Ein Workplace ist eine personalisierte Benutzerschnittstelle, mit der die einzelnen Mitarbeiter mithilfe webbasierter Technologien Zugang zu allen IT-basierten Informationen, Applikationen und Services erhalten, die sie zur Ausführung ihrer jeweiligen Arbeit benötigen. Der Einzelne braucht weder die Herkunft noch das Format der Informationen zu kennen, er muss auch nicht mehr wissen, auf welche Weise diese Informationen an seinen Arbeitsplatz gelangen. Die zugrunde liegende Struktur ist vollständig transparent, und der Zugriff erfolgt über den Webbrowser.
Ein Workplace ist eine personalisierte Benutzerschnittstelle, mit der die einzelnen Mitarbeiter mithilfe webbasierter Technologien Zugang zu allen IT-basierten Informationen, Applikationen und Services erhalten, die sie zur Ausführung ihrer jeweiligen Arbeit benötigen. Der Einzelne braucht weder die Herkunft noch das Format der Informationen zu kennen, er muss auch nicht mehr wissen, auf welche Weise diese Informationen an seinen Arbeitsplatz gelangen. Die zugrunde liegende Struktur ist vollständig transparent, und der Zugriff erfolgt über den Webbrowser.
Workplace = Unternehmensportal
Der Begriff »Workplace« wurde bisher nicht sehr oft im Zusammenhang mit IT verwendet. »Portal« ist die gängigere Bezeichnung, speziell diejenigen Portale, die von einzelnen Unternehmen zum Nutzen ihrer Mitarbeiter und externer Partner entwickelt wurden. Diese werden häufig als Unternehmens- oder Enterprise-Portale bezeichnet.
Das Portal-Konzept stammt aus der Welt des B2C (Business-to-Consumer), wo es einen »Ausgangspunkt« für Ausflüge im Web bezeichnet. Ein Portal nimmt den Verbrauchern die Suche nach spezifischen Websites ab und bildet eine Einstiegsseite, die bei jeder Einwahl ins Internet als Startseite angezeigt wird. Ein Portal fungiert somit als Auffahrt auf die Datenautobahn oder als Eingang zu einem weitläufigen Gebäudekomplex: Vom Portal aus kann man in viele Richtungen verzweigen, und von jedem Raum aus erreicht man ein darunter oder darüber liegendes Stockwerk oder einen von zahlreichen Teilräumen.
Das Portal selbst gibt den Nutzern Hinweise darauf, wie sie sich im Web bewegen können, entweder durch Navigationstools wie Menüs, Registerkarten und Themenhierarchien oder durch Suchmaschinen. Die meisten Portal-Sites lassen sich individuell anpassen. So bieten beispielsweise viele einen Bereich, in dem aktuelle Börseninformationen angezeigt werden. Die Benutzer können diesen Bereich nach Belieben so anpassen, dass nur die für sie interessanten Aktienkurse dargestellt werden. Manche B2C-Portale bieten Links zu besonders beliebten Nachrichten, Wetterberichten, Lottoergebnissen und anderen Websites, andere bieten webbasierte eMail-Dienste, Software-Downloads, Preisvergleiche gängiger Produkte und Dienstleistungen, Suchfunktionen, Sportergebnisse oder Musik-Files.
Unternehmensportale sind das Gegenstück der B2C-Portale im B2B-Bereich (Busi-ness-to-Business) und sind ähnlich aufgebaut. Sie bieten jedoch keinen Zugriff auf Waren, Dienstleistungen und Informationen für Konsumenten. Vielmehr sind Unternehmensportale dazu gedacht, den Benutzern – Führungskräften, Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden, Fremdanbietern – eine individuelle Sicht auf das Unternehmen anzubieten. Das Portal-Frontend eines Mitarbeiters ist die Analogie zum Arbeitsplatz des Handwerkers aus früheren Zeiten – deshalb wird auch der englische Begriff »Workplace« zur Bezeichnung der leistungsfähigsten Unternehmensportale verwendet. Innerhalb dieses virtuellen Arbeitsplatzes können die Benutzer alle Informationen, Unternehmensapplikationen und Services finden, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen.
• Informationen bestehen aus konsolidierten Daten aus den internen Systemen des Unternehmens oder stammen aus externen Quellen wie etwa von Industrieverbänden, aus Fachzeitschriften oder von informationsorientierten Websites, aber auch von Kunden und Lieferanten.
