Ob Bar Camp, World Cafe, Roundtable, Präsentationsevent oder einer großer Kongress mit verschiedenen Slots: Egal wie groß ob mit einer Handvoll oder mehreren hundert Teilnehmern, eine Veranstaltung kann nur gelingen wenn sie gut geplant und koordiniert wird. Was nützt die beste Referenten-Akquise wenn der Rest der Veranstaltungsplanung nur Mängel aufweist. Wichtige Punkte wie Materialplanung, Personal- & Transportplanung, Angebote und Rechnungen, Locationauswahl oder aber auch Lagermanagement und Mitarbeiterkommunikation müssen zwingend beachtet werden.
Organisierte man sich früher mit Handzetteln und Klemmbrettern in der Veranstaltungsorganisation, hat auch beim Event-Management längst die digitale Welt mit der effizienten Abbildung aller Prozesse Einzug gehalten und muss es auch. Denn nur wer agil agiert und über alle Prozesse in Echtzeit informiert ist kann seine Veranstaltung zum Erfolg führen. Der Veranstalter sollte alles im Blick haben alle Daten seines Events zusammenführen und effizient auswerten, um Schwachstellen schnellstens zu erkennen und zu beheben. Der Veranstalter muss dabei kein Digitalisierungsspezialist sein, gibt es doch Anwendungen, die bei der erfolgreichen Digitalisierten Veranstaltungsorganisation unterstützen, wie die Cloud Vermietungssoftware für VT & Eventfirmen Rentman.
Eine All-in-One Lösung spezialisiert auf den Bereich des Veranstaltungsmanagments bietet sie alles was ein Veranstaltungsagentur braucht und das direkt an einem zentralen Ort und von überall erreichbar. Virtuell lässt sich mit der Software mit wenigen Klicks und übersichtlich das für den Event benötigte Material und Personal organisieren und für den Transport alle Dokumente und Dateien zusammenzustellen und so die Zusammenarbeit zwischen allen Akteuren beschleunigen. Die Eventagentur kann mit der Software effizienter planen und beispielsweise die Materialverfügbarkeit verfolgen, Angebote für Ausschreibungen erstellen und Rechnungen an Sub-Unternehmen ausstellen. Dazu kann mit dem eigenen Agenturteam aber auch mit externen Dienstleistern über die Plattform kommuniziert werden. Ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem macht das möglich.
Neben dem reinen Projektmanagement Tool, beinhaltet die Cloud-Lösung auch ein Customer Relation Management (CRM) System mit denen die Agentur effiziente Kontaktpflege betreiben kann. Rentman verspricht dabei eine hohe (zertifizierte) Datensicherheit. Wichtig für den Erfolg des Unternehmens / der Agentur sind die wirtschaftlichen Kennzahlen. Auch hier liefert die Software statistische Werte in Sachen Kosten und Ausgaben aber auch Arbeitsleistung und Vertrieb.
Ein Blick lohnt. Die Software gibt es aktuell (2019) als kostenlose Demo und steht dann im Monatsabo in verschiedenen Ausprägungen (je nach benötigten Volumen) zur Verfügung.
