In der Anschaffung eines CMS sehen viele Unternehmen den geeigneten Schritt, um mit den zunehmenden Anforderungen in der Unternehmenskommunikation per Inter-, Intra- und Extranet fertig zu werden. Doch welches System ist wirklich geeignet? ECIN hat 103 CMS Anbieter befragt und bietet nun einen umfassenden Überblick über den gegenwärtigen Markt.
Content is King – diese Weisheit ist nicht neu. Dennoch stellt König Content viele Unternehmen vor zunehmende Herausforderungen: Jahr für Jahr verdoppelt sich nach Einschätzung der Experten der Butler Group das Volumen verfügbarer Inhalte. Aber kontinuierlich wachsende Content-Angebote müssen auch verwaltet und gepflegt werden. Genau hier kommt es häufig zu Problemen: Bei wachsenden Webangeboten stoßen viele hausgemachte Lösungen recht bald an ihre Leistungsgrenzen. Gleichzeitig steigen die Ansprüche an Content-Erstellung, Verwaltung und Präsentation. „Wir haben ein Content Management Problem“, lautet nicht selten die ernüchternde Diagnose und ein CMS soll häufig den Weg aus der Krise ermöglichen. Laut einer aktuellen Untersuchung der Aberdeen Group steht der Kauf einer solchen Lösung bei vielen IT-Verantwortlichen ganz oben auf der Wunschliste.
Allerdings gilt es eine ganze Reihe von Fallstricken zu vermeiden: Wie die Experten von Jupiter Research in einer Befragung von knapp einhundert Unternehmen zum Thema Content Mangement feststellten, lässt der Erfolg auch nach der Anschaffung eines CMS häufig noch zu wünschen übrig. Im Nachhinein sei der größere Teil der Unternehmen zu zwei unerfreulichen Einsichten gekommen: Die Anschaffungskosten für die eingesetzte Content Management Plattform waren zu hoch und die enthaltenen Werkzeuge werden kaum genutzt. Diese Erfahrungen wollen wir Ihnen ersparen. Mit unserem ECIN CMS Report geben wir Ihnen eine Übersicht an die Hand, die Sie bei der Suche nach einem passenden CMS unterstützt und Ihnen Orientierung in einem unübersichtlichen Markt mit einer vielfältigen Produktpalette bietet.
Von kostenlosen Open-Source-Lösungen bis hin zu hochpreisigen Systemen ist auch im CMS Markt alles zu haben. Doch eine teure Lösung muss nicht zwangsläufig die bessere sein, wie ein Vergleich der wichtigsten Standardleistungen, Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede der untersuchten Systeme zeigt. Im Folgenden bieten wir Ihnen einen Überblick angefangen bei den Kosten für Anschaffung und Bewirtschaftung bis hin zu Technik und Details.
Die wichtigste Frage im Auswahlprozess eines CMS: Wie teuer darf es denn sein? Schließlich gibt es große Preisunterschiede auf dem Markt der Lösungen: Angebote werden in allen Preisklassen gemacht, soweit zunächst die einmaligen Anschaffungskosten in den Blick genommen werden. In den ECIN CMS Report einbezogen wurden Anwendungen von der kostenlosen Open Source Lösung bis hin zum 10.000 Euro CMS.
Eine Reihe von CMS wird auch als Mietlösung angeboten: ASP-Lizenzen gibt es bei rund 30 Prozent der befragten Anbieter. Neben den einmaligen Anschaffungskosten oder den regelmäßig fälligen Zahlungen für eine entsprechende Mietlösung sind im Rahmen des Entscheidungsprozesses für ein spezielles CMS insbesondere die Aufwendungen für die Implementierung interessant. Denn die Einrichtung von CMS-Software ist nicht unbedingt eine Routineinstallation – lediglich knapp 13 Prozent der Befragten gaben an, die Implementierung sei „für jeden möglich“. Bei der überwiegenden Mehrheit dagegen müssen entsprechende Fachleute hinzugezogen werden. Ein gutes Viertel der beschriebenen CMS benötigt zumindest technischen Sachverstand, etwa 35 Prozent sollten von einer Agentur oder einem Dienstleister in Gang gebracht werden und bei den restlichen 25 Prozent wird der Hersteller selbst in Sachen Implementierung aktiv.
