Immer mehr Mitarbeiter von Unternehmen verfügen am Arbeitsplatz über einen Internet-Zugang – zu verschiedensten Zwecken. Dass einige diesen nutzen, um zu Erotik-Websites zu surfen oder Witze per Email an Freunde zu verschicken, ist ein offenes Geheimnis. Sind Softwaretools zur Mitarbeiterüberwachung die Lösung solcher Probleme?
Zu den arbeitsvertraglichen Pflichten von Arbeitnehmern gehören diese Aktivitäten jedenfalls nicht. Nimmt dieses Verhalten überhand, bei einzelnen Mitarbeitern oder auch innerhalb der gesamten Belegschaft, kann sich dies für ein Unternehmen, neben der Rechtsproblematik, zu einem nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor entwickeln.
Große Nachfrage nach Programmen zur Mitarbeiterüberwachung
Von wenigen Ausnahmen wie AT&T, Exxon oder Delta Airlines abgesehen, sind nur wenige Firmen bereit, öffentlich einzugestehen, dass sie Software zur Mitarbeiterüberwachung einsetzen. Doch aktuelle Studien bestätigen, dass es immer mehr werden. Eine Umfrage der Computerworld ermittelte, dass gegenwärtig rund 31 % unter den 75 befragten Unternehmen Monitoring-Systeme zumindest für die Überwachung des Mailverkehrs in ihrer Firma einsetzen. Weitere 21 % wollen solche Systeme in Zukunft verwenden. In der Mehrzahl gaben die Befragten als Grund der Maßnahme an, die Überwachung diene dem Schutz geistigen Eigentums und der Vorbeugung vor Rechtsstreitigkeiten. Doch es geht auch um Arbeitsproduktivität und die Nutzung von Firmenressourcen für private Zwecke: In Einzelfällen wurde ermittelt, dass bei bis zu einem Drittel der Mails innerhalb eines Unternehmens kein Bezug zur Arbeit besteht. Hauptinhalte solcher E-Mails: Witze sowie „unangemessene“ Dateianhänge, z.B. in Form von Fotos.
Eine weitere Untersuchung von IDC Research stützt sich auf die 1000 größten US-Unternehmen als Grundgesamtheit und kommt zu sehr interessanten Zahlen: Zwar sollen laut dieser Studie gegenwärtig erst 17 % der Unternehmen Monitoring-Software einsetzen, doch gehen die Analysten von IDC von einem wesentlichen stärkeren Wachstum aus: Schon in 2001 werden 80 % der größten Unternehmen Emails und Arbeitsplatzrechner scannen sowie die Internetnutzung von Mitarbeitern beobachten.
Auch von IDC wurde nach den Gründen für den Einsatz der Software gefragt: Genannt wurde hier der Schutz vor Computerviren bzw. Software, die nicht Jahr-2000 kompatibel ist. Doch einige der Befragten gaben auch an, mittels dieser Software Anhaltspunkte über das Produktivitätsniveau in ihrem Unternehmen erhalten zu wollen. Weitere Gründe: Ausschöpfung aller Möglichkeiten um rassistische, sexistische oder sonstige unerwünschte Inhalte in der elektronischen Post oder beim Besuch von Websites durch Mitarbeiter auszuschließen.
Was kann Monitoring-Software leisten?
Software, die zur Überwachung von Mitarbeitern geeignet ist, gibt es in den verschiedensten Varianten. Einige Tools zielen speziell darauf, die Aktivitäten der Webnutzung zu überwachen wie etwa Internet Manager von Elron Software. Dieser erfasst den Traffic in Echtzeit und schreibt die anfallenden Informationen in eine Datenbank, aus der heraus auch das Reporting erfolgt.
Auch für das Monitoring des Mailverkehrs gibt es spezielle Werkzeuge. Dazu gehört etwa Mailsweeper von Content Technologies Ltd. Diese Programm scannt die Inhalte von Mails auf ausgewählte Schlüsselbegriffe oder Kombinationen von Begriffen. Werden solche Keywords gefunden, werden die entsprechenden Botschaften blockiert und eine Mitteilung darüber an die verantwortliche Person gesendet.
