Die fortschreitende Digitalisierung ist in aller Munde. Der Schlüssel zum Erfolg ist die digitale Warenwirtschaft – sie gestaltet Prozesse effizienter und erhöht die Kundenzufriedenheit.
Was ist Erfolg für einen Onlineshop? Der Verkauf der Waren? Theoretisch ja, praktisch ist der Verkauf nur erfolgreich, wenn er sich auch gelohnt hat. Ein großes Problem vieler Händler, die auf eine digitale Warenwirtschaft verzichten, ist der Abverkauf von Produkten, die nicht mehr auf Lager sind. Der Grund: Sie wurden stationär verkauft, man hat aber den Warenbestand im Onlineshop zu spät angepasst – solche Situationen führen bei Händler und Kunden zu Frust.
Moderne Software für die Warenwirtschaft
Die Software Lexware warenwirtschaft begleitet Unternehmer vom Einkauf bis hin zum Verkauf ihrer Waren auf Schritt und Tritt. Da es sich um einen Cloud-Service handelt, haben Außendienstmitarbeiter Zugriff auf die Lagerbestände und können mit Partnern und Kunden verhandeln. Die Daten können sie bequem von ihrem Notebook, Smartphone oder Tablet abrufen.
Die Digitalisierung der Warenwirtschaft kann auch die Lagerplanung effizienter gestalten und letztendlich die Lieferzeiten zum Kunden minimieren. Von einer digitalen Warenwirtschaft profitieren nicht nur große Händler, sondern auch kleinere Unternehmen. Insbesondere Traditionshändler müssen die hohen Standards ihrer Kunden, die sie seit Jahren kennen, befriedigen. Eine professionelle Lagerplanung wirkt sich somit nicht nur positiv auf die Betriebskosten, sondern auch auf die Kundenzufriedenheit aus.
Wie digitale Warenwirtschaftssysteme funktionieren
Mit einem digitalen Warenwirtschaftssystem werden alle Prozesse aus dem Bereich Ein- und Verkauf von Waren inklusive der Verwaltung des Sortiments informationstechnisch erfasst.
Die Kernaufgaben einer solchen Software lauten:
- Ein digitales Warenwirtschaftssystem unterstützt Händler beim Einkauf (nach Bedarf) sowie der Verwaltung von Angeboten.
- Alle persönlichen Daten, Kundendaten sowie verkaufsrelevanten Informationen werden von der Software überwacht.
- Warenwirtschaftssysteme helfen bei der Rechnungserstellung, Annahme von Waren und prüfen die Vollständigkeit einer Bestellung.
- Nach einer eingetroffenen Bestellung bearbeitet die Software den Auftrag bis zur Versandabwicklung.
- Moderne Warenwirtschaftssysteme sind in der Lage, den Lagerplatz zu verwalten.
Um diese Aufgaben zu übernehmen, nutzen Warenwirtschaftssysteme Module, die Informationen über Schnittstellen und aus Datenbanken erhalten. Meist arbeiten sie mit bekannten Dateiformaten wie CSV oder XML.
Bei der Auswahl einer Softwarelösung ist darauf zu achten, dass sie alle Bedürfnisse des Händlers erfüllt und zu seiner Branche und dem Geschäftsbereich passt. Bei der Kompatibilität sollte man genau hinsehen: Wer Datensätze in verschiedenen Dateiformaten vorliegen hat, muss darauf achten, dass das gewählte Warenwirtschaftssystem diese auch einlesen und verarbeiten kann.
Die Zukunft sollte man ebenfalls nicht vernachlässigen. Bei einer Expansion des Geschäfts muss das Warenwirtschaftssystem den steigenden Bedürfnissen Herr werden.
Den Sprung ins digitale Zeitalter mit einer Analyse wagen
Bevor Unternehmer das Sprungbrett ins digitale Zeitalter betreten, sollten sie überlegen, was genau sie von einer digitalen Warenwirtschaft erwarten. Diese kann die Prozesse vereinfachen, ist aber auch in der Lage, vorhandene Probleme zu lösen.
Aus diesem Grund sollte zunächst im Rahmen einer Analyse Problemursachen sowie Schwachstellen gefunden werden:
- Welche Beschwerden haben Kunden und Zulieferer in der Vergangenheit geäußert?
- Ist die Lieferzeit überdurchschnittlich lang?
- Wie hoch sind die Lagerkosten?
- Sind zu viele Mitarbeiter im Bereich Warenwirtschaft tätig?
Diese Fragen können helfen, Problemen und Schwachstellen auf die Spur zu kommen.
Logistik mit PPS-Optimierung effizienter gestalten
Jeder Händler muss den Versand seiner Produkte vorbereiten. Dabei durchläuft eine Bestellung drei Etappen:
- Pick: Die Ware wird aus dem Regal entnommen.
- Pack: Die Ware wird sicher verpackt.
- Ship: Die Ware wird dem Lieferanten übergeben.
So simpel der Prozess aussehen mag, so langwierig kann er sein, wenn er nicht optimiert ist. Zwischen jeder einzelnen Etappe können wertvolle Minuten verschwendet werden, die hochgerechnet auf einen Arbeitstag Zeit und Geld kosten.
Typische Dinge, die Probleme bereiten:
- schweres Auffinden der benötigten Waren
- Bestellungen, die nicht zusammengelegt wurden
- Kartons in unpassenden Größen vorhanden
- schlechte Füllmittel für die Kartons
- fehlende Software zur Verifizierung der Adresse
- ungeschulte Mitarbeiter, die nicht effizient arbeiten
Wie zu sehen ist, hängt die PPS-Optimierung nicht nur von der digitalen Warenwirtschaft alleine ab; sie wird von anderen Faktoren wie guten Verpackungsmaterialien, aber auch ausgebildeten Fachkräften beeinflusst. Doch eine gute Software hilft den Mitarbeitern, ihre Arbeit zügig und fehlerfrei auszuführen.
Die digitale Warenwirtschaft hilft beim Marketing
Die digitale Warenwirtschaft optimiert nicht nur betriebliche Prozesse. Es handelt sich um einen Baustein, der Händler in vielerlei Hinsicht helfen wird. Eine davon ist die zielgerichtete Kundenansprache und -pflege sowie die Nutzung als Marketinginstrument.
Von Onlinegiganten wie Amazon können kleinere Händler etwas lernen: Ein zufriedener Kunde bleibt dem Unternehmen langfristig erhalten und kehrt immer wieder zurück. Die Herausforderung liegt darin, den Kunden zu binden und die Beziehung zu ihm zu stärken. In modernen Unternehmen kommen CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management) zum Einsatz, die mit der digitalen Warenwirtschaft verbunden werden.
Mithilfe des CRM-Systems werden Daten aus den Bestellungen des Kunden protokolliert, sodass man einzelne Personen in Gruppen einteilen kann. Diesen Gruppen wiederum schickt man individuelle Angebote zu, sei es über einen Newsletter oder per Post.