Wie teuer das Ganze letztendlich wird, hängt dabei auch von der Dauer der Implementierungsphase ab. Sicherlich sind hier exakte Vorhersagen nicht möglich, zur ersten Orientierung können aber die Angaben der CMS-Anbieter hinsichtlich des geschätzten Aufwands dienen. Immerhin gute 37 Prozent wollen mit weniger als einem Manntag auskommen. Es folgen 30 Prozent, die ein bis zwei Manntage veranschlagen. Knapp 25 Prozent der Befragten setzen einen Bedarf von drei bis fünf Manntagen an. Acht Prozent allerdings kommen mit einer Arbeitswoche nicht aus.
In den meisten Fällen ist nach der Implementierung noch keineswegs ein reibungsloses Funktionieren der neuen Software garantiert. Es ist also nicht unwichtig, im Rahmen des Entscheidungsprozesses für oder gegen ein bestimmtes CMS auch die entsprechenden Support-Leistungen genauer unter die Lupe zu nehmen. Zwar bieten jeweils nahezu alle Befragten eine Dokumentation (94 Prozent), Unterstützung per eMail (93 Prozent) sowie Schulungen (92 Prozent) an und immerhin noch 86 Prozent leisten Hilfestellung per Telefon oder 73 Prozent als Service vor Ort, allerdings lohnt sich auch hier ein Blick auf die Kosten, die in manchen Fällen mit der Inanspruchnahme dieser Leistungen verbunden sind. Dass Vor-Ort-Service und Schulungen mit 96 und 87 Prozent in den meisten Fällen zu den kostenpflichtigen Angeboten gehören, verwundert nicht. Bei einer, wenn auch kleinen Minderheit von knapp vier Prozent der Anbieter ist aber der Service beim Käufer kostenlos. 13 Prozent der Anbieter stellen für Schulungen keine zusätzliche Rechnung. Demgegenüber ist das Verhältnis beim Telefonsupport eher ausgewogen: 52 Prozent verlangen eine Bezahlung, 48 Prozent verzichten darauf. Erstaunlicherweise sind auch Nachfragen per eMail nicht in allen Fällen kostenlos, bei 34 Prozent der Anbieter ist die Antwort kostenpflichtig.
Und, nicht zu vergessen, auch für die Bewirtschaftung des CMS fallen in der Regel Kosten an. Zwar liegt hier die überwältigende Mehrheit der Anbieter (80 Prozent) nach eigenen Angaben jährlich unter 1.000 Euro, aber im Einzelfall sollte man natürlich genauer hinschauen, denn immerhin jeweils knapp 9 Prozent gehen von 1.000 bis 2.500 bzw. 2.500 bis 5.000 Euro aus. Mit 5.000 bis 7.500 Euro an durchschnittlichen jährlichen Kosten ohne Lizenzkosten rechnen lediglich drei Prozent der Anbieter.
Ohne Zweifel sollen Content Management Systeme allgemein vor allen Dingen die Prozesse rund um die Erstellung, die Präsentation und die Verwaltung von unterschiedlichen Inhalten vereinfachen. Bei der Entscheidung für ein bestimmtes CMS steht allerdings immer seine Eignung für ein konkretes Projekt im Mittelpunkt. Dabei kommt es im Regelfall darauf an, dass die Leistungsmerkmale eines CMS den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens möglichst exakt entsprechen. Hilfreich sind in diesem Zusammenhang im ersten Schritt die Angaben des Herstellers darüber, für welchen Verwendungszweck seine Lösung am besten geeignet ist.
Kleinerer Umfang oder Großprojekt: Mit guten 37 Prozent sind die weitaus meisten Anbieter davon überzeugt, dass ihr Produkt für einen Projektumfang von mehr als 500 Seiten besonders gut geeignet ist. Im Rahmen von 100 bis 500 Seiten sehen weitere 35 Prozent den optimalen Einsatz ihres CMS gewährleistet. Ein Fünftel der Befragten (20 Prozent) setzt auf den Bereich 50 bis 100 Seiten, knapp drei Prozent haben sich auf 20 bis 50 Seiten spezialisiert und sechs Prozent schließlich können sich am besten bei einem Umfang von bis zu 20 Seiten entfalten.
