Unternehmen sehen sich in den letzten Jahren immer größeren Herausforderungen ausgesetzt, wenn es um die Digitalisierung geht. Insbesondere der Umgang mit Daten erfordert höchste Sicherheitsstandards, um die DSGVO und andere Normen zu erfüllen. Doch wo es Herausforderungen gibt, bestehen stets auch Lösungen. Wir blicken auf die besten Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Daten 2020 zu schützen.
Software-Updates als Grundlage
Die Sicherheit der Daten hängt grundsätzlich immer davon ab, welche Software vonseiten des Unternehmens verwendet wird. Hier sind entsprechend starke Unterschiede festzustellen. So wird etwa veraltete Software überhaupt nicht mehr mit Updates versorgt, was für die Sicherheit der gespeicherten Daten absolutes Gift darstellt. Somit ist es bedeutsam, eine aktuelle Software mit regelmäßigen Updates zu verwenden, was insbesondere dann gilt, wenn das Unternehmen mit sensiblen Daten agiert. Diese müssen im Anschluss schließlich nach der geltenden DSGVO behandelt werden. Ein Datenleck kann das Image eines Unternehmens nachdrücklich schädigen, sodass das Investment in die richtige Software wohlüberlegt sein muss.
Reporting-Tools können helfen
Eine interessante Lösung sind Reporting-Tools in einem Access Rights Manager. Dieser sorgt dafür, dass sämtliche Zugriffsrechte ohnehin nur den Personen vermittelt werden, die Einsicht in Daten oder Dokumente erhalten sollen. Eines dieser Tools nennt sich Sharepoint Berechtigungen. Es kann automatisch Berichte erstellen und stellt zudem die Compliance mit geltenden Gesetzen sicher. Ein Teil des Tools ist zudem das Self-Service-Berechtigungsportal. Damit muss nicht erst ein Administrator kontaktiert werden, um Zugriff auf bestimmte Daten zu erhalten. Vielmehr ist von vornherein klar, welcher Nutzer im Netzwerk Zugriff auf welche Daten besitzen darf. Die am Ende anhand der Nutzungsdaten ermittelten Berichte können direkt an den Prüfer weitergeleitet werden, damit dieser seiner Arbeit nachgehen kann. Sollten doch Probleme auftreten, erhalten die Verantwortlichen sofort eine Mitteilung, mit der sie die Sicherheit verbessern können.
Bewusstsein der Mitarbeiter muss geschärft werden
Während die Software immer fortschrittlicher und zuverlässiger wird, bleibt ein Element in der Sicherheitskette ein Risiko: der Mensch. Sollte ein Mitarbeiter fehlen machen, kann dies oftmals teure Konsequenzen für ein Unternehmen nach sich ziehen. Um Risiken dieser Art zu minimieren, sollte sich das Unternehmen von Beginn an darauf konzentrieren, das Bewusstsein seiner Mitarbeiter zu schärfen. Nur wenn jeder weiß, wie sensibel die vorhandenen Daten sind und welche Risiken beim Umgang mit ihnen bestehen, kann entsprechendes Verständnis für die Thematik entstehen. Regelmäßige Sicherheitstrainings, die sich mit der Software, den Voraussetzungen sowie Gesetzen beschäftigen, sollten fest eingeplant werden. Schließlich ist am Ende jeder einzelne Mitarbeiter für die Sicherheit mitverantwortlich: vom Chef des Unternehmens bis zum saisonalen Mitarbeiter.
Besonders sensible Daten sollten verschlüsselt werden
Als letzter Tipp für den Umgang mit sensiblen Daten lässt sich die Verschlüsselung anführen. Mit dieser wird einer oder mehr zusätzliche Sicherheitsschichten über die betroffenen Daten gelegt. Damit können Daten einerseits vor dem unberechtigten Zugriff von außen sowie unvorsichtigen eigenen Mitarbeitern geschützt werden. Insbesondere medizinische oder legal relevante Daten sollten mit einer der vorhandenen Verschlüsselungsmethoden geschützt werden. Weiterhin ist es sinnvoll, alle Geräte auf diese Art und Weise zu schützen, die den Arbeitsplatz regelmäßig verlassen, sodass die Informationen für potenzielle Finder des Geräts unnütz sind.
