Mehr Inhalte und häufigere Aktualisierungen lassen den Arbeitsaufwand für die Pflege von Websites deutlich ansteigen. Dann ist die Bearbeitung und Verwaltung des publizierten Contents kaum noch ohne spezielle Software zu leisten. So genannte Content-Management-Systeme sollen helfen, Arbeitsabläufe bei der Pflege von Inhalten zu optimieren.
Bis vor nicht allzu langer Zeit wurden Internetseiten fast ausschließlich mit gängigen Webeditoren wie Frontpage oder Dreamweaver erstellt. Die Puristen unter den Programmierern und Webeditoren erzeugten ihren Quellcode nicht selten sogar direkt über einem einfachen Texteditor.
Doch mit dieser Vorgehensweise lässt sich heute keine Blumentopf mehr gewinnen und schon gar keine umfangreiche und aktuelle Website bauen. Die Anforderungen an die Qualität und Quantität von Online-Publikationen wachsen. Vor allem die stetig steigenden Umfänge der im Umlauf befindlichen Inhalte sowie die hohen Aktualisierungsfrequenzen lassen sich mit herkömmlichen Webeditoren nicht mehr effizient bearbeiten und verwalten.
Diese Probleme sind allgemein bekannt. Und schon seit einiger Zeit gibt es Softwarelösungen, die das Handling im Umgang mit Texten, Bildern und sonstigen Medienformaten erleichtern sollen. Vor allem große Unternehmen und Medienhäuser setzten schon frühzeitig auf Content-Management-Systeme (CMS).
Was leisten Content-Management-Systeme?
Da bekanntlich nichts älter ist, als die Nachricht von gestern, übernimmt ein CMS vor allem die regelmäßige Aktualisierung und anschließende Archivierung von Inhalten. Darüber hinaus muss ein CMS aber noch viel mehr können. Die höhere Leistungsfähigkeit von CMS gegenüber herkömmlichen Web-Editoren beruht auf eine besondere Eigenschaft: CMS sind in der Lage, Inhalte und Layout unabhängig voneinander vorhalten zu können, um bei Bedarf beides in vorab definierten Vorlagen (Templates) zusammengefügt zu publizieren.
Den vorherrschenden Organisationsformen für die Arbeit in Online-Redaktionen kommt dieses Merkmal sehr entgegen: So ist es möglich, dass verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Aufgabengebieten über ein einheitliches technisches System zeitgleich am selben Objekt – der gemeinsamen Website – arbeiten können, ohne dass es zu Konflikten kommt. Beispielsweise können Redakteure mittels Online-Redaktionssystems Texte bearbeiten, während Webdesigner sowie Systemadministratoren unabhängig davon Änderungen an Layout bzw. Programmierung vornehmen. Detaillierte Programmierkenntnisse sind auf Anwenderseite deshalb nur noch vereinzelt nötig, jeder Mitarbeiter kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.
Idealerweise unterstützt ein CMS den gesamten Workflow der Redaktion und den „Lebenszyklus“ der Inhalte. Dieser beginnt in der Regel mit der Recherche, der Beschaffung, dem Sammeln und Bewerten von Informationen. Daraus werden die eigentlichen Medieninhalte erstellt. Im nächsten Schritt werden diese Inhalte kontrolliert und redigiert, um nach der Prüfung zum Publizieren freigegeben zu werden.
Doch nicht immer soll die Freigabe unmittelbar erfolgen. Ein gutes CMS muss deshalb in der Lage sein, Inhalte zu einem vorher definierten Zeitpunkt freischalten zu können. Darüber hinaus hat das CMS den Mitarbeitern bestimmte Rollen zuzuordnen und Zugriffsrechte zu verteilen, nicht zuletzt um klare Verantwortlichkeiten und somit die Qualität der Website sicherzustellen.
Geringe Markttransparenz erschwert die Auswahl
Mittlerweile sind deutlich über 50 Produkte verschiedener Anbieter auf dem Markt. Da fällt es nicht leicht, das richtige System für den eigenen Bedarf ausfindig zu machen.
Zwar sind auf den Websites der Anbieter weiterführende Informationen zu finden und darüber hinaus oft auch Testzugänge online verfügbar oder Probeversionen auf CD-Rom erhältlich, dennoch ist die Entscheidung für ein bestimmtes CMS keine einfach Aufgabe und sollte wohlüberlegt sein.
