Der Steuerberater ist gerade auch bei einer Außenprüfung und der Abwehr ungerechtfertigter Ansprüche der Vertraute des Unternehmers. Er kennt die Tricks der Prüfer.
Wer einen Unternehmer in Panik sehen möchte, braucht dafür eigentlich nur einen Begriff: Steuerprüfung! Auch wenn ein Unternehmer seine steuerlichen Pflichten nach bestem Wissen und Gewissen erfüllt und die Steueroptimierung nicht auf Grauzonen ausdehnt, sorgt eine Steuerprüfung, vornehmlich als Außen- oder Betriebsprüfung bekannt, nicht wirklich für gute Laune. Denn diese ist nicht nur lästig, sondern kann auch in hohen Nachforderungen resultieren. Bestimmte Ausgaben werden mitunter nicht anerkannt, simple Fehler im Handling fallen auf oder eher dürftig geführte Fahrtenbücher halten einer Überprüfung nicht stand. Etwaige Beanstandungen lauern überall.
Auch wenn es in der Regel „nur“ um Geld geht: Unternehmer sollten eine Betriebsprüfung grundsätzlich nicht „auf eigene Faust“ überstehen wollen, sondern stets auf den Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt als Partner, Berater und engen Begleiter setzen. Schließlich kennt dieser die Kniffe und Tricks der Finanzbehörden und der Betriebsprüfer. Der Berater kann dementsprechend auf bestimmte Versuche und Fragen des Prüfers angemessen reagieren und einschätzen, ob das Vorgehen überhaupt zulässig ist. Die Erfahrung zeigt, dass manche Prüfer versuchen, mit Mitteln zu einem Mehrergebnis zu gelangen, die nicht immer vollständig im Einklang mit den geltenden Spielregeln stehen. Fallen solche Versuche im Rahmen einer Außenprüfung auf, kann der Steuerberater unmittelbar intervenieren und darauf hinwirken, dass nur solche Dinge beanstandet werden, zu denen das Steuerrecht auch berechtigt.
Weiterhin entlastet der Steuerberater einen Unternehmer ganz erheblich. Eine Außenprüfung kann mehrere Tage bis Wochen in Anspruch nehmen, in denen der Unternehmen sich nicht ausreichend um sein Geschäft kümmern kann. Der Prüfer des Finanzamts hat regelmäßig sehr viele Fragen – doch im Gegensatz zum Unternehmer weiß er genau, was er wie fragen muss. Immer wieder ist zu erleben, dass sich Unternehmer um Kopf und Kragen reden. Der Unternehmer kann schlichtweg nicht einschätzen, welche Tragweite gewisse Antworten haben können. Um das Risiko unbeabsichtigt abgegebener Informationen zu vermeiden, sollte stets der Steuerberater die Kommunikation mit dem Prüfer während der Außenprüfung führen und auch im Nachgang die Abschlussbesprechung mit dem Mitarbeiter der Steuerbehörden vornehmen. Dies verhindert nachteilige Aussagen des Steuerpflichtigen und gibt die erforderliche Ruhe und Gelassenheit für das Kerngeschäft – der Unternehmer muss auch während einer laufenden Prüfung sein Unternehmen führen können.
Im Übrigen gibt es diverse formale Voraussetzungen für die Durchführung einer Betriebsprüfung. In der Regel kennt der Unternehmer diese Voraussetzungen nicht, ganz im Gegensatz zum Steuerberater – also kann der Unternehmer, der auf sich allein gestellt eine Betriebsprüfung durchstehen möchte, auch keine eventuellen „Formfehler“ erkennen und damit die Unzulässigkeit einer Prüfung rügen. Dazu gehört beispielsweise, dass für den Prüfungszeitraum die Betriebsgrößenklasse zu beachten ist. Weiterhin muss die Terminabstimmung mit Steuerpflichtigem, Steuerberater und Prüfer erfolgen und die Prüfungsanordnung in angemessener Zeit vor dem Beginn der Prüfung (in der Regel mindestens 14 Tage!) bekanntgegeben werden. In der Prüfungsanordnung ist der Umfang der Außenprüfung anzugeben. Dies dient neben dem Schutz des Unternehmers auch der Vermeidung von Unklarheiten hinsichtlich Art und Umfang der durchzuführenden Maßnahmen. Die Prüfer müssen sich bei Erscheinen grundsätzlich unmittelbar ausweisen und den tatsächlichen Beginn der Außenprüfung unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig machen. Eine Außenprüfung ist übrigens immer dann unzulässig, wenn von vornherein feststeht, dass sich aus ihr keine steuerlichen Folgen ergeben können. Derartige Aspekte kann der Steuerberater – neben weiteren – analysieren und bewerten. Im Zweifelsfall wird er gegen die Anordnung einer Betriebsprüfung Einspruch erheben.
Zudem kann in geeigneten Fällen der Beginn der Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden. Der Steuerpflichtige kann beispielsweise eine Verlegung beantragen, wenn er oder sein Steuerberater plötzlich erkrankt, beträchtliche Betriebsstörungen durch die Außenprüfung zu erwarten sind oder er schlichtweg urlaubsbedingt verhindert ist. Auch hierbei ist es die Aufgabe des Steuerberaters, den Antrag auf Verschiebung entsprechend bei den Behörden zu begründen.
Der Steuerberater ist also insbesondere auch bei einer Außenprüfung und der Abwehr unberechtigter Ansprüche der Vertraute des Unternehmers. Letzterer sollte sich nicht scheuen, diese Leistungen auch in Anspruch zu nehmen.
