Immer mehr Unternehmer erkennen, wie leicht der digitale Umgang mit Rechnungen, Belegen etc. ist, Steuerberater betonen die Effizienzsteigerung bei den Mandanten. Mehr als 80 Prozent der kaufmännischen Belege, etwa Rechnungen, Lieferscheine und Angebote, erreichten die Betriebe per E-Mail.
Die Digitalisierung verändert Unternehmen und andere Organisationen so grundlegend, wie es die Wirtschaftswelt wohl noch nie zuvor erlebt hat. Experten sprechen dabei von Disruption, also einem fundamentalen Bruch, der bestehende Strukturen aufbricht und verdrängt. Die Bedeutung lässt sich in Zahlen greifen – auch wenn Deutschland durchaus noch Steigerungspotenzial bei der Digitalisierung besitzt. 28 Prozent der Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft haben die Digitalisierung bereits strategisch stark in ihre Planung eingebunden, und 39 Prozent der Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft in Deutschland nutzen das Internet der Dinge (2018). Rund 1,1 Millionen Mittelständler in Deutschland haben ihre Digitalisierungsvorhaben laut der KfW (Kreditanstalt für Wiederaufbau) nachweislich vorangetrieben.
Ein Beispiel für einen Bereich, in dem die Unternehmen sich vermehrt digitalisieren sind Buchhaltung, Finanz und Rechnungswesen. Darin sind große Veränderungen spürbar. Laut der KPMG-Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2019“ haben drei Viertel der Unternehmen transaktionale Prozesse bereits teilweise automatisiert. Ganz vorne stehen der Einkauf (Purchase-to-Pay) und der Verkauf (Order-to-Cash). Und der Studie „Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen“ von Deloitte Österreich zufolge erhalten bereits 30 Prozent der Unternehmen erhalten E-Rechnungen in einem einspielbaren Format, während 60 Prozent der Unternehmen alle Papierrechnungen digitalisieren und 26 Prozent der Befragten den Originalbeleg nach Digitalisierung entsorgen.
Daher kann es sich auch im täglichen Umgang mit den laufenden steuerlichen Themen bewähren, bestimmte Prozesse zu digitalisieren, um die Abläufe zu erleichtern und Mitarbeiter beziehungsweise Geschäftsführung im Unternehmen von lästigen Tätigkeiten zu entlasten. Kurzum: In der steuerlichen Praxis fallen Tag für Tag genügend Aufgaben an, die digital erledigt werden können, wodurch vielfältige Vorteile für Mandanten geschaffen werden können – sie haben vor allem mehr Zeit für andere operative und strategische kaufmännische Tätigkeiten.
Auf die Bedeutung der Digitalisierung in der Steuerberatung weist unter anderem die Beratungsgesellschaft PwC in der Studie „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen und was sie für die Abschlussprüfung bedeutet“ hin. „Ein klares Indiz dafür, dass sich das Finanz und Rechnungswesen (und damit die Abschlussprüfung) schon kurz und mittelfristig deutlich verändern wird, ist die aktuelle Beurteilung der befragten Entscheider zu den Limitierungsfaktoren für den Technologieeinsatz: Sämtliche abgefragten Argumente gegen die Nutzung neuer Technologien haben an Gewicht verloren. Ein herausragender Beleg dafür: Nur 18 Prozent der Befragten sehen Limitierungsfaktoren im Datenschutz und in der Datensicherheit. 2016 waren es 54 Prozent, also drei Mal mehr.“
Die Praxis zeigt: Immer mehr Unternehmer erkennen, wie leicht der digitale Umgang mit Rechnungen, Belegen etc. ist. Steuerberater betonen die Effizienzsteigerung bei den Mandanten, die den Nutzen erkannt haben. Sie müssen nicht mehr mühsam gedruckte und digitale Dokumente sammeln und ans Steuerbüro übermitteln und umgehen auch das Risiko, dass Belege abhandenkommen, wenn sie diese unmittelbar digitalisieren. Für Mandanten bieten digitalen Strukturen eines Steuerbüros also eine höhere Geschwindigkeit, einen besseren Zugriff auf Daten und Informationen und einfacheres Handling steuerlicher Unterlagen: Je nach Grad der Digitalisierung ist es möglich, auf Papierbelege und das Hin- und Herschicken von Ordnern vollständig zu verzichten und zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf wesentliche Dokumente wie Jahresabschluss, betriebswirtschaftliche Auswertungen etc. zuzugreifen.
Das gilt vor allem, weil die Realität für die Digitalisierung spricht: Zahlen der Studie DATEV eG und des „handwerk magazin“ belegen dies. Mehr als 80 Prozent der kaufmännischen Belege, etwa Rechnungen, Lieferscheine und Angebote, erreichten die Betriebe per E-Mail. Aber: Knapp 90 Prozent der Betriebe betrieben eine doppelte Archivierung, das heißt eine digitale und eine in Papier. Das muss aber nicht sein. Denn dies stellt überflüssigen Aufwand und Kosten dar und lässt sich einsparen ließen.
