „Single-Instance“ nur auf Attachments an, die das größere Datenvolumen ausmachen.
Die Grafik ist folgendermaßen zu lesen: Von den 44 Archivierungslösungen verfügen 37 über die Möglichkeit archivierte eMails nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch zu löschen. Bei 6 dieser Produkte muss für extra bezahlt werden. Ein Produkt benötigt für diese Funktion ein Produkt eines Drittanbieters. Die restlichen 6 Archivierungslösungen haben diese Funktion nicht verfügbar.
Single Instance ist weit verbreitet
77 Prozent aller Produkte bieten standardmäßig oder optional die Speicherung im „Single Instance“- Modus. Das bedeutet, dass von einem eMail, das an mehrere firmeninterne Empfänger geht, immer nur eine Kopie aufgehoben wird. Die meisten Anbieter beschränken Single-Instance jedoch auf die Attachments, da diese den Großteil des Datenvolumens ausmachen.
Automatische Verschlagwortung bei komprimierten Daten noch nicht Standard
Während 91 Prozent aller Archivierungslösungen die zu archivierenden eMails für die Volltextsuche verschlagworten und immerhin 86 Prozent aller Lösungen dies auch für Attachments tun, haben nur 40 Prozent der Lösungen die Möglichkeiten, diese Verschlagwortung auch für komprimierte Anhänge durchzuführen. Dabei werden gerade große Dateien gerne in gängigen Komprimierungsverfahren (z.B. .zip) verschickt. Allerdings weist auch die Verschlagwortung von Anhängen große Unterschiede auf. Während manche Systeme über 200 unterschiedliche Dateitypen lesen und in Folge verschlagworten können, beherrschen einige wenige Systeme gerade einmal die Formate TXT, RTF und HTML. Die meisten Systems unterstützen jedoch zumindest die neuesten Versionen der Microsoft Office-Suite.
Nur 63 Prozent der Produkte komprimieren die Datenbestände selbst
Lediglich 35 Prozent der Lösungen komprimieren die Daten bei der Archivierung immer. Bei weiteren 28 Prozent ist dies eine Option. 12 Prozent verweisen auf konkrete Drittprodukte.
Ein Viertel der Lösungen kümmert sich überhaupt nicht um diesen Form der Speicherplatzreduzierung. Die Anbieter verweisen in der Mehrzahl auf die Komprimierungsmöglichkeiten, die durch Betriebssysteme, Standardsoftware und spezielle Storage-Hardware ergeben. Es ist zwar richtig, dass diese Möglichkeiten bestehen, doch gerade für kleiner Unternehmen, die schlüsselfertige Lösungen bevorzugen, kann dies ein Nachteil sein.
Eigene Authentifizierung bevorzugt
Archivierungslösungen bieten bis zu drei Möglichkeiten zur Authentifizierung des Anwenders. Mit 63 Prozent ist der eigene Log-In mit einem eigenen Passwort das am weitesten verbreitete Verfahren – kurz gefolgt von der Methode, bei der das Log-In des eMail-Systems verwendet wird. Hierbei wird davon ausgegangen, dass derjenige, der das eMail-System nutzen darf, auch auf die archivierten Datenbestände des Nutzers zugreifen darf. Lediglich 20 Prozent der Lösungen bieten Singe-Sign-In an.
Nur 32 Prozent der Lösungen bieten mehr als eine Authentifizierungsart an. Zusätzliche Authentifizierungsarten werden meist für spezielle Benutzergruppen oder für alternative Zugriffsarten (z.B. über Webinterface) genutzt.
Auf Retrieval von einzelnen eMails ausgerichtet
Bei 15 Prozent aller Lösungen steht die Archivierungslösung vollkommen eigenständig neben der eMail-Lösung. Das Zurückübertragen in die eMail-Box ist nicht, oder nur sehr aufwändig möglich. Entsprechend verstehen sich diese Lösungen primär als Compliance-Lösungen und nicht als „unendlich große Mail-Box“.
Jene 88% der Systeme, die sehr eng mit den eMail-Systemen verbunden sind, erlauben alle das Wiederherstellen von einzelnen eMails. Weniger Systeme ermöglichen auch das bequeme Wiederherstellen von ganzen Foldern, ganzen eMail-Boxen oder gar ganzen Domains. Nur 27 Prozent der Archivierungslösungen könnten das archivierte eMail-Aufkommen ganzer Domains auf Knopfdruck wieder in die eMail-Server zurückspielen.
39 Prozent jener Lösungen, die das Zurückladen ermöglichen, unterstützen nur eine Rückladeart (die von einzelnen eMails). Das Gros der Systeme unterstützt jedoch mehr als 2 Rücklademöglichkeiten.
Implementierungsaufwand beträgt weniger als eine Woche
Alle Anbieter, die Angaben zum Implementierungsaufwand gegeben haben, setzen maximal 5 Tage für die technische Implementierung einer Archivierungslösung für 100 Mail-Boxen an. Immerhin 6 Anbieter veranschlagen weniger als einen Tag für diese Aufgabe. Für die Implementierung einer Lösung für 5.000 Mail-Boxen auf 5 Servern wurde von den Anbietern ein jeweils nur unwesentlich höherer Implementierungsaufwand genannt.
Administratoren meistens in 2 Tagen geschult
66 Prozent der Anbieter betrachten maximal 2 Tage Schulung für den Administrator als ausreichend. Lediglich für ein Produkt, das zusätzlich Dokumentenmanagement beinhaltet, wurden 10 Tage genannt.
59 Prozent der Anwender benötigen maximal eine Kurzeinweisung
Die Anbieter realisieren, wie sensibel die Kunden bzgl. des Schulungsaufwandes für die Anwender sind. 43 Prozent geben deshalb an, dass keine Einweisung nötig sei. In den meisten dieser Fälle findet die Archivierung ohne Benutzereingriff statt und das Zurückladen über Icons in der eMail-Applikation.
Fazit
Den Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz stehen eine Vielzahl von alternativen Produkten für die eMail-Archivierung zur Verfügung. Jedes dieser Produkte hat spezifische Vorteile. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, das für sie passende System zu finden. Hierzu ist von den Unternehmen ein Anforderungsprofil zu erstellen, das bis auf die Funktionsebene der Lösungen hinabreicht und dann im Detail mit allen in Frage kommenden Produkten abgeglichen wird.
