Die Nachfrage nach flexibler Arbeit, insbesondere einer Mischung aus Remote- und Vor-Ort-Arbeit, hat hier natürlich einige komplizierende Faktoren eingeführt. Gerade jetzt ist das Arbeitsplatzmanagement ein delikater Balanceakt zwischen der Optimierung Ihres Immobilien-Fußabdrucks und der Raumnutzung, während gleichzeitig die ideale Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter geschaffen wird. Und für viele ist der Weg, dieses Gleichgewicht zu finden, unklar. Die Einführung eines desk sharing tool könnte dabei helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen und die Produktivität zu steigern.
Die Nachfrage nach flexibler Arbeit, insbesondere einer Mischung aus Remote- und Vor-Ort-Arbeit, hat hier natürlich einige komplizierende Faktoren eingeführt. Gerade jetzt ist das Arbeitsplatzmanagement ein delikater Balanceakt zwischen der Optimierung Ihres Immobilien-Fußabdrucks und der Raumnutzung, während gleichzeitig die ideale Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter geschaffen wird. Und für viele ist der Weg, dieses Gleichgewicht zu finden, unklar.
Das Ausfüllen der Lücken für eine bessere Auslastungsplanung
Bevor Sie mit der Navigation zu Ihrem Ziel beginnen können, müssen Sie Ihren Ausgangspunkt verstehen. Ebenso erfordert die Prognose zukünftiger Raumbedarfe für Ihre Organisation ein klares Bild davon, wie die Dinge derzeit laufen. Für die meisten wird der erste Schritt sein, einige dieser Informationslücken zu füllen.
Eine verbesserte Auslastungsplanung kann Ihnen helfen, die folgenden häufigen Fragen zu beantworten, die Sie und Ihr Arbeitsplatzteam haben könnten:
- Wie können wir unseren Raum anpassen, um unsere Büropolitik (z.B. flexible oder hybride Arbeit) jetzt und in Zukunft zu unterstützen?
- Wie kann die Auslastungsplanung unsere Immobilienstrategie informieren?
- Welche Strategien können wir implementieren, um die Raumnutzung zu optimieren, ohne den Komfort und die Produktivität der Mitarbeiter zu beeinträchtigen?
- Wie können wir unseren Raum verbessern, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern?
Die Beantwortung dieser Fragen wird nicht nur zu intelligenteren Entscheidungen, mehr Kosteneffizienz und verbesserter Skalierbarkeit führen, sondern auch zu einer insgesamt besseren Erfahrung für Ihre Mitarbeiter.
Wie man mit der Auslastungsplanung beginnt
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, hier ist ein taktischer, Schritt-für-Schritt-Plan, um die Daten zu sammeln, die Sie benötigen, um die Auslastung Ihres Büros besser zu verstehen und informiertere Entscheidungen über Ihren Raum zu treffen.
1. Bewertung Ihrer aktuellen Raumauslastung
Dies ist ein entscheidender erster Schritt (und kein einfacher). Das Verständnis, wie verschiedene Räume während des Arbeitstages und der Arbeitswoche aktuell genutzt werden, hilft Ihnen, eine Ausgangsbasis festzulegen. Versuchen Sie, mit diesen vier wichtigen Auslastungsmetriken zu beginnen. Während Sie manuelle Audits zur Raumnutzung durchführen können, indem Sie während bestimmter Zeiten der Woche durch Ihren Arbeitsplatz gehen, ist der beste Weg für Genauigkeit und Effizienz die Automatisierung der Datensammlung mit Tools.
Hier sind einige Beispiele für Tools, die Sie verwenden können, um Ihre Raumauslastung in Echtzeit zu messen:
- Sensoren zur Messung des Fußgängerverkehrs
- Besucherverwaltung und Zugangskontrolle, um zu messen, wie viele Personen eintreten
- Wi-Fi-Tracking, um zu sehen, wer vor Ort ist und welche Bereiche genutzt werden
- Raum-/Schreibtisch-Buchungssoftware zur Verfolgung der Nutzung verschiedener Räume
Wenn Sie bereits einige Arbeitsplatztools in Ihrem Technologie-Stack haben, beginnen Sie mit der Überprüfung dessen, was Sie haben. Während neue Tools großartig sein können, sollten Sie idealerweise nach Optionen suchen, die sich in das integrieren, was Sie bereits verwenden. Zum Beispiel können Integrationen mit bestehenden Tools wie Ihrer Zugangskontroll-/Türkennzeichnungssoftware oder Wi-Fi die Datenerfassung rationalisieren und es erleichtern, alles zu verstehen.
2. Entwicklung und Kommunikation geplanter Änderungen
Die Change-Management ist oft ein übersehener Schritt im Prozess, aber sie ist entscheidend, um Ihre Büroabläufe reibungslos zu gestalten. Eine klare Kommunikation über den neuen Plan, insbesondere die Hervorhebung von Änderungen an bestehenden Prozessen, sollte über mehrere Kanäle (sowohl digital als auch persönlich) erfolgen, um sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind. Richtlinien und bewährte Verfahren, wie verschiedene Räume genutzt werden sollten, sollten ebenfalls geteilt werden (z. B. eine ruhige Zone für konzentrierte Arbeit).
Vier wichtige Dinge, die bei dieser Art der Kommunikation beachtet werden sollten:
- Erklären Sie das „Warum“
- Seien Sie transparent und direkt
- Betonen Sie die Vorteile
- Ermutigen Sie zum Feedback
3. Implementieren, überwachen und anpassen
Schließlich ist es an der Zeit, Ihren neuen Auslastungsplan vollständig umzusetzen. Die Aufteilung der Schritte in einen phasenweisen Ansatz wird dazu beitragen, den Übergang effektiver zu gestalten. Es ermöglicht auch Anpassungen basierend auf Echtzeit-Feedback und Beobachtungen. Während jeder Phase setzen Sie Meilensteine, um sowohl Ihre Erfolge zu feiern als auch zu überprüfen, wie die Dinge laufen. Wie immer ist klare und kontinuierliche Kommunikation ein wichtiger Bestandteil dieses Schrittes.
Wie kann Unspot bei der Organisation von hybrider Arbeit helfen?
Unspot optimiert die Organisation hybrider Arbeit, indem es Tools für effizientes Arbeitsplatzmanagement, Terminplanung und Zusammenarbeit bietet. Es ermöglicht Mitarbeitern, Schreibtische und Besprechungsräume zu buchen, Zeitpläne zu koordinieren und effektiv über entfernte und im Büro tätige Teams zu kommunizieren. Mit Unspot können Organisationen die Raumnutzung optimieren, Flexibilität fördern und wertvolle Daten-Einblicke gewinnen, um kontinuierlich ihre hybriden Arbeitsstrategien zu verbessern.
