Kaum wegzudenken aus dem Unternehmensalltag sind Schriftstücke im Portable Document Format (PDF), denn neben Strukturinformation von elektronischen Dokumenten können auch Layout-Informationen (Bilder, Grafiken) mitgespeichert und digital versendet werden. Insbesondere im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung, die Platz in den Aktenschränken bei den Unternehmen schafft, hat das Format längst Einzug gehalten.
Mit einem effizienten Dokumentenmanagement können große sowie kleine und mittlere Unternehmen beispielsweise Rechnungen, Vertragsunterlagen oder E-Mails revisionssicher archivieren und aufbewahren. Bevor aber eine Archivierung greift, müssen die Dokumente professionell erstellt werden. Dafür gibt es zahlreiche Anbieter am Markt unter anderem „webPDF“ der SoftVision Development GmbH aus Fulda.
Das Unternehmen hat hier sowohl eine browserbasierte, als auch eine Serverlösung für die Umwandlung von Dokumenten in PDF entwickelt. So erklärt das Unternehmen: „Mit webPDF arbeiten Unternehmen noch effektiver mit PDF-Dokumenten und lösen die Probleme der E-Mail-Archivierung.“. Mit der Browser-Variante können direkt die Dateien per Nutzerschnittstelle konvertiert werden. Dabei bedarf es keiner Installation eines Programms auf dem jeweiligen genutzten Endgerät um die Anwendung zu nutzen. Die Servervariante hat den Vorteil der direkten Integration in die eigenen Unternehmensanwendungen und eine angepasste Skalierbarkeit, beispielsweise bei der Massenverarbeitung. So schreibt das Unternehmen: „Mit dem zentralen PDF-Server können Sie alle Dateiformate in das PDF-Format konvertieren und PDF-Dokumente bearbeiten, signieren oder exportieren.“
Der Langzeitarchivierung folgend, kann die zentrale PDF Server Anwendung Dokumente in PDF/A konvertieren inklusive Validierungsfunktionen, egal von welchem Ursprungsformat. „Jegliche Anforderungen an eine professionelle PDF-Bearbeitung können durch webPDF abgebildet werden“, verspricht das Unternehmen und erklärt:
Mit webPDF können Sie …
– jegliche Art von Dokumenten in PDF konvertieren,
– die E-Mails Ihres Unternehmens rechtssicher archivieren,
– Grafiken, Scan- & Faxdokumente wieder bearbeitbar machen,
– PDFs mit Signaturen und Zeitstempeln versehen.
Mit webPDF erhalten Unternehmen die Rundumlösung für PDF-Anwendungen, die über Schnittstellen in alle gängigen Systeme integriert werden kann und für jeglichen Einsatzzweck bereit steht: Sei es zur Signierung (Digitale Signatur), Zertifizierung oder einfach zur Bearbeitung und zum Durchsuchen von PDF-Dokumenten