Neben dem Umfang ist natürlich die Art des Contents, der erstellt und publiziert werden soll, ein wichtiger Gesichtspunkt bei der Auswahl eines CMS. Standardmäßig unterstützen 99 Prozent der CMS die Erstellung von Text– und Infoseiten. Knapp 82 Prozent der Systeme sind darüber hinaus besonders gut für Produkt- und Bildkataloge geeignet. Die Erstellung von Audio- und Videokatalogen ist mit 38 Prozent der Lösungen besonders einfach.
Wenige Unterscheidungsmerkmale lassen sich rund um die Texteingabe identifizieren: Sie kann bei 91 Prozent der Systeme auf unkomplizierte Weise formularbasiert ablaufen. Einen Dateiupload bieten außerdem 90 Prozent der Hersteller an und das Kopieren bzw. Einfügen aus Office-Anwendungen ist bei 85 Prozent der Systeme möglich. Den Import von Dokumenten lassen allerdings nur noch 56 Prozent der Lösungen zu. Standardmäßig können bei nahezu allen Systemen auch Links und Grafiken eingebunden werden. Die Einbindung von Tabellen und Listen erlauben 89 bzw. 93 Prozent der Lösungen und das Einfügen von Dateidownloads sowie Multimediaelementen ist bei 96 bzw. 87 Prozent der Produkte möglich.
Größer sehen die Unterschiede bei den verschiedenen Hilfsmitteln aus, auf die ein Autor bei der Erstellung seiner Inhalte zurückgreifen kann – oder auch nicht. So bieten knapp 80 Prozent der CMS einen Link-Generator und 78 Prozent ein Tool für die interne Überprüfung von Links. Lediglich 35 Prozent der Lösungen stellen ein entsprechendes Tool für die Überprüfung externer Links zur Verfügung. Auch in Sachen Rechtschreibkorrektur müssen sich die Autoren nicht selten auf andere, altgediente Hilfsmittel wie den Duden stützen. Denn eine integrierte Rechtschreibkorrektur liefern nur 15 Prozent der CMS.
Der Content ist das eine, das Aussehen bzw. die Präsentation der Inhalte das andere. Hinsichtlich der Gestaltung der Website insgesamt und der einzelnen Seiten bieten Content Management Systeme unterschiedliche Möglichkeiten. Die freie Templategestaltung ist am häufigsten, bei 85 Prozent der CMS, möglich. Bei 69 Prozent können mitgelieferte Templates zum Einsatz kommen. Die freie Seitengestaltung durch den Redakteur ermöglichen immerhin 49 Prozent der CMS und 20 Prozent gestatten den Zugriff auf XLS-Dateien.
Content Management Systeme vereinfachen auch Verwaltungsarbeiten. So sollen zum Beispiel Texte erstellt und zu einem späteren Zeitpunkt automatisch veröffentlicht werden: Die Verwaltung eines Publikationszeitraums für einzelne Inhalte kann durch alle CMS bequem vorgenommen werden. Außerdem erlauben viele Systeme die Eingabe weiterer Angaben, die zusätzliche Informationen zum Content bzw. für Mitarbeiter beinhalten. So können bei 90 Prozent der Softwarelösungen die Inhalte mit Metainformationen versehen werden. 77 Prozent gestatten eine Autorenkennzeichnung und bei 64 Prozent der CMS sind Anmerkungsmöglichkeiten für andere Mitarbeiter vorgesehen.
