Die projekt- und standortübergreifende Zusammenarbeit mehrerer Personen, Teams oder Abteilungen spielt für viele Unternehmen eine zunehmend wichtige Rolle. Zum einen, weil heute das Internet und mobile Endgeräte das Arbeiten von jedem Ort aus ermöglichen und Teams immer häufiger räumlich voneinander getrennt arbeiten. Zum anderen ist ein effizienter Know-how-Transfer innerhalb eines Unternehmens entscheidend, um in einer komplexen und vernetzten Arbeitswelt erfolgreich zu agieren. Inzwischen gibt es zahlreiche Software-Lösungen, die Collaboration unterstützen. Die Einführung einer solchen Lösung allein genügt aber nicht. Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter die Collaboration-Software als nützlich empfinden und sie aktiv in ihre Arbeitsprozesse integrieren. Damit dies gelingt, sollten Sie die folgenden vier Schritte berücksichtigen:
1. Schaffen Sie bei Ihren Mitarbeitern ein Bewusstsein für den Wert ihres Wissens / ihrer Arbeit
Erstaunlich häufig ist Mitarbeitern gar nicht klar, dass sie über wertvolles Spezialwissen verfügen. Wer in seinem Bereich eine Aufgabe bearbeitet, auf eine Herausforderung stößt und diese löst, hat oft das Gefühl „ich habe ja nur meine Arbeit gemacht“. Meist wird in diesem Moment nicht daran gedacht, dass früher oder später ein Kollege vor einer ähnlichen Herausforderung stehen und dann von dem bereits im Unternehmen vorhandenen Wissen profitieren könnte. Ermutigen Sie daher Ihre Mitarbeiter immer wieder dazu, in solchen Situationen einen Eintrag ins Unternehmens-Wiki, -Forum o.Ä. zu machen. Und betonen Sie, dass es sich hierbei nicht um umfassende, detaillierte Dokumentationen handeln muss! Ein kurzer Blogbeitrag oder auch nur eine sinnvoll verschlagwortete Notiz ist völlig ausreichend – bei Bedarf kann ein ratsuchender Kollege den Verfasser dann persönlich kontaktieren.
2. Stichwort Technik: Sorgen Sie für hohen Bedienkomfort und niedrige Zugriffsschwellen
Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter die Collaboration-Software gerne und häufig benutzen? Dann legen Sie ihnen dabei keine (technischen) Steine in den Weg! Stellen Sie möglichst umfassende Zugriffs- und Editier-Rechte sicher, bieten Sie einfache Interaktionsmöglichkeiten wie „Likes“ und Kommentarfunktionen an. Je intuitiver der Umgang mit der Software, desto eher wird sie auch von allen Mitarbeitern genutzt. Fast jeder nutzt heute privat soziale Netzwerke, Wikipedia, Chats und Foren – prüfen Sie daher bei der Auswahl einer Enterprise-Collaboration-Software, ob deren Usability vergleichbar gut ist.
3. Starten Sie mit einem Piloten
Für wen kann eine Collaboration-Lösung in Ihrem Unternehmen am schnellsten einen Nutzen bringen? Gibt es eine Gruppe/ein Team, das in puncto Zusammenarbeit einen besonderen Schmerzpunkt hat? Suchen Sie genau hier nach freiwilligen Early Adopters, mit denen Sie ein Pilot-Projekt durchführen, Feedback sammeln und ggf. erste Optimierungen vornehmen. Idealerweise können diese Erst-Nutzer später auch als „Projekt-Paten“ auftreten, Schulungen für Kollegen durchführen und die interne Weiterentwicklung der Collaboration-Software vorantreiben.
4. Integrieren und personalisieren
Achten Sie bei der Einführung einer Collaboration-Software darauf, gewünschte und bereits vorhandene Tools zu integrieren – am besten auf einer zentralen Plattform. Idealerweise ermöglicht diese jedem Nutzer die individuelle Anpassung einer personalisierten Startseite, von welcher aus der Mitarbeiter Zugriff auf alle für ihn wichtigen Funktionen und Inhalte hat.