Doch andere Tools können wesentlich mehr, aus rechtlicher Sicht oftmals zuviel. Die Software Investigator 2.0 ist letztendlich in der Lage, jeden einzelnen Tastendruck eines Users aufzuzeichnen, jedes verwendete Programm zu ermitteln und jede aufgerufene URL zu dokumentieren. Die Ergebnisse des Überwachungsvorgangs können als Attachment verdeckt an eine vordefinierte Mail-Adresse geschickt werden. Der Export von Daten in Exceldateien oder HTML ist möglich. Die rechtlich nicht unumstrittene Funktion „Silent Install“ von Investigator, die nur beim Erwerb einer recht kostspieligen Universal-Lizenz im Produktpaket enthalten ist, erlaubt eine für den Nutzer völlig unsichtbare Installation und Anwendung des Programms über ein Netzwerk auf dem jeweiligen Arbeitsplatzrechner.
Die rechtlichen Grenzen des Monitoring von Mitarbeitern in Deutschland
Auch wenn die Software zur Mitarbeiterüberwachung nicht ausdrücklich in der arbeitsrechtlichen Gesetzgebung erwähnt wird, so bestehen doch Regelungen, die Überwachungsmechanismen im Allgemeinen reglementieren: „Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“ unterliegen der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrates. So schreibt es § 87 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes vor. Dies bedeutet, dass in Betrieben, in denen ein Betriebsrat vorhanden ist, dieser dem Einsatz der Überwachungssoftware zustimmen muß. Die blosse Information des Betriebsrates reicht nicht aus. Keine Pflicht zur Mitbestimmung besteht dagegen dort, wo der Arbeitgeber arbeitsvertragliche Pflichten erläutert bzw. konkretisiert, z.B. indem er Mitarbeitern die private Nutzung des Internet generell untersagt.
Gründe für den Einsatz eines Softwaretools zur Mitarbeiterüberwachung
• Verwendung von Arbeitszeit für private Tätigkeiten oder für gewerbliche Nebentätigkeiten und damit Produktivitätsverluste. Nutzung von Firmenressourcen für privates Surfen bzw. private Emails
• Abruf, Speicherung und Weitergabe rechtswidriger Inhalte (z.B. Pornographie, Beleidigung, diskriminierende Äußerungen) und eine daraus resultierende Haftung des Unternehmens.
• Schutz geistigen Eigentums der Firma, Verhinderung des Verrats von Geschäftsgeheimnissen
• Schutz vor Computerviren und Spam-Mails
Einführung von Monitoring-Tools: Das sollten Sie beachten!
• Geben Sie eine Internet-Policy für Ihre Mitarbeiter heraus, in der Sie konkret angeben, welche Nutzung von Internet, Email, ggf. auch von Telefon und Fax, nicht erwünscht ist bzw. welche Nutzung geduldet wird, sofern bestimmte Grenzen nicht überschritten werden (z.B. Telefongespräch, um einen Arzttermin zu vereinbaren).
• Prüfen Sie, ob Sie mit einer entsprechenden Konfiguration der bestehenden Software unerlaubte Webnutzung ausreichend unterbinden können und so ggf. ganz auf Monitoring-Tools verzichten können. Proxy-Server lassen bespielsweise sich so konfigurieren, dass bestimmte Websites nicht genutzt werden können und bestimmte Dateiformate tabu sind (z.B. Download von Videos).
• Spielen Sie mit offenen Karten. Informieren Sie ihre Mitarbeiter über die Einführung von Kontrollmaßnahmen. Schon die Ankündigung hat meist zur Folge, dass sich die Angestellten bei unerwünschter Nutzung der Kommunikationsmittel zurückhalten. Beachten Sie außerdem die Vorschriften bei der Einführung von Überwachungsmaßnahmen
• Beschränken Sie sich beim Einsatz der Software auf Stichproben, genauere Analysen sollten nur bei begründeteter Annahme eines individuellen Missbrauchs erfolgen.
• Die Implementierung dieser Software kann zu einer nicht unwesentlichen Belastung der Hardware- und Netzwerkressourcen führen und erfordert eine gewisse Feinabstimmung, um die gewünschte Funktion zu erfüllen. Berücksichtigen Sie dies bei der Einführung.
