Wer schon einmal in der Gastronomie oder einem anderen Dienstleistungsgewerbe gearbeitet hat, kennt es: Es gibt nur einen groben Dienstplan, aber der tatsächliche Einsatz von Arbeitskräften ist abhängig von Reservierungen oder tagesaktuellen Geschehnissen. In solchen Jobs kann es sehr mühsam sein, einen Dienstplan zu erstellen.
An diesem Tag können alle, an dem anderen niemand und wer trotzdem eingeplant wird, ist beleidigt und fühlt sich ungerecht behandelt. Wer krank ist, muss ersetzt werden, wer Urlaub hat auch und dass manchmal spontaner als es jemanden lieb ist.
Es ist ein ewiger Kampf und für viele Arbeitgeber ein anstrengender Balanceakt. Eigentlich ist es kaum möglich, einen Dienstplan länger als für eine Woche zu erstellen, doch dies gibt den Arbeitnehmern keinerlei Planungssicherheit für freie Tage und ist daher ungern gesehen. Eine gute Lösung, die die Digitalisierung nun mit sich bringt ist es, die Dienstplane über Online Plattformen zu erstellen.
Transparenz und Flexibilität des digitalen Dienstplans
Zunächst einmal sind solche Plattformen für alle Mitarbeitenden eines Unternehmens einsehbar. Dies ist von Vorteil, da Schichten beispielsweise einfacher angenommen, abgegeben und erstellt werden können. Besonders bei Krankheit ist so etwas praktisch. Auch können die Mitarbeitenden ihre Verfügbarkeit eintragen und somit kann der Dienstplan langfristiger als nur für eine Woche erstellt werden, sowie leichter abgeändert werden, wenn die Reservierungen ausbleiben.
Für Festangestellten können zudem wiederkehrende Schichten eingetragen werden, was für diese Personengruppe eine stabilere Planungssicherheit gibt, Verantwortlichkeiten transparenter organisiert und dadurch Mitarbeitende zufriedener werden. Auch können sogenannte erforderliche Dienste eingetragen werden, mit denen der Arbeitgeber angibt, welche Besatzung mindestens notwendig ist für eine Schicht.
Ein großer Vorteil an der digitalen Form des Dienstplanes ist nicht nur die Transparenz, sondern eben auch die Flexibilität. Dienstpläne, die auf Papier geschrieben werden, sehen bei vielen Änderungen irgendwann chaotisch und unübersichtlich aus. Bei den digitalen Dienstplänen dagegen, werden Schichten einfach neu besetzt oder gelöscht, ohne das Chaos entsteht.
Nützliche integrierte Funktionen
Zudem hat ein digitaler Dienstplan oftmals noch mehr zu bieten als nur den Dienstplan, wie zum Beispiel die Funktion Zeiterfassung erstellen. Darüber können die Arbeitsstunden erfasst oder zumindest dokumentiert werden. So können Arbeitnehmer sehen, welche Schichten Mitarbeitende übernommen und dementsprechend wie viele Stunden sie gearbeitet haben. Ein solcher Überblick macht es auch leichter, Arbeitnehmer nicht zu verbrennen, indem Einigen ganz viele und anderen gar keine Schichte gegeben werden.
Neben der Zeiterfassung sind zudem manchmal auch Tools für Erwerbstätige in diesen digitalen Plattformen integriert. So kann zum Beispiel ein Budgetüberblick helfen, die Personalkosten im Blick zu behalten und die integrierte Abgleichung mit dem Arbeitszeitgesetz für legale Sicherheit bei der Erstellung des Dienstplanes sorgen. Auch die Fähigkeiten der Mitarbeitenden können eingetragen und dementsprechend bestmöglich eingesetzt werden, so dass keine chaotischen Schichten mehr stattfinden.
Alles in einem: Ein digitaler Dienstplan ist zukunftsfähig
Schlussfolgernd lässt sich also sagen, dass ein digitaler Dienstplan eine innovative und praktisches Tool ist, welches definitiv eine sehr gute Alternative zum papiernen Dienstplan ist. Mit den vielen zusätzlichen Funktionen sind Online Plattformen zur Erstellung von Dienstplänen zudem ein Allrounder, der den Arbeitsalltag und besondere die Personalplanung signifikant vereinfacht und damit für ein insgesamt entspannteres Arbeitsklima sorgen kann.