Vieles spricht dafür, dass es in den kommenden Jahren eine Marktbereinigung unter den Anbietern geben wird. Als Kunde ist man aber auf Support, Weiterentwicklung und regelmäßige Software-Updates angewiesen. Und auch der Schulungsbedarf der Mitarbeiter sollte nicht unterschätzt werden. Wer von Anfang an auf das „richtige Pferd“ setzt, spart viel Zeit, Geld und Nerven. Als Anhaltspunkt für die Eignung eines Anbieters kann ein Blick in die Liste der Referenzkunden dienen. Dabei sollte man sich aber nicht von bekannten Namen blenden lassen, sondern eher nach Kunden Ausschau halten, die ähnliche Anforderungen an ein CMS stellen dürften, wie das eigene Unternehmen.
Auch mit der Preistransparenz ist es bei vielen Anbietern von Content-Management-Systemen leider nicht weit her. Die Vorabkalkulation der Kosten wird für die potenziellen Kunden deshalb nicht selten zum Glücksspiel. Fast jeder Anbieter hat sein eigenes Preismodell entwickelt. Während manche Anbieter der Preis, ähnlich wie bei sonstiger Software auch üblich, nach der Anzahl der Lizenzen berechnen, richten sich andere nach der Anzahl der vom Kunden genutzten Webserver, CPUs oder verwalteten Websites. Auf keinen Fall sollten die laufenden Kosten unterschätzt werden. Diese sind meist deutlich höher, als die Aufwendungen für die erstmalige Anschaffung.
Nach welchen Kriterien sollte ein CMS ausgewählt werden?
Bevor Sie sich auf die Suche nach geeigneten Lösungen machen, sollten Sie zuerst Ihre spezifischen Anforderungen analysieren. Für welche Art von Anwendungen soll das System eingesetzt werden (Internet, Intranet oder Extranet)? Wie wurde bisher gearbeitet, wie kann und soll zukünftig gearbeitet werden? Wie groß ist der Umfang der Website, wie häufig wird aktualisiert? Welche Personen bzw. Unternehmen sollten Zugriff erhalten können: eigene Mitarbeiter, der Multimedia-Dienstleister oder vielleicht auch freie Mitarbeiter? Diese und andere Fragen sind auf jeden Fall im Vorfeld zu klären.
Und auch die vorhandene technische Infrastruktur muss vorab unter die Lupe genommen werden. Das CMS wird in den seltensten Fällen völlig losgelöst von sonstigen Hard- und Softwarevorgaben eingesetzt. Deshalb ist darauf zu achten, dass das Content-Management-System kompatibel zu bestehender Hard- und Software des eigenen Unternehmens ist, die Nutzung gängiger bzw. vorhandener Datenbanken erlaubt und eine hohe Skalierbarkeit aufweist. Die nachträgliche Integration weiterer Module, etwa für den Versand von Newslettern oder die Einrichtung eines Nutzerforums, sollte ebenso gewährleistet sein wie die Zusammenarbeit mit eCommerce-Applikationen.
Gängige und im Einsatz befindliche Dateitypen wie Word oder PDF sollten sich reibungslos importieren lassen. Manche Systeme erlauben die Integration vorhandener Web-Editoren. Schnittstellen sollten den Import und Export von Content ermöglichen, insbesondere dann, wenn Inhalte von Content-Syndikatoren Verwendung finden sollen. Eine besondere Bedeutung kommt hierbei dem Datenformat XML (Extensible Markup Language) zu, das den Austausch von Inhalten zwischen verschiedenen Systemen erleichtert und zunehmende Bedeutung erlangt.
Im Hinblick auf die Zukunftsfähigkeit des CMS sollte darauf geachtet werden, dass verschiedene Ausgabemedien (Online, Print, Mobile Endgeräte, usw.) mit ihren speziellen Darstellungsformaten (HTML, WML, usw.) unterstützt werden.
Know-How und Kompetenz für das Medium Internet aufbauen
Verschiedene Content-Management-Systeme ermöglichen auf Anwenderseite den Zugriff über das Web und herkömmliche Browser. Das empfiehlt sich vor allem dann, wenn von verschiedenen, verteilt angeordneten Arbeitsplätzen aus mit dem CMS gearbeitet werden soll. Oftmals lassen sich über ein bedienungsfreundliches Online-Redaktionssystem Abhängigkeiten eines Unternehmens von einer Multimedia-Agentur verringern und eigene Mitarbeiter stärken einbinden.
Denn noch geben Unternehmen mit der Beauftragung einer Multimedia-Agentur allzu oft nicht nur die Arbeit an der Website in fremde Hände, sondern sie vergeben auch die Chance, bei eigenen Mitarbeitern Know-How und Kompetenz im Umgang mit dem Internet aufzubauen und damit eine Sensibilität für die Bedeutung dieses Mediums bei der Umsetzung zukünftiger Unternehmensziele zu schaffen.