• Applikationen bestehen aus aufgabenspezifischen Softwaretools.
• Services sind Leistungen zur aufgabenbezogenen Unterstützung und werden von innerhalb oder von außerhalb des Unternehmens bezogen.
Genau wie bei einem Büro oder einem Schreibtisch oder einer Werkbank können die einzelnen Benutzer diesen virtuellen Arbeitsplatz individuell einrichten und anpassen, um Informationen, Applikationen und Services ihrer bevorzugten Arbeitsweise entsprechend zu strukturieren. Auf Wunsch können sie die Inhalte auch in einem vorgegebenen Rahmen erweitern. Die spezifischen Informationen, Applikationen und Services, auf die ein bestimmter Mitarbeiter zugreifen kann, werden durch die interne Logik des Systems bestimmt, die ihrerseits durch die Rollen festgelegt ist, die der Mitarbeiter ausfüllt. Die Rolle einer Person ist nicht gleichbedeutend mit ihrer Position in der Unternehmenshierarchie oder mit der jeweiligen Aufgabenbeschreibung. Jeder Mitarbeiter erfüllt mehrere Rollen innerhalb einer Organisation. Er ist z. B. gleichzeitig Manager, Projektleiter und Mitarbeiter. Die Rollen bilden den Rahmen für die Aktivitäten und Aufgaben, die der jeweilige Mitarbeiter unternimmt, um zur Erreichung der Geschäftsziele beizutragen.
Workplaces sind im Wesentlichen nichts anderes als Unternehmensportale, zeichnen sich jedoch durch ein gewisses Maß an Business Intelligence aus. Auf dem Workplace definieren Rollen die Informationen, Applikationen und Services, die für Personengruppen bzw. für eine bestimmte Person verfügbar sind.
Informationen, Applikationen und Services
Hauptaufgabe des Workplace ist die Bereitstellung von Informationen, Applikationen und Services, die die Kerngeschäftsprozesse des Unternehmens unterstützen. Zu den Informationen können beispielsweise auch Forschungsberichte, Wirtschaftsdaten oder Beiträge aus Branchen- oder Fachzeitschriften gehören. Anwendungen umfassen das gesamte Spektrum der Software, die das Unternehmen zur Durchführung seiner Geschäfte einsetzt. Der Workplace kann auch als Gateway zur Beschaffung von Dienstleistungen dienen. Diese können sowohl aus internen als auch externen Quellen bezogen werden und beispielsweise Lohnbuchhaltung, Prämienverwaltung oder Fakturierung umfassen.
Die auf dem Workplace verfügbaren Informationen und Applikationen sind häufig in Services eingebettet. Ein Angestellter, zu dessen Aufgabe der Übernachtversand von Paketen gehört, kann beispielsweise Zugang zum Informationsdienst des Expresszustellers FedEx haben, der nicht nur das Abholen und die Auslieferung von Paketen übernimmt, sondern auch Auskunft über den momentanen Ort eines Pakets gibt, statistische Daten über das wöchentliche oder monatliche Paketaufkommen liefert und sogar über das Auftragsvolumen für einzelne Kunden oder Geschäftspartner informiert. Kunden können die Software von FedEx nutzen, um einen FedEx-Aufkleber mit den entsprechenden Strichcodedaten zu drucken. Die Informationen über die Transaktionen werden dann direkt an die FedEx-Datenbank übertragen, wo sie für die künftige Nachverfolgung (Tracking) oder für statistische Auswertungen zur Verfügung stehen. Wenn die Bezieher von FedEx-Diensten über das Web sowohl Zugriff auf die Auftragsbearbeitung als auch auf die wichtigen Informationen über ihre Pakete haben, erhalten sie ein Gefühl der Kontrolle und Sicherheit. Die Bereitstellung solcher Informationen über das Web ist auch für FedEx effizienter, weil man sonst statt dessen mehr Service-Mitarbeiter zur Beantwortung von Kundenanfragen beschäftigen müsste.
Wenn der genannte Mitarbeiter auch für die Reservierung von Dienstreisen zuständig ist, enthielte sein Workplace auch den Zugriff auf webbasierte Reisedienste, die eine Fülle von Informationen über Preise, Reisezeiten und Routen bieten. Der Travel-Management-Service kann tatsächlich Tickets verarbeiten und zustellen (oder für die elektronische Ausgabe bestätigen) und Reiseinformationen für einzelne Mitarbeiter, Gruppen, Büros oder ganze Unternehmen bereitstellen.
