Firmenwagen sind immer mit Kosten für ein Unternehmen und steuerlichen Pflichten für die Fahrer verbunden. Daher sollte dem Aufbau der Flotte beziehungsweise der Anschaffung des Wagens für Geschäftsführung/Selbständigen gewisse Vorbereitungszeit gewidmet werden.
Auf deutschen Straßen sind laut dem Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) mehr als 5,2 Millionen Fahrzeuge gewerblich unterwegs, das heißt, es sind Firmenwagen. Diese werden von Selbstständigen, Unternehmern und Arbeitnehmern gelenkt. Die Bandbreite reicht dabei von Mini-Fuhrparks mit weniger als drei Fahrzeugen bis hin zu sehr großen Flotten mit einer vierstelligen Anzahl von KFZ.
Dabei verfolgen viele Unternehmen mit ihren Firmenwagen einen doppelten Zweck. Neben der Sicherstellung der persönlichen und flexiblen Mobilität der Mitarbeiter eines Unternehmens sind Firmenfahrzeuge regelmäßig auch Gehaltsbestandteil beziehungsweise Teil einer Boniregelung von (leitenden) Mitarbeitern. Firmenwagen sind Prestigeobjekt und schaffen natürlich für den Nutzer Einsparpotenziale, da sie üblicherweise auch privat genutzt werden dürfen und der Unterhalt inklusive ist.
Gerade im Employer Branding können Firmenwagen einige Vorteile schaffen. Zwar sinkt die Bedeutung eigener Kfz für Jüngere, aber Dienstwagen genießen weiterhin einen guten Ruf – gerade dann, wenn diese sehr modern sind, beispielsweise in Form von E-Fahrzeugen. Das unterstreicht die eigene Stellung und die Haltung zu Umwelt und Mobilität. Unternehmen investieren mit Dienstwagen damit auch in den Außenauftritt und die Reputation bei ihren (künftigen) Mitarbeitern.
Apropos Investitionen: Natürlich sind Firmenwagen immer mit Kosten für ein Unternehmen verbunden. Daher sollte dem Aufbau der Flotte beziehungsweise der Anschaffung des Wagens für Geschäftsführung/Selbständigen gewisse Vorbereitungszeit gewidmet werden – und zwar weniger der Wahl des Modells und der Sonderausstattung als der Liquiditäts- und Steuerplanung. Es gilt: Anschaffung und Betrieb von Dienstwagen lösen immer steuerliche Vorgänge aus.
Bei der Anschaffung von Firmenwagen stellt sich also immer die Frage nach der richtigen finanziellen und steuerlichen Struktur. Schließlich wollen Unternehmer und Selbstständige damit auch wirtschaftlich erfolgreich sein und so wenig Kosten wie möglich bei größtmöglichem Nutzen verursachen. Insofern kommt es neben dem Finanzierungsmodell auch auf die persönliche Besteuerung durch den Dienstwagennutzer an. Diese beiden Parameter sind entscheidend für die langfristige Strukturierung.
Als Finanzierungsformen kommen Leasing, Darlehens- und Barkauf in Frage. Die Miete von Fahrzeugen kommt sehr selten vor. Beim Kauf erwirbt das Unternehmen die Fahrzeuge aus dem Cash oder über einen Kredit. In beiden Fällen kann es die gesamten Netto-Anschaffungskosten über sechs Jahre hinweg verteilt von der Unternehmensbesteuerung absetzen und gleich zu Beginn die Umsatzsteuer für jedes Fahrzeug geltend machen. Bei einer Finanzierung werden zudem noch die Kosten für den Kredit als Betriebsausgaben angesehen. Dieses Modell eignet sich natürlich besonders für Unternehmen und Unternehmer, die Fahrzeuge sehr lange nutzen wollen, und die Fahrzeuge an sich haben auch nach vielen Jahren weit über die Abschreibung hinaus noch einen Wert. Zugleich tauchen dabei aber natürlich mit den Jahren finanzielle Risiken durch Reparaturen auf.
Besteht hingegen der Wunsch, die Flotte immer auf dem neuesten Stand zu halten, bietet sich das Leasing wesentlich stärker an. Beim Leasing hingegen sind die Raten als monatliche Kosten durchlaufend planbar und regelmäßig als Betriebsausgaben voll absetzbar, die Liquidität wird geschützt. Zudem laufen Leasing-Verträge in der Regel maximal vier Jahre und enden, bevor die Reparaturen beginnen. Die Leasing-Fahrzeuge werden in der Regel weiterhin bei der Leasing-Gesellschaft bilanziert und gehen zu keinem Zeitpunkt ins Betriebsvermögen über.
Auch die Frage der persönlichen Nutzungsbesteuerung ist in diesem Zusammenhang wichtig. Selbstständige, Geschäftsführer und Geschäftsführer-Gesellschafter können die Ein-Prozent-Methode, das Fahrtenbuch oder die Abrechnung von 30 Cent pro Kilometer bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs zu unternehmerischen Zwecken – was aber nur funktioniert, wenn sich das Fahrzeug nicht im Betriebsvermögen befindet, also weniger als 50 Prozent betrieblich eingesetzt wird. Diese 50 Prozent-Grenze ist nur zwingend anzuwenden bei Einzelunternehmen, im Fall von Personengesellschaften kann ein Pkw „gewillkürt“ werden. Im Fall einer GmbH ist ein Firmen-Pkw stets Betriebsvermögen. Da ist die 50 Prozent-Grenze unbeachtlich.
In der Handhabung hat sich die Ein-Prozent-Methode als sinnvolle Lösung etabliert. Dabei wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises (nicht des Kaufpreises!) als fiktiver Gewinn den eigenen Einkünften hinzugerechnet und entsprechend versteuert, um die private Nutzung pauschal abzugelten. Wer jedoch den Firmenwagen nur sehr wenig privat fährt, liegt mit dem etwas aufwändigeren Fahrtenbuch besser. Beim Fahrtenbuch werden alle Fahrten aufgezeichnet und dann zugeordnet. Privat versteuert wird nur, was tatsächlich in Anspruch genommen worden ist. Gerade bei teuren Firmenwagen kann dies im Vergleich zu pauschalen Methoden spürbare steuerliche Vorteile bringen.
Entscheidend ist also, sich frühzeitig über den Fuhrpark Gedanken zu machen. Es erfordert eine professionelle Planung für Unternehmer, um die richtige Struktur zu finden. Daher sollte der Steuerberater frühzeitig in die Überlegungen eingebunden werden – sonst kann es zu teuren Fehlentscheidungen kommen.
