Wenn es einen positiven Aspekt der Covid-19 Pandemie gab, dann den das die Digitalisierung einen neuen Schub erfahren hat. Plötzlich war es möglich von zu Hause aus weltweit zu agieren und die eigenen Geschäftsprozesse zu steuern. Statt im Konferenzraum im Unternehmen, fand man sich in virtuellen Teammeetings wieder und auch Kundengespräche sowie Vertragsverhandlungen fanden und finden immer noch per Videokonferenz statt. Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten alle Arbeitsabläufe zu beschleunigen und zu optimieren, auch beim Thema verbindliche Unterschrift und Signatur.
Trotzt aller digitalen Vorteile, viele Unternehmen nehmen immer noch umständliche Prozesse auf sich, um wichtige Dokumente zu signieren. Dabei kann das auch ganz einfach gehen und zwar mit einer digitalen Signatur. Denn diese ermöglicht das Prozesse und Geschäfte schneller zum Abschluss gebracht werden können und das sogar direkt aus dem Homeoffice heraus. Kein Wunder, dass es zahlreiche Anbieter von Anwendungen für die digitale Signatur gibt. Denn wichtige Dokumente können so mit einer Authentifizierung in den Workflow gegeben werden. Aber was ist die „digitale Signatur“ und was die „elektronische Unterschrift“? Wir schauen es uns an und zeigen die Vorteile auf.
„Elektronische Unterschrift“ vs. „digitale Signatur“
„Elektronische Unterschrift“ und „digitale Signatur“ wird von vielen gleichgesetzt, was nicht ganz falsch sein mag jedenfalls aus rechtlicher Sicht. Aber das eine ist eine juristische Form und das andere ein mathematisches Verfahren. Laut der „eIDAS-Verordnung“ gibt es die „einfache elektronische Signatur“, die „fortgeschrittene elektronische Signatur“ (FES) und die „qualifizierte elektronische Signatur“ (QES). Mit der „einfachen elektronischen Signatur“, so lässt es sich schon aus dem Namen lesen kann man keine Dokumente verschlüsseln. Meist wird auch ein Scan einer Unterschrift als Bild in einem Dokument als „einfache elektronische Signatur“ angesehen.
Will man aber eine sichere Authentifizierung muss man auf die fortgeschrittene oder besser noch auf die qualifizierte elektronische Signatur zurückgreifen. Beide bieten im Gegensatz zur einfachen elektronischen Unterschrift eine „digitale Signatur“, ein asymmetrisches Kryptosystem, bei dem ein Sender unter Einsatz eines geheimen Signaturschlüssels (Private Key) aus einer digitalen Nachricht einen Wert berechnet. Dieser Wert wird dann dazu genutzt um die Urheberschaft und Integrität der digitalen Nachricht zu prüfen. Dies geschieht mit dem Einsatz eines öffentlichen Verifikationsschlüssels (Public Key). Eine mit einem Privaten Key erstellte Signatur muss mit dem Public Key Person zweifelsfrei zugeordnet sein. Einsatzgebiete sind unter anderem Arbeitsverträge, Kaufverträge oder Jahresabschlüsse.
Wie man eine digitale Unterschrift / Signatur für sein Dokument erstellt
Blicken wir auf die fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES), denn für diese sollten Sie sich als erstes einen Signaturdienstleister suchen, der fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen nach EU-Recht bzw. schweizerischem Recht anbietet. Am besten suchen Sie sich einen Anbieter der beide Signaturformen im Angebot hat, denn nur mit einem solchen Anbieter können Sie alle Dokumente auf jeden Fall rechtsgültig und digital signieren. Dies kommt ihren Workflow zugute. Wichtig ist es aber auch, dass Sie Ihre Identität für die qualifizierte elektronische Signatur über eine offizielle Zertifizierungsstelle bestätigen. Hier gibt es externe Anbieter oder aber sie machen das direkt über den Signaturdienstleister, wenn er dies als Service anbietet.
Die elektronische Signierung geht dann recht zügig, indem Sie das zu signierende Dokument auf die Plattform des Signaturdienstleisters hochladen und dort die E-Signatur hinzufügen können. Manche Anbieter ermöglichen auch eine Signierung ohne Medienbrüche beispielsweise über eine Integration in Kollaborationstools wie Microsoft SharePoint oder GoogleDrive.
Wie man den richtigen Signaturdienstleister findet
Eine Suche nach „Signaturdienstleister“ bei Google bringt einige tausend Ergebnisse zu Tage. Ähnlich verhält es sich mit den Schlagwörtern „Digitale Signatur“. Aber nur wenige Anbieter bieten für Kunden einen Service für fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen nach EU-Recht bzw. schweizerischem Recht aus einer Hand um die eigenen Geschäftsprozesse zu beschleunigen.
Ein Anbieter in dem Segment Signaturdienstleister ist die 2018 gegründete Skribble AG mit Hauptsitz in Zürich und weiteren Sitz in Karlsruhe. Als professioneller Anbieter für elektronisches Signieren will Skribble für jede Art von Vertrag die rechtlich passende elektronische Signatur liefern. Das Unternehmen hat nach Angaben seiner Investoren einen „E-Signatur-Service auf den Markt gebracht, der bezüglich Rechtsgültigkeit und Datenschutz absolut wasserdicht ist und Papier und Kugelschreiber in puncto Einfachheit in den Schatten stellt“. Auf seiner Webseite zeigt Skribble klar und transparent auf, welche Services das Unternehmen anbietet.
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