Das Workplace-Frontend
Der Zugang zum Workplace für die Mitarbeiter erfolgt über eine zentrale Anmeldung (Single Signon), die einen Webbrowser öffnet (siehe Abbildung 1). Dadurch braucht sich die betreffende Person nur einmal im Workplace-System anzumelden und kann dann auf alle dahinter liegenden Systeme zugreifen, etwa auf das ERP-System des Unternehmens, eine Fremdanwendung oder eine Informations-Website. Vor der Einführung der Workplace-Technologie hätte man sich dazu in jedem System separat anmelden müssen. Der Workplace bietet den Nutzern ein echtes eBusiness-Portal, das ihnen den Zugang zu allen Technologien und Informationstools bietet, die eBusiness möglich machen – angefangen von CRM (Customer Relationship Management), über SCM (Supply Chain Management), eCommerce, Business Intelligence und andere Back-Office-Anwendungen bis hin zu Webdiensten und ERP (Enterprise Resource Planning), Data Warehouse und Knowledge Management.
Der Workplace
Der Workplace ist nicht auf den PC beschränkt. Mit der zunehmenden Nutzung mobiler Endgeräte wie Laptops, Palm Pilots oder Mobiltelefone können Mitarbeiter jederzeit und an jedem Ort auf ihren Workplace zugreifen. Der Workplace gewährleistet den sicheren Zugriff von jedem beliebigen Ort aus. Gemäß dem Workplace-Konzept braucht ein Benutzer nur einen Webbrowser und den Zugang zum Internet, es ist keine weitere Client-Software notwendig. Nach dem Anmelden erhält er sicheren Zugriff auf alle benötigten Hilfsmittel: Das sind zum einen webbasierte Tools für die schnelle Übertragung von Daten, zum anderen eBusiness-Tools, um zuverlässige, rechtzeitige und präzise Informationen bereitzustellen, und schließlich Unternehmensanwendungen sowie Werkzeuge zur Integration von Informationen, die so genannte »Middleware«, die Softwarekomponenten der unterschiedlichsten Hersteller so miteinander verbindet, dass sie zusammenarbeiten können.
Branchenspezifisch, rollenbasiert, personalisiert
Workplace-Software ist branchenspezifisch, rollenbasiert und personalisiert. Die Mitarbeiter setzen den Workplace so ein, dass sie sich persönlich möglichst wohl fühlen. Dabei hängt es von ihrem persönlichen Arbeitsstil ab, welche der verfügbaren Navigationstools sie nutzen, um zur Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben auf die geeigneten Inhalte zuzugreifen.
Was wir mit »branchenspezifisch« meinen, ist relativ klar: Welche Informationen, Applikationen und Services über den Workplace erreichbar sind, richtet sich nach der jeweiligen Branche. Der Einkaufsleiter eines Chemiekonzerns braucht keinen Zugriff auf die webbasierten Handelsbörsen der Automobilindustrie, sondern nur auf den Marktplatz der Chemiebranche. Und die elektronische Bibliothek würde bei ihm Zeitschriften wie Chemical Week, nicht jedoch Machine Shop News enthalten. Der Workplace reduziert deshalb die Menge der irrelevanten Informationen für eine Person, indem nur die Daten, die für eine bestimmte Rolle in Frage kommen, angezeigt oder verfügbar gemacht werden.
Die Begriffe »rollenbasiert« und »personalisiert« müssen etwas näher erläutert werden: Jede Einzelperson in einer Organisation füllt eine oder mehrere Rollen aus. Hierzu muss sie bestimmte Aktivitäten und Aufgaben durchführen. Eine Rolle ist nicht gleichbedeutend mit einer Tätigkeit. Eine Person kann beispielsweise zugleich Mitarbeiter, Mitglied eines Projektteams, Relationship-Manager eines bestimmten Geschäftspartners usw. sein. Die im Workplace integrierte Logik ermöglicht es, den Zugriff auf nur diejenigen Informationen, Applikationen und Services zu beschränken, die eine Person zur Erfüllung ihrer Rolle(n) tatsächlich braucht, und nicht auf die Gesamtzahl der im System verfügbaren Informationen, Applikationen und Services.