Häufig werden Webangebote nicht nur für den deutschsprachigen Raum konzipiert, sondern sind für ein internationales Publikum bestimmt. 86 Prozent der Hersteller tragen der zunehmenden Internationalisierung von Webangeboten Rechnung und bieten eine Verwaltung von mehrsprachigen Inhalten an. Darüber hinaus wird der für die Website produzierte Content unter Umständen noch für weitere Medien benötigt. Content Management Systeme bieten hier eine bequeme Möglichkeit, Inhalte auch für andere Darstellungsformen zu exportieren. Mit gut 63 Prozent gestattet eine Mehrzahl der Systeme die Umwandlung der Inhalte in das XML-Format. Auch der Export als PDF-, WML- und CD-ROM-Format wird relativ oft angeboten. Formate für Print-Publikationen bieten immerhin noch rund 27 Prozent der Hersteller an. Bei knapp 22 Prozent aller CMS ist hingegen überhaupt keine Erzeugung weiterer Datenformate für den Export vorgesehen.
Über Content Management Systeme müssen auch die Benutzerrechte definiert und der Workflow organisiert werden. Die Mehrzahl der Systeme, nämlich knapp 86 Prozent, lässt diesbezüglich eine detaillierte Rechtevergabe an die Benutzer zu. Die freie Definition von Gruppen und Benutzerrollen gestatten rund 68 bzw. 66 Prozent der Produkte. Vordefinierte Gruppen und Rollen finden sich hingegen bei 52 Prozent der Software-Lösungen.
Die Struktur eines Angebotes auch für seine Nutzer sichtbar zu machen, kann ebenfalls die Aufgabe eines CMS sein. So lassen sich verschiedene Elemente einer Website wie etwa Sitemaps oder Indexseiten bei 73 bzw. 69 Prozent automatisch erzeugen. Gut 87 Prozent der Systeme erlauben in diesem Zusammenhang die automatische Erzeugung einer Navigation. Die Anlage von Rubriken bzw. Kategorien ist bei 79 Prozent möglich. Lediglich knapp fünf Prozent der Hersteller haben keine derartigen Funktionen vorgesehen.
Auch die automatische Erzeugung von Kopien für die weitere Verwendung der Inhalte in anderen Medien kann sehr nützlich sein. So bieten knapp 93 Prozent der CMS die Option, automatisch Printversionen als Kopien von erzeugten Seiten zu generieren. Auch die Möglichkeit, eMails als Duplikate herzustellen, erlauben 68 Prozent der Lösungen und bei 28 Prozent ist die automatische Anfertigung einer Wap-Version realisierbar.
Die Individuelle Zusammenstellung von Inhalten gehört bei vielen Content-Angeboten mittlerweile zu Standardleistung. In Zukunft soll die Bedeutung von personalisierten Websites weiter wachsen. Immerhin 66 Prozent der CMS bieten gegenwärtig diese Funktion bereits an.
Ein absolutes Muss bei jedem Internet-Angebot ist die integrierte Suchfunktion auf der Website. Entsprechend wird diese Funktion bei 64 Prozent der Systeme bereits als fester Bestandteil der Software mitgeliefert. Nachträglich integrierbar ist sie hingegen bei 38 Prozent. Knapp zwei Prozent der Hersteller haben diese Funktion erstaunlicherweise bei ihren Produkten überhaupt nicht vorgesehen.
Wer eine Website betreibt, möchte natürlich auch wissen, wie erfolgreich sein Angebot ist. Für die statistische Auswertung bieten Content Management Systeme verschiedene Instrumente und Möglichkeiten an, wobei mit knapp 71 Prozent Tools zur Messung von Page Impressions am häufigsten vertreten sind. Mit 65 Prozent ist häufig ist eine Erfassung von Visits oder Visitors möglich. Knapp 37 Prozent der Lösungen bieten Bannerstatistiken an und 13 Prozent aller Systeme erlauben eine IVW-Anbindung.
Neben diesen zusätzlichen Features kommt den Erweiterungsmöglichkeiten der CMS besondere Bedeutung zu. Je nach Projekt ist hier möglicherweise die Anbindung mit bereits bestehenden Applikationen sinnvoll. Immerhin 63 Prozent der CMS bieten mit eine Schnittstelle zur Erweiterung an. Explizit als zusätzliche Module genannt werden mit knapp 83 Prozent Shoplösungen, gefolgt von Community-Features (66 Prozent) und Portalen (64 Prozent). Allgemeine eBusiness-Anwendungen kommen auf 62 Prozent der Nennungen, dahinter rangieren CRM-Systeme (46 Prozent) und ERP-Lösungen (28 Prozent)
Die meisten Content Management Systeme eignen sich vor allem für Betriebssysteme der Windows-Familie und Linux: Fast alle Hersteller haben ihre Produkte auf diese Betriebssysteme abgestimmt. Andere Systeme wie Solaris, BSD, Solaris und Mac OS sind mit 54, 43 und 28 Prozent deutlich seltener vertreten.
