Dank der rapiden Technologisierung ist es mittlerweile keine Seltenheit mehr, dass immer mehr Mitarbeiter getrennt voneinander arbeiten. Diese neue Form des Arbeitens ist zwar noch neu und bringt viele Hürden mit sich, vereint aber das physische Büro mit dem Home Office in einem Modell. Hybride Büros sind schon längst integriert und lassen sich an vielen Ecken und Enden finden. Und der technologische Fortschritt macht es möglich. Wer immer noch Zweifel hat, für den geben wir ein paar Hinweise, wie man beides reibungslos miteinander verbinden kann.
Kommunikation eröffnen und ermöglichen
Das Wichtigste bei der Einrichtung eines hybriden Büros ist es, dass beide Seiten trotzdem noch miteinander sprechen können. Das funktioniert in erster Linie über eine gute digitale Infrastruktur, die es ermöglicht, dass beide Seiten gleichermaßen beteiligt sind. Zuerst wären da direkte Kommunikationsmöglichkeiten wie Zoom oder Skype zu nennen, über die man sich mit Bild und Ton austauschen kann. Das sollte auch regelmäßig geschehen, denn einige Dinge lassen sich schlichtweg nicht per Mail klären.
Eine effiziente Arbeitszeiterfassung ist auch wichtig, um sowohl die Mitarbeiter vor Ort als auch zu Hause einzuordnen und nicht den Überblick zu verlieren. Zudem kann man anhand dessen einfacher beobachten, wer lieber wo arbeitet und wie sich verschiedene Rollen für Projekte einteilen lassen.
Für Dateien sollte eine entsprechende Cloud eingerichtet werden, um das reibungslose Senden von Daten zu ermöglichen. Somit stehen jedem die Daten zur Verfügung und es gibt keine Missverständnisse.
Je größer und komplexer die eigenen Projekte sind, desto mehr lohnt sich der Kauf eines entsprechenden Programms für Projektmanagement. Auf diese hat jeder Zugriff und kann entsprechend sehen, woran aktuell gearbeitet wird und auf welches Ziel hingearbeitet wird. Die Pflege einer solchen Online-Übersicht ist extrem wichtig, um eine klare Linie zu fahren und nicht von dieser abzuweichen. Übersichten und Kalender bringen sowohl das physische als auch digitale Arbeiten zusammen.
Ein solches Tool fördert auch die Zusammenarbeit und Kommunikation – unabhängig vom Arbeitsort. Wenn sich sowieso viele Prozesse online abspielen, dann ist das Büro eigentlich weniger entscheidend. Zukünftig wird die Arbeit so oder so darauf hinauslaufen, je früher man also einsteigt, desto besser.
Möbel und Geräte zur Verfügung stellen
Auch der Arbeitsplatz sollte entsprechend eingerichtet sein, ob im Büro oder zu Hause. Ein ergonomischer Bürostuhl hilft dabei, Nacken- und Rückenschmerzen zu vermeiden. Diese sollten auch fürs Home Office finanziert und bereitgestellt werden. Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, sollte in höhenverstellbare Schreibtische investieren. Beide Seiten sollten einen ähnlichen Komfort haben, damit auch die Leistungen und Ergebnisse auf einer Ebene liegen.
Wenn man nach einem einheitlichen Gefühl an beiden Arbeitsplätzen sucht, kann auch die Vergabe von entsprechenden Monitoren, Tastaturen und Mäusen wichtig sein. Noch besser dafür eignet sich die Nutzung von Laptops, diese lassen sich dann sowohl im Büro als auch im Home Office nutzen. Zusätzlich kann man auch Webcams und gute Mikrofone nutzen, um die Qualität für Videochats zu verbessern und ein angenehmes Erlebnis zu schaffen.
Jeder aus dem Team sollte die Möglichkeit haben, von zu Hause aus zu arbeiten. Und wenn die oben beschriebene digitale Infrastruktur auch richtig implementiert wurde, dann sollte es auch egal sein, wie viele Menschen aktuell vor Ort im Büro sind. Geben Sie jedem ein individuelles Recht auf Entscheidung, denn nur so kann man versichern, dass sich die Mitarbeiter auch wohlfühlen. Und das führt natürlich dazu, dass sie auch produktiver arbeiten. Niemand sollte ausgeschlossen oder benachteiligt werden.
Technologie ist also einer der wichtigsten Pfeiler für ein Hybrid-Büro und sollte in Sachen Investment ganz oben stehen. Denn ansonsten lassen sich viele Ideen gar nicht umsetzen und sorgen nur für mehr Frust auf beiden Seiten. Ein solches Modell kann nur funktionieren, wenn die entsprechende Infrastruktur vorhanden ist.