Für den Workplace einer Verkaufsleiterin wären beispielsweise CRM-Anwendungen (Customer Relationship Management) sinnvoll, während SCM-Anwendungen (Supply Chain Management) nicht erforderlich sind. Dennoch hätte sie Zugriff auf die SCM-Anwendung, wenn sie Informationen daraus bräuchte. So wäre es denkbar, dass ein Kunde anruft und sich über den Status eines Auftrags erkundigt. In diesem Fall könnte auch ein Vertriebsmitarbeiter den Zugriff auf die SCM-Anwendung zur Abfrage von Informationen haben. Aufgrund seiner Rolle wäre jedoch kein Zugang zu SCM-Anwendungen möglich, die tatsächlich in die Supply Chains eingreifen.
Mit »personalisiert« meinen wir, dass sich der einzelne Mitarbeiter aus den angebotenen Informationen, Applikationen und Services ein individuelles Paket derjenigen Inhalte herstellen kann, die er für notwendig und wünschenswert hält, und zwar so, dass er sich dabei möglichst wohl fühlt. Der CFO eines Unternehmens möchte vielleicht auf seinem Startbildschirm den Aktienkurs seiner Firma angezeigt bekommen, während seine Kollegin in einem anderen Unternehmen einen Überblick über die gerade laufenden Projekte braucht, die sich im Finanzierungsstadium befinden. Ferner können die einzelnen Benutzer ihren Workplace auch so anpassen, dass die angezeigten Informationen für ihre Bedürfnisse personalisiert und die momentanen Arbeitsabläufe sowie neue Aufgaben oder Aktivitäten, die zu ihren Rollen hinzukommen, unterstützt werden. Hier geht es letztlich um Verantwortung. Das Unternehmen verantwortet, welche Informationen, Applikationen und Services grundsätzlich für die Rolle zugänglich sind. Der einzelne Mitarbeiter verantwortet die Personalisierung dieses Materials.
Ein weiteres Merkmal des Workplace ist die Einfachheit der Navigation, ermöglicht z. B. durch »Drag-and-Relate«-Fähigkeiten. Drag-and-Relate bezieht sich auf die nahtlose Integration der unterschiedlichen Systeme, die die Mitarbeiter nutzen können. Ein Verkaufsleiter, der sich die Bestellung eines Kunden ansieht, möchte vielleicht wissen, was der Kunde früher schon bestellt hat. Hierzu könnte er die Bestellung – auch als Business Object bezeichnet – auf die Funktion »Kunden anzeigen« ziehen und sie sich im Zusammenhang der gesamten Bestellhistorie des Kunden anzeigen lassen. Dasselbe wäre auch für Speditionsdaten möglich. Hier ließen sich die von der FedEx-Desktopsoftware erstellten Paketdaten direkt auf die Unternehmens-Website des Kunden ziehen. Dadurch würden relevante Informationen vom Spediteur über die Lieferung auf dem Workplace angezeigt.
Die kollaborative Natur von Workplaces und die technische Unterstützung der einfachen, dynamischen Handhabung von Veränderungen und Anpassungen erlauben es, die Kosten für die Implementierung von Veränderungen an den internen Geschäftsprozessen zu reduzieren.
Wertschöpfung durch den Workplace
Die Attraktivität der neuen Technologie liegt in ihrem Potenzial. Vor der Investition erheblicher Mittel in den Kauf neuer Technologien muss ein Unternehmen jedoch sorgfältig den erwarteten Nutzen bewerten, um auch einen tatsächlichen Wert aus der Investition zu ziehen.
So sollten die Entscheider vor jeder Investition die zu erwartenden Vorteile einer strengen Analyse unterziehen, greifbare Vorteile quantifizieren und für immaterielle Vorteile einen quantifizierbaren Wert ableiten. Der Workplace bietet eine ganze Reihe von neuen Werkzeugen, aus denen viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter erhebliche Vorteile ziehen können – sowohl materiell als auch immateriell.
Im Jahre 1999 schrieb die GartnerGroup, dass Unternehmensportale »zu den wichtigsten neuen Internet-Technologien gehören«. Nach den in dieser Studie angegebenen Prognosen wird bis Mitte 2002 die Zahl überlebensfähiger horizontaler Internet-Portale zurückgehen, während bei den vertikalen Internet-Portalen mit einer Verdopplung zu rechnen ist. Workplaces können große, globale Unternehmen dabei unterstützen, von diesem Trend zu profitieren.