Basis der meisten Content Management Systeme ist PHP. Rund 53 Prozent der Systeme sind mit dieser Scriptsprache geschrieben. Vergleichsweise wesentlich weniger verbreitet sind Perl (7 Prozent) ASP (8 Prozent) und JSP (3 Prozent).
Die Verwaltung der Inhalte erfolgt bei der überwältigenden Mehrheit der CMS datenbankbasiert. Rund drei Viertel der Anbieter setzen auf diese Lösung, lediglich vier Prozent bevorzugen hingegen die filebasierte Verwaltung. Bei immerhin 21 Prozent der Content Management Systeme erfolgt die Verwaltung der Inhalte wahlweise datenbank- oder filebasiert.
Favorit in Sachen Datenbankunterstützung ist mit 78 Prozent eindeutig MySQL. Von 47 Prozent der Lösungen wird MS SQL unterstützt, Oracle von 35 Prozent und PostgreSQL von 28 Prozent. Weniger Verbreitung haben anscheinend IBM DB 2, Sybase und Informix.
Zusätzlich zu den Standardleistungen bieten zahlreiche Content Management Systeme weitere Funktionalitäten, die für einzelne Projekte sehr interessant werden können. So liefern zahlreiche Anbieter Funktionen bzw. Module, die eine Erstellung von Newslettern oder Votings erlauben. Oft werden auch integrierte Bildeditoren angeboten, mit denen sich Bildelemente schnell und einfach bearbeiten lassen. Für Versandhändler dürfte vor allem die Möglichkeit zur Anbindung an eine automatische Katalogerstellung im Printmedienbereich interessant sein.
Aber auch die Anbindung an bestimmte Branchenportale, etwa im Immobilien- oder Fahrzeugbereich, bietet Unternehmen die Chance, mit Hilfe des CMS speziell ausgerichtete Webangebote zu realisieren. Für Konzertagenturen könnten sich hingegen Eventmodule mit Produktverkaufsmöglichkeiten für den Kartenvorverkauf als sehr brauchbar erweisen. Wer einen Schwerpunkt auf die Interaktionsmöglichkeiten setzt, dem bieten einige Content Management Systeme Erweiterungsmodule für die Administration von Chats und virtuellen Trainern.
Resümee
Moderne Content Management Systeme lassen anscheinend keine Wünsche offen. Für jedes Projekt findet sich in jeder Preisklasse ein passendes CMS, mit dem sich das geplante Vorhaben optimal realisieren lässt. Der Markt bietet leistungs- und ausbaufähige Lösungen schon für kleine IT-Budgets, die eine professionelle Erstellung und Verwaltung von Content ermöglichen. Viele CMS-Anbieter konzentrieren sich mit ihren Produkten zudem auf die speziellen Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen und bieten kostengünstige Systeme an, die eine einfache Implementierung und Anwendungen ermöglichen.
Allerdings sollte die Auswahl sehr sorgfältig erfolgen, denn die nicht unerheblichen Preisunterschiede scheinen zumindest auf den ersten Blick nicht unbedingt durch entsprechend umfangreichere Optionen auf der Leistungsseite gerechtfertigt. Die CMS, die für konkretes Projekt in die engere Wahl gezogen werden, sollten auf jeden Fall genauer unter die Lupe genommen werden: Der Markt für Content Management Systeme ist nach wie vor groß. Mit dem ECIN CMS Report wird er zwar übersichtlicher, aber es bleibt dennoch von herausragender Bedeutung, eine gründliche individuelle Bedarfanalyse vorzunehmen, ehe das optimale CMS identifiziert und ausgewählt werden kann.