Der Workplace ist die Zufahrt zum Marktplatz
Elektronische Marktplätze entwickeln sich zu immer wichtigeren Elementen der digitalen Ökonomie. Sie sind für die Unternehmen die Börsen im Internet zum Kaufen, Verkaufen oder Tauschen von Waren, Dienstleistungen und Informationen sowohl mit ihren derzeitigen Geschäftspartnern als auch mit neuen Kunden oder Lieferanten. Der Workplace öffnet den Mitarbeitern den Zugang zu einer Welt von Marktplätzen – sowohl solchen, die nur intern für die Mitarbeiter der jeweiligen Firma verfügbar sind, als auch öffentlich zugänglichen.
Ein Marktplatz stellt einen Treffpunkt dar, an dem sich das Unternehmen, aber auch andere Firmen und Selbstständige, zusammenfinden, um kollaborativ Prognosen zu erstellen, Handel zu treiben, Angebot und Nachfrage abzustimmen und an professionellen Handels-Communities teilnehmen zu können. Diese Umschlagplätze können auch als Clearing-Stellen für den Austausch von Dokumenten und als Unternehmensverzeichnisse fungieren. Durch Marktplätze erhalten Workplace-Benutzer und andere Mitglieder der Business Community die Möglichkeit des Zugriffs auf branchenspezifische Produkte, Dienstleistungen und Content1 . Dazu gehören Branchenberichte von Analysten, Informationen über Trends und Ereignisse, aber auch allgemeiner Content wie Nachrichten, Sport, Wetter, Aktienkurse oder auch Chaträume und betreute Foren im Zusammenhang mit ihren Rollen.
Die Workplace-Technologie kann Unternehmen wesentlich dabei unterstützen, den Zugang zu relevanten Marktplätzen zu erhalten. Kollaboration ist in der New Economy der Schlüssel zum Erfolg. Diejenigen, die ihre Workplaces zum richtigen Zeitpunkt und mit einem schlüssigen Konzept funktionsbereit haben, werden die Plattform bereitstellen können, auf der die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern stattfindet, und sie werden sich dadurch eine Spitzenposition innerhalb ihres Value Webs sichern. Wem dies nicht gelingt, der bleibt möglicherweise auf der Strecke.
Während die allgemeinen Vorteile eindeutig sind, bringt der Workplace auch zusätzliche spezifische Vorzüge. Das Workplace-Konzept beruht auf einem grundsätzlichen Prinzip: Jeder Einzelne ist für den Erfolg seines Unternehmens mit verantwortlich. Jedem einzelnen Mitarbeiter die richtigen Tools an die Hand zu geben, ist der Schlüssel zur Zufriedenheit von Mitarbeitern und Kunden und letztlich auch zum Shareholder Value. Die Menschen bei der Nutzung von Informationen zu unterstützen, damit sie bessere Ergebnisse erzielen, ist ein wertvoller Beitrag zu ihrer Zufriedenheit. Dies vermittelt ihnen die Botschaft, dass der Erfolg von ihnen und nicht von den Informationssystemen abhängt. Unternehmen, die das Workplace-Konzept übernehmen, sehen die einzelnen Mitarbeiter nicht als Kosten- und Ressourcenfaktoren, sondern als Träger des Unternehmenswertes.
Vom Workplace profitieren Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen. An jedem Ort erhalten die Mitarbeiter den Zugang zu den Informationen, Applikationen und Services, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Und das Unternehmen kann damit nicht nur die Produktivität seiner Mitarbeiter steigern, sondern ihnen auch die Möglichkeit der Telearbeit, des Job Sharings und einer Reihe weiterer Chancen eröffnen. Durch seine einfache Bedienung und durch die Konzentration auf die Rolle des Einzelnen trägt der Workplace dazu bei, Widerstände gegen Veränderungen bei den Mitarbeitern abzubauen und schafft Unterstützung für die Optimierung von Geschäftsprozessen. Nicht zuletzt ermöglicht der Workplace dem Unternehmen die Nutzung neuer Informationen, Applikationen und Services, während er gleichzeitig den Kosten- und Zeitaufwand für deren Beschaffung, Implementierung und Verwaltung innerhalb des Unternehmens reduziert. Mit einem Wort: Workplaces sind die nächste Evolutionsstufe des eBusiness.
